Tác giả: Arissa Freeman
Nhận diện những vai trò thầm lặng
Các vị trí hỗ trợ vận hành, như kế toán, công nghệ thông tin và hành chính, thường được giao nhiệm vụ “giữ cho hệ thống luôn sáng đèn” (tức là bảo đảm doanh nghiệp có thể mở cửa và vận hành liên tục). Những chức năng này đóng góp trực tiếp vào kết quả chung bằng cách hỗ trợ, cải thiện và duy trì hoạt động của tổ chức. Điều này trái ngược với các đội nhóm làm việc ở tuyến đầu, như bán hàng hay phát triển kinh doanh, vốn có những nỗ lực dễ dàng thể hiện qua doanh thu tăng lên hoặc các tác động rõ ràng, dễ đo lường. Một số ví dụ về các vai trò hỗ trợ vận hành bao gồm:
- Nhân sự phụ trách tiền lương bảo đảm tiền lương chuyển khoản của mỗi nhân viên được thanh toán đầy đủ và đúng hạn. Điều này nghe có vẻ đơn giản cho đến khi các quy mô và cấu trúc chi trả đa dạng của một doanh nghiệp được tính đến.
- Bộ phận Nhân sự không chỉ quản lý phúc lợi, tuyển dụng nhân tài và chế độ đãi ngộ, mà còn được xem là những người gìn giữ văn hóa cốt lõi của doanh nghiệp và dẫn dắt quá trình giải quyết xung đột giữa nhân viên.
- Bộ phận hỗ trợ Công Nghệ Thông Tin và quản trị hệ thống làm việc 24/7, đôi khi trên phạm vi toàn cầu, để duy trì phần mềm, bảo vệ dữ liệu và bảo đảm các hoạt động kỹ thuật diễn ra trơn tru. Việc sửa một bàn phím hỏng có thể chỉ là một phần rất nhỏ trong vai trò toàn diện của họ.
- Các vị trí hỗ trợ hành chính hoặc quản lý dự án giúp thúc đẩy các sáng kiến lớn thông qua việc kết nối liên phòng ban, quản lý công việc và duy trì cường độ giao tiếp cao. Những lợi ích vô hình mà các chuyên viên này mang lại là điều dễ nhận thấy, nhưng lại rất khó để định lượng chính xác.
Một chuyên viên hướng nghiệp có thể hỗ trợ những thân chủ đang làm các vai trò hỗ trợ vận hành diễn đạt được những chỉ số cụ thể, cho thấy công việc của họ đã góp phần gia tăng hoặc bảo vệ kết quả đầu ra của tổ chức như thế nào.
Cái giá của sự mơ hồ
Trong thị trường nhân lực ngày nay, một chương trình ghi nhận thành tích mang tính chiến lược vừa là chiến lược giữ chân nhân sự, vừa là đòn bẩy xây dựng văn hóa tổ chức. Việc xem nhẹ hoạt động ghi nhận có thể dẫn đến sự thờ ơ, thiếu gắn kết của nhân viên và nguy cơ nghỉ việc.
- Trong một nghiên cứu của Gallup năm 2024 đối với những nhân viên đã tự nguyện rời bỏ công việc trong năm trước, có đến 45% cho biết họ không hề có bất kỳ cuộc trao đổi nào với lãnh đạo về mức độ hài lòng công việc, hiệu suất làm việc hay tương lai của họ tại tổ chức trong ba tháng trước khi nghỉ việc (Tatel & Wigert, 2024).
- Chi phí thay thế nhân sự có thể dao động từ 40% mức lương của một nhân viên tuyến đầu đến 200% mức lương của một vị trí quản lý (Yi, 2024).
- Ngược lại, những nhân viên được ghi nhận và đánh giá cao một cách nhất quán trong nghiên cứu của Gallup có khả năng nghỉ việc thấp hơn 45% sau hai năm (Tatel & Wigert, 2024).
