Trì hoãn trong công việc - một cách nhìn nhận mới

Tác giả: Minh Thảo

Biên tập: Thanh Tâm

Một nghịch lý kỳ lạ

Trì hoãn là một vấn đề mà ai cũng sẽ gặp phải. Đó là khi bạn biết rằng mình cần hoàn thành một công việc, nhưng bạn không cảm thấy thực sự muốn làm, không có động lực hoặc đang không biết bắt đầu từ đâu. Cứ như vậy, bạn để công việc dang dở.

Ngoài những trường hợp chúng ta chủ động cần thời gian suy nghĩ kỹ để đưa ra quyết định tốt hơn, thì trì hoãn vẫn là một thói quen ảnh hưởng tiêu cực tới chất lượng công việc và cuộc sống. Đến cuối cùng ta vẫn phải đối mặt với công việc đó, đi kèm còn là những hệ quả không mong muốn được tích lũy trong quãng thời gian ta chần chừ. Nghịch lý là dù hiểu rõ mặt trái của thói quen này, ta vẫn cứ trì hoãn.

Đâu là nguyên nhân khiến một người chậm trễ hành động?

Kể cả với những nhân viên có hiệu suất làm việc cao, vẫn sẽ có một thời điểm nào đó, họ cũng phải vật lộn với sự trì hoãn. Do đó, việc một người chần chừ trong công việc không hẳn là vì họ có điểm yếu trong khả năng quản lý thời gian hay quản lý bản thân.

Kỳ thật, sự trì hoãn là một vấn đề liên quan đến cảm xúc. Nó như một tín hiệu cho biết cơ thể và não bộ của chúng ta đang cố gắng đấu tranh về mặt cảm xúc, thường là với những cảm xúc khó chịu và tâm trạng tiêu cực như buồn chán, bất an, thất vọng, liên quan đến công việc hay một vấn đề nào đó mà ta cần giải quyết. Khi các cảm xúc khó chịu vượt quá khả năng tự điều chỉnh của bản thân, chúng ta sẽ ưu tiên việc “sửa chữa tâm trạng ngắn hạn” hơn là “thực hiện các hành động đã định để hướng tới mục tiêu dài hạn”.

Có không ít lần chúng ta tự trách bản thân trong việc không thể giữ kỷ luật: “Đáng lẽ tôi đã có thể làm tốt hơn”, “tôi lẽ ra nên bắt tay vào làm việc này từ sớm”, “tôi chưa cố gắng đủ”,… Những suy nghĩ dằn vặt như thế thường làm trầm trọng thêm sự căng thẳng, góp phần khiến chúng ta lần lữa hơn nữa. Đây chính xác là lý do tại sao sự trì hoãn không phải là một hành vi xảy ra một vài lần rồi dừng lại, mà nó diễn ra theo một chu kỳ, dễ dàng trở thành thói quen cố hữu. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, nói một cách tương đối, mỗi cá nhân có khuynh hướng trì hoãn ổn định theo thời gian, tùy vào ngữ cảnh mà họ sẽ có những biểu hiện tránh né công việc khác nhau.

Một cách khác để nhìn nhận khi bản thân trì hoãn

Vì sự trì hoãn không phải là một vấn đề liên quan đến năng suất, giải pháp không liên quan đến việc sử dụng một ứng dụng quản lý thời gian hay học thêm một chiến lược quản lý công việc. Thay vào đó, bạn hãy thử coi sự trì hoãn như một thông điệp rằng bạn cần nhìn sâu hơn vào cảm xúc của bản thân với đối với việc mình cần làm.

Graham Allcott, tác giả của cuốn sách A Practical Guide to Productivity (Tạm dịch: Một chỉ dẫn thiết thực về năng suất làm việc), đã giới thiệu mô hình DUST – một phương pháp đơn giản mà hiệu quả giúp xác định nguyên nhân đằng sau sự trì hoãn. Có thể bạn vướng phải một hoặc nhiều trong 4 lý do gồm:

D (Difficult): nhiệm vụ mà bạn đảm nhận có quá nhiều thử thách
U (Unclear): nhiệm vụ được giao không rõ ràng
S (Scary): nỗi lo rằng bạn không thể đạt được kết quả như mong đợi
T (Tedious): nhiệm vụ quá nhàm chán, khiến bạn không cảm thấy hứng thú làm việc

Khi đã xác định được nguyên nhân, hãy bắt tay vào giải quyết vấn đề từ chính điểm mấu chốt đó.

D – Khi nhiệm vụ quá khó, bạn có thể

- Chia nhỏ nhiệm vụ ấy ra thành từng bước nhỏ dễ thực hiện.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp hay quản lý cấp trên.
- Bắt đầu từ sớm để tranh thủ thời gian học và tìm hiểu thông tin liên quan đến nhiệm vụ.

U – Khi nhiệm vụ không rõ ràng, bạn có thể

- Tự mình viết lại một mô tả rõ ràng, chi tiết hết sức có thể (số lượng, thời hạn, hành động cụ thể,…).
- Trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp hay cấp trên để cùng đưa ra một kỳ vọng rõ ràng
- Áp dụng thói quen begin with the end in mind.

S – Khi lo sợ thất bại, bạn có thể

- Đặt lịch hẹn với người giám sát thường xuyên trong suốt khoảng thời gian thực hiện công việc, nhằm thúc đẩy bản thân làm việc liên tục để có thể cập nhật tiến độ với và nhận sự hỗ trợ từ người giám sát.
- Chia sẻ mục tiêu và cam kết hoàn thành nhiệm vụ với những người quan trọng. Theo cách này, bạn sẽ nỗ lực hơn nữa vì không muốn làm họ thất vọng.

T – Khi công việc nhàm chán, bạn có thể

- Thay đổi môi trường xung quanh để cải thiện trải nghiệm, như đến một quán café làm việc, hay vừa làm vừa đi bộ bằng máy chạy bộ.
- Tự đặt ra phần thưởng cho mình khi hoàn thành nhiệm vụ để khiến bản thân cảm thấy hứng thú hơn.

Điều quan trọng hơn cả, bạn hãy nhớ dành tình yêu thương, sự thấu hiểu và lòng trắc ẩn cho chính mình mỗi khi bản thân trì hoãn, hay mỗi khi nghĩ về những lần trì hoãn trong quá khứ và những thất bại đã qua. Sự bao dung ấy cho phép cá nhân bước qua được những cảm xúc tiêu cực để tập trung vào những hành động vun đắp tương lai.

Tài liệu tham khảo:

Sirois, F. and Pychyl, T. (2013). Procrastination and the Priority of Short-Term Mood Regulation: Consequences for Future Self. https://eprints.whiterose.ac.uk/91793/1/Compass%20Paper%20revision%20FINAL.pdf

Steel, Piers. (2007). The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/17201571/

Hugo Fernandes. (2020). How I use the DUST model to overcome procrastination. https://www.linkedin.com/pulse/how-i-use-dust-model-overcome-procrastination-hugo-fernandes/

Charlotte Lieberman. (2019). Why You Procrastinate (It Has Nothing to Do With Self-Control). https://www.nytimes.com/2019/03/25/smarter-living/why-you-procrastinate-it-has-nothing-to-do-with-self-control.html