Tác giả: Minh Thảo
Biên tập: Thủy Trúc
Chuyện không của riêng ai
Một ngày mới bắt đầu. Bạn hăm hở tiến vào nơi làm việc, với một danh sách các công việc cần làm đã được chuẩn bị kỹ từ ngày hôm trước (hay là cả một tuần, một tháng trước). Hôm nay đã là ngày thứ 19 trên hành trình bạn xây dựng thói quen làm việc hiệu quả. Mọi thứ đều diễn ra suôn sẻ, nhưng có vẻ như có một điều gì đó bất ổn dần nhen nhóm trong bạn.
Bạn nhận thấy rằng mình đang dần bỏ rơi, không kịp hoàn thành một số nhiệm vụ mà mình đã đặt ra trong ngày. Không sao cả, số lượng nhiệm vụ bị bỏ dở không nhiều lắm. Bạn tự nhủ mình sẽ hoàn thành nó vào ngày hôm sau, cùng với những nhiệm vụ mới.
Tuy vậy, có một số công việc phát sinh bất ngờ khiến bạn không kịp xoay xở. Và danh sách công việc tồn đọng lại tiếp tục tích lũy nhiều hơn. Dần dần, bạn cảm thấy chán nản vì mãi rượt đuổi theo một danh sách công việc khô khan, vô cảm. Bạn dừng xây dựng thói quen làm việc hiệu quả ở ngày thứ 26, và quay trở lại với cách làm việc ngẫu hứng, việc đến đâu thì hay đến đó như trước đây.
Nếu bạn đã từng trải qua tình huống tương tự và vẫn đang tìm cho mình cách để làm việc hiệu quả hơn, Sông An hi vọng những mô hình được chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn có thêm ý tưởng mới.
Phương pháp Kim tự tháp đảo ngược
Bạn có thể tìm thấy tên gọi “Kim tự tháp đảo ngược” (The inverted pyramid) ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong ngành Báo chí và Truyền thông, đó là tên gọi của một kỹ thuật viết phổ biến nhằm trình bày thông tin theo thứ tự quan trọng giảm dần. Bằng cách đó, độc giả dễ dàng nắm bắt được thông tin chính mà không cần đọc hết bài viết, khả năng hiển thị bài viết trên các công cụ tìm kiếm thông tin cũng được cải thiện.
Trong bối cảnh là một phương pháp làm việc, Kim tự tháp đảo ngược có thể được áp dụng để tăng năng suất làm việc cá nhân và nhóm với các nguyên tắc:
Nguyên tắc thứ nhất: bắt đầu ngày làm việc với một số ít các công việc quan trọng nhất
Việc bắt đầu ngày làm việc với nhiệm vụ quan trọng nhất có thể sẽ rất khác với hình dung về một ngày làm việc hiệu quả của nhiều người. Thông thường chúng ta khởi động ngày mới với các đầu việc đơn giản và nghĩ rằng sau khi đã giải quyết hết các công việc nhỏ lẻ, ta sẽ dành trọn thời gian còn lại tập trung cho việc quan trọng hơn. Nếu bạn cũng làm việc theo cách thức này đã lâu nhưng kết quả không mấy khả quan, hãy thử đảo chiều nó.
Giống như việc nhà báo đặt thông tin quan trọng nhất ở đầu bài viết, hãy bắt đầu ngày làm việc với những nhiệm vụ quan trọng nhất và có ảnh hưởng lớn nhất. Điều này giúp bạn giải quyết những việc quan trọng khi bạn còn đầy năng lượng và sự tập trung.
Nguyên tắc thứ 2: chỉ bắt tay vào làm những nhiệm vụ quan trọng đứng thứ 2 sau khi đã hoàn thành các đầu việc quan trọng nhất
Nguyên tắc thứ 3: chỉ bắt tay vào làm những nhiệm vụ quan trọng đứng thứ 3 sau khi đã hoàn thành các đầu việc quan trọng thứ 2
Tùy vào tính chất công việc, mỗi người sẽ có cách phân chia thời gian cho từng nhóm nhiệm vụ khác nhau. Điểm chung duy nhất chính là thời gian dành cho các nhóm nhiệm vụ giảm dần tương ứng với mức độ ưu tiên của chúng. Ví dụ, ở nhóm công việc ít quan trọng nhất như trả lời email định kỳ, giải quyết các việc nhỏ lẻ phát sinh trong ngày, chúng ta có thể chỉ cần khoảng 2 tiếng. Nhưng với nhóm công việc là ưu tiên số 1 như lên viết kịch bản cho sự kiện quảng bá sản phẩm quy mô 500 người sẽ diễn ra trong 2 tháng nữa, hay đánh giá dữ liệu kinh doanh trong quý vừa qua để kịp thời cập nhật chiến lược cho quý tiếp theo, chúng ta có thể cần đến 3-4 giờ làm việc.