Cuộc vật lộn trong việc định lượng giá trị
Mặc dù vai trò của những người làm công việc hỗ trợ là không thể phủ nhận, vẫn có nhiều yếu tố khiến họ khó được ghi nhận một cách xứng đáng:
- Sự điềm tĩnh của họ che giấu mức độ phức tạp của công việc. Khi một hệ thống mang tính sống còn đối với doanh nghiệp gặp sự cố, quy mô vấn đề thường được nhìn nhận và tôn trọng, dù không phải lúc nào cũng được hiểu trọn vẹn. Tuy nhiên, với nhiều vai trò hỗ trợ, ngay cả những nhiệm vụ thường ngày cũng đòi hỏi khối lượng giao tiếp lớn và quy trình kéo dài — Những điều mà họ thường xử lý một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp.
- Công việc của họ không xoay quanh số lượng. “Giữ cho hệ thống luôn sáng đèn” không phải là việc tôn vinh số lượng vấn đề đã được giải quyết, mà nằm ở khả năng ngăn chặn vấn đề xảy ra ngay từ đầu. Việc quy đổi thành tiền bạc những rủi ro đã không xảy ra là điều vô cùng khó khăn.
- Tiêu chuẩn đánh giá dành cho họ ở mức cực kỳ cao. Một kế toán sẽ không xứng đáng với thù lao của mình, thậm chí còn có thể khiến khách hàng phải gánh chịu chi phí lớn nếu các phép tính chỉ đúng 80 hoặc 90%. Trong những ngành nghề mà thành công đòi hỏi độ chính xác gần như tuyệt đối, việc xác định thế nào là “vượt trên mức kỳ vọng” hay “làm hơn cả yêu cầu” trở nên rất khó khăn.
Vai trò của chuyên viên hướng nghiệp
Những yếu tố nêu trên, cùng với các thách thức cá nhân trong đời sống hằng ngày, có thể khiến thân chủ cảm thấy mất kết nối với các hệ thống hỗ trợ của mình cả trong công việc lẫn ngoài công việc. Với vai trò là chuyên viên hướng nghiệp, bước đầu tiên và cần thiết là giúp thân chủ làm rõ và tháo gỡ những thành tố đang góp phần tạo nên sự mất kết nối đó.
Mỗi chuyên viên có những phương pháp riêng để phác họa và nhận diện những căng thẳng về mặt cảm xúc và nghề nghiệp. Trong bài viết “Why Talented People Disengage Quietly” (Vì sao những người tài lặng lẽ rút lui), chuyên gia khai vấn điều hành và lãnh đạo Sunitha Narayanan đã chia sẻ một kỹ thuật mạnh mẽ nhằm tạo ra một không gian an toàn, hướng đến hành động cho thân chủ. Phương pháp này bao gồm việc xếp hạng mức độ hài lòng ở nhiều khía cạnh khác nhau của cuộc sống (được gọi là Bài tập Bánh xe Cuộc sống – Wheel of Life Exercise), đồng thời thiết lập sự cho phép để nhận diện và làm việc với những cảm xúc khó khăn. Thân chủ được dẫn dắt qua các bài tập nhằm đánh giá lại mô tả công việc của mình dựa trên giá trị, sở thích và kỹ năng, thay vì chỉ nhìn công việc như một danh sách nhiệm vụ do người sử dụng lao động đưa ra (Narayanan, 2017).
Từ nền tảng an toàn và sự rõ ràng đó, thân chủ có thể bắt đầu lượng hóa những giá trị mà họ mang lại cho đội nhóm, bổ sung các chỉ số cụ thể cho những đóng góp mang tính chất định tính trong công việc của mình.
Bí quyết xác định giá trị công việc
Thật may là các chuyên viên hướng nghiệp có thể đề xuất một số phương pháp giúp định lượng và làm nổi bật những thành quả vốn tưởng chừng như không thể đong đếm được (vô hình).
- Thiết lập Dấu vết Kỹ thuật số (e-trail): Đội ngũ nhân viên hỗ trợ hàng ngày đều phải giải quyết và ngăn chặn vô số vấn đề ở các quy mô khác nhau. Sẽ rất khó để có thể trình bày bằng lời toàn bộ những đóng góp này trong kỳ đánh giá hiệu suất hàng năm. Giải pháp ở đây là duy trì một hệ thống ghi chép kỹ thuật số để theo dõi các sự cố được ngăn chặn kịp thời, các yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp, cũng như những email công việc phát sinh mà họ phải xử lý mỗi ngày.
