Gợi ý cách viết ghi chú ca cho Chuyên viên điều phối phát triển Nghề nghiệp

Bài viết của David A. Scott & Michelle Grant Scott

Ghi chú ca xuất hiện dưới các hình thức và mức độ khác nhau. Một số cơ quan và trường học có thể gọi đó là ghi chú ca, hay ghi chú diễn tiến, tài liệu thân chủ hoặc ghi chú lâm sàng. Ghi chú ca là một phần không thể thiếu trong trên con đường hành nghề của mình cho dù chúng ta có thích hay không. Sự gia tăng nhu cầu về số lượng các Chuyên Viên Điều Phối Phát triển Nghề nghiệp (CDF – Career Development Facilitators) ở cả các cơ sở cộng đồng và trường học làm tăng sự cần thiết cho việc cẩn thận ghi chú lại những lần tương tác với thân chủ/sinh viên của các chuyên viên này. Khả năng viết ghi chú ca (không dừng lại ở việc chỉ ghi chép, mà còn phải viết nó một cách đúng đắn, chuyên nghiệp) đóng vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực của chúng ta. Có nhiều cách khác nhau để lưu lại thông tin của thân chủ và các cơ sở hay trường học có thể có một định dạng cụ thể mà họ muốn người làm tham vấn phát triển nghề nghiệp sử dụng. Phần quan trọng trong một ghi chú ca sẽ bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến thân chủ và quá trình làm việc giữa bạn và thân chủ để có thể tạo ra một tập dữ liệu hiệu quả. Ghi chú ca đầy đủ này có thể được đồng nghiệp của bạn hay chính bạn sử dụng và nó cũng có thể là hồ sơ cố định của phiên tham vấn. Các bước dưới đây đóng vai trò là kim chỉ nam giúp bạn định hướng cách viết/ghi chú ca tham vấn hiệu quả.

Hãy ngắn gọn nhưng đầy đủ. Đừng ôm đồm khi viết ca!

Một số chuyên gia mới bắt đầu hành nghề thường có khuynh hướng ghi tất cả mọi thứ đã được thảo luận trong phiên tham vấn. Mặc dù không nên bỏ qua các khái niệm quan trọng, nhưng các ghi chú tốt nhất cần chứa đủ thông tin để mô tả chung về phiên tham vấn đó, tiến trình của thân chủ đối với mục tiêu của họ và phác thảo mọi nhiệm vụ hoặc các bước tiếp theo với thời hạn cần hoàn thành. Ghi chú ca phải rất ngắn gọn và câu chữ phải thật rõ ràng. Ngoài ra, cần lựa chọn từ ngữ cẩn thận và lược bỏ các từ không cần thiết. Tham vấn viên nên ghi chú đủ chi tiết để đồng nghiệp của họ cũng có thể tư vấn cho thân chủ một cách đầy đủ khi người tham vấn vắng mặt, nhưng không quá dài để họ có thể chỉ cần dành mười phút đầu của phiên tham vấn cho việc đọc ghi chú ca. Các tham vấn viên có thể tham khảo một số tài nguyên hữu ích khác là The Elements of Style (tạm dịch: Các yếu tố của phong cách) của Strunk và White (2000) và On Writing Well (tạm dịch: Để Viết Tốt) của Zinser (1998).

Đơn giản hóa và lưu giữ thông tin có tính thực tế

Bạn nên sử dụng từ vựng cụ thể, cô đọng và mang tính mô tả để truyền đạt những điều cần thiết của phiên tham vấn. Cố gắng tránh những thuật ngữ có thể bị đồng nghiệp hoặc thân chủ hiểu nhầm. Nếu sử dụng chữ viết tắt, hãy chắc chắn rằng chúng được cơ quan hoặc trường học của bạn chấp thuận. Strunk và White (2000) khuyến khích các nhà tham vấn “Nên viết cụ thể hơn là chung chung, cái có thể xác định hơn là cái mơ hồ, điều cụ thể hơn là sự trừu tượng” (tr.15).

Viết về những gì đã thực sự xảy ra

Chuyên Viên Điều Phối Phát triển Nghề nghiệp thường tự nhận ra các nhận định và ý kiến riêng của họ về buổi tham vấn trong các Ghi chú ca. Cách tốt nhất là luôn luôn khai thác những cảm nhận và vấn đề trên một cách trực tiếp với thân chủ. Bạn nên lưu ý kiềm chế để quá trình viết ghi chú ca của mình không bị tác động bởi ý kiến, thành kiến ​​hoặc đánh giá của bạn về động cơ của thân chủ. Ở bước này, bạn chỉ đơn giản là nêu ra những gì đã tiến triển và những gì đã được thảo luận một cách thực tế và khách quan.

Lập kế hoạch để bản ghi chú trở thành một phần của hồ sơ cho thân chủ

Như đã nêu ở trên, các ghi chú ca là tài liệu chính thức của những buổi trao đổi giữa chuyên gia và thân chủ. Ở nhiều cơ quan và trường học, ghi chú ca của thân chủ phải được lưu trong hồ sơ của họ sau khi họ ngừng quy trình tham vấn. Trong một số trường hợp, các ghi chú ca này phải được lưu giữ (và có thể được gửi ra hầu tòa) trong tối đa 20 năm. Một câu nói quen thuộc mà tôi học được từ rất sớm trong sự nghiệp của mình là “Hãy viết ghi chú ca như thể nó được đọc bởi một thẩm phán”. Ngoài ra, các vấn đề đạo đức và bảo mật cũng quan trọng như nhau trong việc viết ghi chú ca. Hầu hết các bang (ở Mỹ) đều có hướng dẫn cụ thể về tính bảo mật của hồ sơ. Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp bảo hiểm y tế (HIPAA) còn đưa ra một định nghĩa thậm chí rộng hơn về tính bảo mật của hồ sơ. Do vậy, hãy vui lòng kiểm tra với trường học hoặc đơn vị quản lý để hiểu hơn về các chính sách và quy trình xử lý và lưu giữ ghi chú ca.

Bạn có thể sử dụng những từ nào?

Dưới đây là một số từ hữu ích được sử dụng để mô tả các hành động được thực hiện trong phiên tham vấn, bao gồm một số từ cần tránh trong khi viết ghi chú ca.

Cách định dạng ghi chú

Hầu hết các đơn vị quản lý và trường học sẽ có sẵn định dạng/mẫu ghi chú ca. Tuy nhiên, khi các Chuyên Viên Điều Phối Phát triển Nghề nghiệp (CDF) tiếp tục phát triển sang lĩnh vực mới, một số hệ thống hoặc chương trình có thể không có các hướng dẫn cho việc viết một ghi chú ca. Một ghi chú ca hiệu quả nên bao gồm ba phần: Mục Tiêu, Sự can Thiệp và Kết Quả. Phần Mục Tiêu là phần liên quan đến những gì thân chủ đã đặt ra như là nhu cầu/mong muốn của họ khi làm việc với CDF. Phần Can Thiệp mô tả những kỹ thuật và tài liệu mà đã được sử dụng trong phiên tham vấn. Đây là phần mà khóa đào tạo CDF của bạn trở nên rất hữu ích vì nhờ đó mà bạn có thể trình bày rõ ràng các phương pháp đánh giá, công cụ hoặc hình thức can thiệp một cách chuyên nghiệp. Phần cuối mô tả Kết Quả của buổi tham vấn và mọi bài tập về nhà được giao cho thân chủ.

Đảm bảo ghi chú của bạn phản ánh tình trạng hiện tại

Khi nhu cầu về CDF tiếp tục tăng cao, có nhiều khả năng là bạn cũng cần phải dành nhiều thời gian hơn cho việc tham vấn. Vì vậy, việc lên lịch kịp thời để viết các ghi chú ca mỗi ngày là vô cùng quan trọng. Những ký ức liên quan đến các buổi tham vấn có thể sẽ nhanh chóng phai mờ, vì vậy hãy nhớ viết các phiếu đó càng sớm càng tốt và luôn ghi chép lại các bài tập về nhà mà bạn đã giao để đảm bảo rằng bạn sẽ xem lại trước các buổi tham vấn tiếp theo. Bạn sẽ cảm ơn bản thân mình vào đầu mỗi phiên tham vấn khi bạn có thể đọc (và nhớ) những vấn đề chính của từng khách hàng. Thân chủ của bạn cũng sẽ cảm ơn bạn vì đã nhớ họ và điều này sẽ giúp công việc của bạn luôn đi đúng hướng!

Và cuối cùng, đừng quên luyện viết nhé! Đừng quá lo lắng nếu việc viết lách không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng bạn càng thực hành việc viết ghi chú ca một cách hiệu quả bao nhiêu thì nó sẽ càng trở nên dễ dàng hơn theo thời gian.

— Thông tin tác giả

David A. Scott, Tiến sĩ, LPC, NCC, CDFI hiện là Điều Phối Viên Chương Trình Tham Vấn Cộng Đồng và là giảng viên tại Clemson University. Các lĩnh vực ông quan tâm bao gồm tham vấn cộng đồng và nghề nghiệp, phát triển định danh (tạm dịch từ: identity development), và thanh thiếu niên có nguy cơ bị rủi ro. 205 Tillman Hall, ClemsonUniversity, Clemson, SC29634-0707. Bạn có thể liên hệ với ông qua email dscott2@clemson.edu

Michelle G. Scott, LISW-CP hiện đang hoạt động trong lĩnh vực tư nhân tại Anderson, SC. ​​Các lĩnh vực mà bà quan tâm bao gồm tham vấn cá nhân và cặp vợ chồng. Bạn có thể liên hệ với bà qua email mgrantscott@yahoo.com

Người dịch: Hà Phạm

Biên tập: Trâm Nguyễn, Tâm Tình, Lê Khương

Nguồn bài viết: https://www.ncda.org/aws/NCDA/pt/sd/news_article/5443/_PARENT/CC_layout_details/false 

Photo by cottonbro from Pexels