Điều cốt lõi mà bạn cần lưu ý khi thực hiện phương pháp Kim tự tháp đảo ngược đó là các đầu việc mà bạn chọn và sắp xếp vào các nhóm ưu tiên, đặc biệt là nhóm ưu tiên số 1, phải là những nhiệm vụ có ý nghĩa thực tiễn mà một khi hoàn thành chúng, bạn cũng đã đi được một phần lớn quãng đường để đạt được một mục tiêu quan trọng nào đó.
Đến đây bạn có nhận ra điều gì đó quen thuộc không? Đúng vậy, đó cũng chính tinh thần của mô hình 80/20, hay còn được gọi là nguyên tắc Pareto. Bằng cách giảm thiểu hoặc loại bỏ những công việc ít quan trọng nhưng chiếm nhiều thời gian, chúng ta có thể tập trung nhiều hơn cho một số ít (20%) các đầu việc quan trọng và để tạo đòn bẩy đạt được 80% kết quả mong muốn.
Một câu hỏi gợi ý giúp bạn nhận diện và “bóc tách” được nhiệm vụ cốt lõi là: “3 việc quan trọng nhất mà chỉ cần hoàn thành chúng trong ngày, dù cho không kịp làm việc gì khác, tôi cũng sẽ cảm thấy an lòng là gì?”.
Vì sao phương pháp này hiệu quả?
Vì nó rất đơn giản và bạn không cần phải nhớ quá nhiều lý thuyết, không cần một kế hoạch được thiết kế tỉ mỉ và chi tiết, cũng không cần phải nhờ đến một thiết bị hay công cụ hỗ trợ nào khác. Bạn có thể thử nghiệm ngay bằng cách ngồi lại để đánh giá nhanh tình hình hiện tại của mình, một cách khách quan, từ đó xác định một hành động thực tiễn mà bạn cần làm nhất. Một khi đã hoàn thành, hãy lặp lại quá trình suy ngẫm-đánh giá đó và tiếp tục chọn một hành động kế tiếp mà bạn nên thực hiện.
Kim tự tháp đảo ngược có thể là một “vị cứu tinh” trong những giai đoạn cao điểm, khi mà khối lượng công việc phát sinh vượt quá tính toán của bạn, khiến bạn bối rối và hoảng loạn vì không biết phải bắt đầu từ đâu. Phương pháp này đồng thời còn là một “trợ thủ đắc lực” giúp bạn theo đuổi mục tiêu dài hạn một cách bền vững vì nó cho bạn quyền được linh hoạt, khả năng “thổi hồn” vào bức tranh công việc. Các ưu tiên của chúng ta thì thay đổi liên tục, cũng như năng lượng mỗi ngày sẽ khác. Đó là lí do vì sao một lịch trình cố định, được lên chi tiết cho nhiều ngày – một tuần – một tháng phần lớn không có tác động tích cực trong việc cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc như chúng ta kỳ vọng.
Dựa trên những nguyên tắc cơ bản ở trên, bạn có thể sáng tạo cách thức thực hiện sao cho phù hợp với ý thích và nhu cầu của mình, hay mở rộng khả năng áp dụng của nó không chỉ trong công việc mà còn trong những khía cạnh khác của cuộc sống.
Nếu bạn nhận thấy tính hiệu quả trong công việc của mình bị hạn chế không phải đơn thuần vì thiếu những mô hình, cách thức phù hợp mà vì những khó khăn sâu xa hơn như cảm thấy mất động lực, rất có thể bạn cần nhiều sự hỗ trợ hơn. Cùng Sông An hòa mình vào một vòng tròn an toàn, tại vùng đất bình yên ở ngoại thành Đà Lạt để lắng lại, hiểu mình và xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp tại Career retreat vào tháng 8/2024 nhé!
Nguồn tham khảo
SpoonFedStudy. This simple productivity system got me into Harvard and Yale. https://youtu.be/_7vM5wEUz_s?si=tSTwIerO-YljR61B
Bài viết liên quan: