Hỗ trợ thân chủ định hướng công việc mới trong 90 ngày đầu (và sau đó)

Viết bởi Telma Sullivan

Ngay cả khi thân chủ đã có việc làm mới, chuyên viên hướng nghiệp vẫn có thể đóng vai trò tích cực và quan trọng trong sự phát triển nghề nghiệp của họ. Trong 90 ngày đầu tiên và sau đó, các chuyên viên hướng nghiệp có thể hỗ trợ thân chủ tự chăm sóc bản thân, học tập các kỹ năng mới, xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp bên trong và bên ngoài tổ chức, cũng như tìm kiếm sự thăng tiến không ngừng trong thế giới nghề nghiệp.

Đối với nhiều chuyên viên hướng nghiệp, sự tương tác với thân chủ sẽ kết thúc khi thân chủ tìm được việc làm mới. Việc lên kế hoạch cho các buổi gặp tiếp theo với thân chủ đã có việc làm sẽ giúp họ quản lý sự thay đổi, củng cố các thói quen mới và tạo thêm động lực hoặc nguồn lực cho họ. Thân chủ có thể cần sự hỗ trợ từ những chuyên viên hướng nghiệp khi họ bắt đầu với một vị trí mới, kết thúc năm làm việc đầu tiên hoặc tìm kiếm sự thăng tiến trong công việc.

Trường hợp cần duy trì việc hỗ trợ nghề nghiệp

Những tháng đầu trong công việc mới có thể dự đoán liệu nhân viên sẽ ở lại hay rời đi và mức độ thành công của họ như thế nào. Ba tháng đầu tiên quyết định thành tích, sự đóng góp và đương nhiệm của một cá nhân trong mỗi quý mà các công ty thường sử dụng để theo dõi hiệu quả làm việc (Lindquist, 2021). Ngoài ra, thống kê cho thấy có 20% số người nghỉ việc trong 45 ngày đầu tiên và 30% nghỉ việc trong vòng 90 ngày (Drake, 2019). Tốc độ làm việc ngày càng nhanh tại môi trường làm việc hiện tại, nơi nhân viên được kỳ vọng sẽ nhanh nhẹn theo kịp guồng công việc, khiến ba tháng làm việc đầu tiên càng trở nên quan trọng hơn.

Nghiên cứu thực hiện bởi đội ngũ McKinsey cũng cho thấy năm đầu tiên trong  bất kỳ công việc nào và những năm đầu tiên trong sự nghiệp rất quan trọng đối với trải nghiệm nghề nghiệp của người đi làm. Lý tưởng nhất là các công ty nên hỗ trợ nhân viên trong thời gian kéo dài sáu tháng hoặc một năm để cải thiện quá trình học tập của họ (Madgavkar et. al, 2022). Tuy nhiên, các chương trình hội nhập kéo dài 90 ngày trở lên hiện không phổ biến, khiến nhân viên mới ít có sự chuẩn bị để ứng phó với những thách thức ở vai trò mới, với văn hóa tổ chức và sự đa dạng trong đội ngũ của họ.

Tự nhận thức là chìa khóa để thân chủ hiểu được nhu cầu của bản thân và môi trường xung quanh họ. Khi nhân viên mới tự tin vào điểm mạnh của mình, nhận được những kỳ vọng rõ ràng về vai trò của họ cũng như hiểu cách đội ngũ và tổ chức của họ vận hành, họ sẽ được trang bị tốt hơn để đảm nhận vai trò mới và cũng sẽ hài lòng, cam kết và thành công hơn trong dài hạn (Bauer, 2010).

Một trong những năng lực của Liên đoàn Khai vấn Quốc tế (ICF) dành cho các nhà khai vấn là “Trau dồi sự học hỏi và phát triển”, tạo điều kiện cho thân chủ phát triển để chuyển hóa kiến thức và nhận thức thành hành động cụ thể (ICF, 2023). Các chuyên viên hướng nghiệp có thể lên kế hoạch duy trì liên lạc sau khi thân chủ bắt đầu công việc mới để hỗ trợ họ hiểu bản thân, học các kỹ năng mới và quản lý sự nghiệp hoặc đối mặt với nhiều thách thức tại nơi làm việc ngày nay.

Giúp thân chủ vượt qua những thách thức tại nơi làm việc

Các phiên khai vấn sau đó có thể hỗ trợ thân chủ nỗ lực vượt qua những thách thức tại nơi làm việc, từ đó họ có thể lập chiến lược và hành động. Một báo cáo của McKinsey chỉ ra rằng học tập hiệu quả là động lực quan trọng dẫn đến thành công trong sự nghiệp trong dài hạn, giúp cá nhân phát triển nhanh hơn so với đồng nghiệp của họ (Christensen et al., 2020). Một số thách thức phổ biến mà chuyên viên hướng nghiệp có thể giúp thân chủ giải quyết khi bắt đầu công việc mới bao gồm:

• Lo lắng: Xử lý các yếu tố kích hoạt, bao gồm việc gặp gỡ người mới, phát biểu trước đám đông, bắt đầu một dự án mới hoặc đối phó với một đồng nghiệp khó tính, có thể làm tăng sự tự tin của thân chủ tại nơi làm việc và chuẩn bị cho họ những cơ hội thăng tiến.
• Quá tải: Việc hỗ trợ người đi làm xác định khi nào họ bị quá tải thông tin hoặc gặp khó khăn trong việc duy trì sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc có thể tránh được tình trạng giảm năng suất, bệnh tật hoặc đột ngột bỏ việc (Hudson, 2023).
• Trình bày quan điểm: Người đi làm chủ động trình bày quan điểm thường được đồng nghiệp và cấp trên ưu tiên lựa chọn cho các cơ hội nghề nghiệp và thăng tiến (Girson, 2023). Thân chủ cần được khuyến khích tìm các hoạt động giúp họ thể hiện sự tự tin đĩnh đạc, khả năng lãnh đạo và kỹ năng tư duy phản biện.
• Khả năng lãnh đạo: Thân chủ có thể gặp khó khăn khi vừa phải thích nghi với tổ chức mới vừa phải xây dựng uy tín để trở thành nhà lãnh đạo chiến lược. Hãy hỗ trợ họ xây dựng và phát triển các liên minh hỗ trợ và chia sẻ tầm nhìn của mình (Lindquist, 2021).
  
• Phát triển chuyên môn: Những yêu cầu khi bắt đầu một vai trò mới có thể khiến thân chủ bỏ qua mong muốn học các kỹ năng mềm hoặc cứng cụ thể. Hãy nhắc nhở thân chủ luôn cập nhật các kỹ năng của mình và đầu tư vào mạng lưới chuyên nghiệp của bản thân (Gaspar Jarvis, 2022).
• Xây dựng mối quan hệ: Chuyên viên hướng nghiệp có thể giúp thân chủ phát triển trí tuệ cảm xúc để xây dựng niềm tin, tinh thần đồng đội và tinh thần tập thể. Điều này cũng áp dụng cho các mối quan hệ với quản lý cấp cao và các chuyên gia bên ngoài tổ chức (Wood, 2023).
• Giám sát: Việc trở thành người giám sát có thể tạo nên sự căng thẳng. Chuyên viên hướng nghiệp có thể giúp thân chủ hiểu được tính cách và phong cách giao tiếp ảnh hưởng đến mối quan hệ như thế nào. Ngược lại, những thân chủ được giám sát có thể cần kêu gọi nguồn lực hoặc xác định cách đánh giá công việc của họ. Chuyên viên hướng nghiệp có thể đề xuất với thân chủ cách làm việc hiệu quả với cấp trên của họ (Indeed, 2022).
• Thành công: Chuyên viên hướng nghiệp có thể khuyến khích nhân viên mới nên chủ động và xác định những đóng góp có tác động lớn mà họ có thể thực hiện nhằm tạo dựng uy tín và động lực cá nhân trong 90 ngày làm việc đầu tiên (Lindquist, 2021).

Hỗ trợ thân chủ ĐẠT MỤC TIÊU cá nhân

Khi thân chủ giải quyết những thách thức tại nơi làm việc, chuyên viên hướng nghiệp có thể giúp họ thực hiện quy trình 5 bước viết tắt là REACH để phát triển phẩm chất lãnh đạo, xây dựng sự tự tin và trao quyền ra quyết định. REACH, là “chương trình khai vấn nghề nghiệp 1:1 hướng đến kết quả nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và sự gắn kết cho thân chủ trong 90 ngày làm việc đầu tiên và sau đó” (Sullivan, 2023, trang chủ). Thân chủ có thể tập trung vào các lĩnh vực mà họ xác định là quan trọng cho sự thành công và phát triển nghề nghiệp của mình, đồng thời thiết lập kế hoạch hành động theo các bước sau:

1. R- Reconnect – Tái kết nối: Xem xét lại mục tiêu nghề nghiệp của thân chủ.
2. E- Evaluate – Đánh giá nhu cầu của thân chủ (đơn giản với 2-3 chủ đề).

• • Khám phá lý do cho những việc đang xảy ra và nguyên nhân cốt lõi
  • Xác định các rào cản, hạn chế hoặc nỗi sợ

3. A- Assess – Đánh giá chiến lược của thân chủ

• • Xác định hành động và những thay đổi mong muốn của họ
  • Xem xét mức độ quan tâm hoặc các câu hỏi của họ
  • Thảo luận các bước cần thiết để đạt được những mục tiêu đó

4. C- Coach – Khai vấn. Thảo luận các chiến lược sau dựa trên mục tiêu đã xác định của thân chủ và cung cấp nguồn tham khảo cho các phương pháp hay nhất (bài viết, khuyến nghị và chương trình đào tạo) nếu cần:

Tự chăm sóc:

• • Đánh giá và ủng hộ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống 
  • Quản lý sự lo lắng, sự tự tin hoặc các mối lo ngại khác trong tâm trí

Học hỏi:

• • Học một chứng chỉ hoặc các khóa học phát triển kỹ năng
  • Tham gia một hiệp hội nghề nghiệp hoặc mạng lưới chuyên nghiệp hoặc trở thành người lãnh đạo trong một tổ chức tình nguyện
  • Tham gia các cơ hội xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng, phát triển chuyên môn, khả năng lãnh đạo và các hoạt động xây dựng cộng đồng

Xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp:

• • Xác định những cá nhân có thể giúp thân chủ thúc đẩy sự thành công (cố vấn, các chuyên gia trong ngành, đồng minh)
  • Đánh giá khả năng, thách thức và sự đa dạng trong đội ngũ và tổ chức

5. H- Highlight – Nêu bật những tiến bộ và thành công của thân chủ để duy trì sự hài lòng và gắn kết bằng cách

• • Tạo động lực và mang lại sự khích lệ, tự tin
  • Tiếp tục vạch ra định hướng nghề nghiệp, sự phát triển và cơ hội lãnh đạo
  • Xác định mục tiêu nghề nghiệp cụ thể, định lượng kết quả đầu ra của từng mục tiêu và quản lý các mốc thời gian
  • Lưu giữ thành tích trong hồ sơ “kudos” (lời khen, ghi nhận)
  • Đạt được cam kết cho hoạt động tiếp theo và lên kế hoạch cho phiên gặp kế tiếp 

Xây dựng thành công trọn đời

Sự nghiệp là một hành trình suốt đời – một quá trình tiến triển của việc học hỏi, chấp nhận rủi ro, tái đánh giá và lập kế hoạch. Chuyên viên hướng nghiệp có thể hỗ trợ thân chủ  thành công trong việc định hướng vượt qua những thách thức từ công việc mới trong 90 ngày đầu tiên và sau đó. Các bước được nêu trên có thể giúp thân chủ hình thành thói quen mới, đặt ra các mục tiêu nghề nghiệp ngắn và dài hạn cũng như định hình thành công của chính họ.

Tham khảo 

Bauer, T. (2010). Onboarding new employees: Maximizing success. SHRM Foundation. https://www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-pastinitiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf

Christensen, L., Gittleson, J., & Smith, M. (2020, Aug. 7). The most fundamental skill: Intentional learning and the career advantage. McKinsey Quarterly. https://www.mckinsey.com/featuredinsights/future-of-work/the-most-fundamental-skill-intentional-learning-and-the-career-advantage

Drake, A. (2019, Oct. 4). Why employees quit: 60 statistics employers should know. G2. https://learn.g2.com/why-employees-quit

Gaspar Jarvis, D. (2022, March). Future-proofing careers: How to help clients stay vigilant, relevant, and marketable. Career Convergence. https://www.ncda.org/aws/NCDA/pt/sd/news_article/424705/_PARENT/CC_layout_details/false

Girson, B. (2023, March). Managing up includes speaking up. Career Convergence. https://www.ncda.org/aws/NCDA/pt/sd/news_article/494697/_PARENT/CC_layout_details/false

Hudson, D. (2023, May 1). Employment burnout. Professional Association of Resume Writers & Career Coaches. https://parwcc.com/blogpost/1847022/Coaching-the-Coach-Developing-Clientsand-Advancing-Your-Business

Indeed Editorial Team. (2022, July 22). How to succeed in your new job: First week, 30, and 90 days. https://www.indeed.com/career-advice/starting-new-job/new-job-guide

International Coaching Federation. (n.d.). ICF Core Competencies. https://coachingfederation.org/credentials-and-standards/core-competencies

Lindquist, R. (2021). Notes and takeaways from the first 90 days. RickLindquist.com blog. Retrieved May 5, 2023. https://www.ricklindquist.com/notes/the-first-90-days

Madgavkar, A., Schaninger, B., Smit, S., Woetzel, J., Samandari, H., Carlin, D., Seong, J., & Chockalingam, K. (2022, June 2). Human capital at work: the value of experience. McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/ourinsights/human-capital-at-work-the-value-of-experience

Sullivan, T. (2023). https://www.telmasullivan.com/

Wood, J. (2023, Feb. 9). Why managing up to your boss is not enough. Harvard Business Review: Ascend. https://hbr.org/2023/02/why-managing-up-to-your-boss-is-not-enough

— Thông tin tác giả

Telma Sullivan, CCSP, là chuyên gia cung cấp dịch vụ nghề nghiệp được NCDA chứng nhận và công tác tại khu vực Greater Boston. Cô giúp đỡ các cá nhân trong tất cả các giai đoạn phát triển nghề nghiệp để bắt đầu, phát triển hoặc chuyển đổi sự nghiệp. Cô là người đánh giá sơ yếu lý lịch cho Hội nghị Phụ nữ Massachusetts và California, đã từng làm việc tại Đại học Massachusetts Boston với vai trò là chuyên gia hướng nghiệp hỗ trợ sinh viên và cựu sinh viên, đồng thời quản lý Chương trình Kết hợp giữa học và làm, Thực tập & Khám phá Nghề nghiệp cho học sinh trung học. Bạn có thể liên hệ với cô Telma tại telma@telmasullivan.com, linkedin.com/in/telmagsullivan hoặc qua trang web của cô ấy www.telmasullivan.com.

Người dịch: Là Mình

Biên tập: Ph.Uyên

Nguồn bài viết: https://www.ncda.org/aws/NCDA/pt/sd/news_article/513213/_PARENT/CC_layout_details/false

Photo by charlesdeluvio on Unsplash