- Tham chiếu từ Mạng lưới Phối hợp: Khi cần đo lường mức độ đóng góp, các bộ phận hỗ trợ không cần tìm đâu xa mà hãy nhìn thẳng vào những thành tựu của các phòng ban do họ trực tiếp hỗ trợ. Lấy vị trí Quản lý Dự án làm ví dụ. Với những người không trực tiếp theo sát khâu vận hành, việc nghiệm thu thành công năm dự án trong một năm có vẻ không mấy ấn tượng. Nhưng nếu những dự án đó giúp đội ngũ Vận hành tiết kiệm được lượng lớn giờ công lao động, hoặc giúp bộ phận Tuân thủ giảm thiểu đáng kể các rủi ro tài chính, thì giá trị thực tiễn mà họ mang lại cho doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận.
- Tập trung vào Cải tiến Quy trình: Chất lượng sẽ luôn quan trọng hơn số lượng, đặc biệt đối với những công việc mang tính chất vận hành theo quy trình. Những sáng kiến giúp tinh gọn sự phức tạp, rút ngắn thời gian xử lý công việc hoặc tối ưu hóa quy trình chính là một trong những giá trị gia tăng lớn nhất mà một nhân viên hỗ trợ có thể mang lại.
- Chủ động Trao đổi: Cách tốt nhất để đảm bảo đóng góp của bản thân được nhận diện là thông qua giao tiếp. Nếu quản lý trực tiếp không chủ động sắp xếp thời gian cho các buổi trao đổi cá nhân 1:1, nhân viên nên chủ động đề xuất một buổi họp riêng tối thiểu mỗi tháng một lần. Trong các buổi họp này, họ cần tập trung thảo luận về các mục tiêu phát triển, những thành tựu vừa đạt được, và đề xuất những cách họ có thể hỗ trợ lãnh đạo của mình vượt ra khỏi phạm vi công việc thường nhật.
Giúp những người “giữ cho hệ thống luôn sáng đèn” tỏa sáng
Không phải vai trò nào trong tổ chức cũng có độ nhận diện cao. Sự phát triển đòi hỏi quá trình trao đổi phản hồi liên tục và nhất quán giữa đội ngũ lãnh đạo và các “khách hàng nội bộ”. Trong tiến trình này, chuyên viên hướng nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc đồng hành và định hướng cho thân chủ. Việc khai vấn để cá nhân chủ động thu thập phản hồi một cách có hệ thống, lượng hóa những đóng góp của mình, và xây dựng những câu chuyện nghề nghiệp thuyết phục sẽ giúp chuyển hóa các tác động thầm lặng thành cơ hội thăng tiến và sự thỏa mãn nghề nghiệp.
Tham khảo
Narayanan, S. (2017, March 1). Why talented people disengage quietly. Career Convergence. https://www.ncda.org/aws/NCDA/pt/sd/news_article/135123/_self/CC_layout_ details/true
Tatel, C., & Wigert, B. (2024, July 9). 42% of employee turnover is preventable but often ignored. Gallup. https://www.gallup.com/workplace/646538/employee-turnover-preventable-often-ignored.aspx
Yi, R. (2024, September 18). Employee retention depends on getting recognition right. Gallup. https://www.gallup.com/workplace/650174/employee-retention-depends-getting-recognition-right.aspx
Thông tin tác giả
Arissa Freeman là chuyên gia khai vấn nghề nghiệp và viết hồ sơ tìm việc (CV/Resume) được chứng nhận, hiện đang làm việc tại Atlanta, bang Georgia (Hoa Kỳ). Trước khi thành lập đơn vị khai vấn riêng mang tên Triumphant Coaching Services, LLC, cô đã có 15 năm kinh nghiệm hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm Nhân sự, Công nghệ Thông tin và Quản lý Dự án. Bạn đọc có thể kết nối với Arissa thông qua website www.triumphantcs.com hoặc trang LinkedIn www.linkedin.com/in/arissafreeman.
Người dịch: Cẩm Thanh
Biên tập: My Vu
Nguồn bài viết: Link
Photo by BaljkanN 4 on Unsplash
Bài viết liên quan: