Tác giả: Hà Duy
Biên tập: Minh Thảo
Quản lý cấp trên: Nghệ thuật “tư duy ngược” trong công việc
Khi nói đến làm việc với cấp trên, nhiều người vẫn cho rằng, nhân viên chỉ cần “chờ mệnh lệnh” và thực thi công việc theo yêu cầu mà không nên có bất kỳ thắc mắc nào. Một số khác thì quan niệm, vâng lời và cố gắng tránh xa những rắc rối là con đường dễ dàng để “sống sót” trong môi trường công sở. Đây là cách cách quản lý “Managing Down” – khi sự kiểm soát và dẫn dắt hoàn toàn phụ thuộc vào lãnh đạo. Hay nói cách khác, quá trình quản lý chỉ đang được vận hành một chiều, từ trên xuống.
Phong cách “Managing Down” có thể phù hợp trong một số tình huống nhất định, nhưng về lâu dài, nó có thể gây ra nhiều tác động tiêu cực đến sự phát triển của nhân viên và tổ chức. Ở góc độ nhân viên, bạn hãy nhớ rằng, người quyết định và chịu trách nhiệm cho sự nghiệp của bạn là chính bạn chứ không phải ai khác. Vì vậy, thay vì giao toàn quyền vào tay sếp hay “phó thác” cho số phận, bạn phải là người chủ động lèo lái sự nghiệp của chính mình. Để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp và phát triển sự nghiệp cá nhân, chúng ta cần học cách tư duy ngược – “Managing Up” (Quản lý cấp trên). Đây là một kỹ năng quan trọng giúp bạn giao tiếp hiệu quả, đáp ứng kỳ vọng của sếp, đồng thời bảo vệ lợi ích cá nhân và phát triển nghề nghiệp.
Theo định nghĩa của tạp chí Harvard Business Review, quản lý cấp trên là “trở thành một nhân viên hữu ích nhất có thể, nhằm tạo ra giá trị cho chính bạn, cũng như cho sếp và công ty”. Trái với những gì bạn nghĩ, quản lý cấp trên không phải là:
- “Vượt cấp” sếp để trình bày ý tưởng với ban lãnh đạo hoặc các cấp cao hơn
- Cố gắng “đảo ngược vai trò” và kiểm soát sếp của mình
- Biến sếp thành một người khác theo mong muốn cá nhân
- Đánh giá, phán xét hành vi và năng lực của sếp
Thay vào đó, quản lý cấp trên là:
- Hiểu được mục tiêu mà sếp muốn đạt được
- Xây dựng mối quan hệ tích cực và hiệu quả với sếp
- Học cách thích nghi với phong cách giao tiếp và làm việc của sếp
- Chủ động chia sẻ phong cách giao tiếp và làm việc mà bạn ưa thích
- Dự đoán nhu cầu của sếp để hỗ trợ công việc một cách hiệu quả
Từ đó, bạn có thể rèn luyện và áp dụng kỹ năng này khi làm việc trong thực tế bằng cách:
- Chủ động liên hệ với sếp khi bạn cần hỗ trợ
- Cập nhật thường xuyên với sếp về tiến độ công việc, đặc biệt khi gặp khó khăn hoặc có sự chậm trễ
- Sắp xếp các buổi họp 1-1 vào thời điểm phù hợp cho cả sếp và bạn
- Chủ động hỗ trợ sếp với các công việc ưu tiên khi bạn có thời gian
Nhìn chung, nguyên tắc cốt lõi của quản lý cấp trên chính là sự thấu hiểu. Khi bạn nắm bắt được mục tiêu của cấp trên và cách họ vận hành công việc, bạn có thể chủ động xây dựng một mối quan hệ lành mạnh, từ đó không chỉ mang lại lợi ích cho cả hai mà còn góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức.
Vậy làm thế nào để bạn rèn luyện kỹ năng này?
Trong cuốn sách “Managing Up: How to Move Up, Win at Work, and Succeed with Any Type of Boss” (tạm dịch: Làm thế nào để thăng tiến, làm việc hiệu quả và hòa hợp với bất kỳ người sếp nào), tác giả Mary Abbajay đã đưa ra vài đúc kết như sau:
Bài học 1. Tìm hiểu phong cách làm việc của cấp trên
Mỗi người có một cách giao tiếp và làm việc khác nhau. Có người hướng nội, thích suy nghĩ và làm việc độc lập, có người hướng ngoại, thích giao tiếp và làm việc nhóm. Để xây dựng mối quan hệ tốt với sếp, bạn cần xác định xem sếp của bạn thuộc kiểu người nào. Bạn có thể nhận biết điều này thông qua việc quan sát phong cách giao tiếp và mức năng lượng của họ:
- Nếu sếp thường trầm tư, ít thể hiện quan điểm trừ khi được hỏi, họ có xu hướng hướng nội.
- Ngược lại, nếu sếp ngoại giao, chủ động chia sẻ thông tin và có thái độ cởi mở, họ có tính cách thiên về hướng ngoại.
Dựa trên tính cách của sếp, bạn có thể điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp: hoặc lắng nghe nhiều hơn, thể hiện sự quan tâm và tương tác với những gì họ nói; hoặc chủ động hơn trong việc sắp xếp các buổi họp và đưa ra các câu hỏi cụ thể. Bạn có thể tìm hiểu về DISC cũng như công cụ trắc nghiệm Indigo để có góc nhìn rõ ràng về phong cách làm việc của mình và cấp trên, từ đó có chiến lược điều chỉnh hành vi của bản thân một cách khoa học để phối hợp hiệu quả với sếp nói riêng và với môi trường làm việc nói chung.
Bài học 2. Xây dựng mối quan hệ tốt với cấp trên bằng cách tạo dựng niềm tin
Nếu sếp thường xuyên hỏi han bạn đang làm gì, theo dõi sát sao tiến độ công việc của bạn thì rất có thể họ là một Micromanager – người thích kiểm soát chi tiết. Cấp trên có phong cách quản lý này có thể kìm hãm sự phát triển sự nghiệp của bạn nếu bạn không biết linh hoạt để thích nghi.
Cách tốt nhất để làm việc hiệu quả với cấp trên, đặc biệt khi đó là một Micromanager, chính là xây dựng niềm tin. Bạn có thể làm điều này bằng cách:
- Duy trì hiệu suất làm việc ổn định hoặc vượt mong đợi, để sếp thấy rằng bạn đáng tin cậy. Tuy nhiên, bạn cũng phải học cách quản lý sự kỳ vọng của sếp.
- Chủ động cập nhật công việc thường xuyên hơn mức bình thường, ngay cả với những chi tiết nhỏ nhặt mà bạn không nghĩ rằng cần phải báo cáo.
Ví dụ: Nếu bạn sẽ đến muộn vài phút hoặc cần thêm thời gian nghỉ trưa, hãy báo trước cho sếp. Điều này giúp xây dựng niềm tin, một yếu tố quan trọng để phát triển sự nghiệp khi làm việc với cấp trên khó tính.
Bài học 3. “Dám” buông bỏ và biết khi nào cần rời đi
Hầu hết chúng ta thường được dạy rằng đừng dễ dàng từ bỏ những gì mình đã bắt đầu, hãy cố gắng đến cùng để gặt hái được thành quả xứng đáng. Tuy nhiên, có những thời điểm bạn cần dừng lại, tìm hướng đi mới và bước tiếp. Điều này đặc biệt đúng nếu mỗi ngày đi làm đều trở thành nỗi ám ảnh, hoặc bạn phải tiêu tốn quá nhiều năng lượng tinh thần vì cảm thấy căng thẳng và mệt mỏi ở nơi làm việc.
Bạn có thể không bao giờ lấy lại được thời gian và công sức đã bỏ ra cho công việc hiện tại. Thế nhưng, bạn có thể tìm được niềm vui và làm việc hiệu quả hơn ở một nơi khác, với một người sếp phù hợp hơn. Bởi lẽ, không phải người sếp nào cũng sẵn sàng đón nhận việc cấp dưới quản lý cấp trên, và không phải công ty nào cũng có văn hóa “ngược” như vậy.
Đừng quên, bạn hoàn toàn có quyền kiểm soát sự nghiệp của mình. Đưa ra lựa chọn đúng đắn có thể giúp bạn tìm thấy sự thỏa mãn và thành công. Trong thời điểm nhộn nhịp của thị trường lao động dịp đầu năm, nếu bạn có ý định chuyển việc, tìm kiếm cơ hội mới và “level up” bản thân, hãy tham gia Khóa Nâng cao Kỹ năng ứng tuyển công việc để trang bị kỹ năng ứng tuyển và phỏng vấn tìm việc dưới lăng kính của hướng nghiệp khoa học.
Tài liệu tham khảo:
Croswell, L. (2019). Guide to managing up: What it means and why it’s important. https://www.cultureamp.com/blog/managing-up-importance
Rousmaniere, D. (2015). What Everyone Should Know About Managing Up. Harvard Business Review. https://hbr.org/2015/01/what-everyone-should-know-about-managing-up
Abbajay, M. (2018). Managing Up: How to Move up, Win at Work, and Succeed with Any Type of Boss. Wiley.
Bài viết liên quan: