Viết bởi Jill Boatright
Theo thông lệ, sơ yếu lý lịch, thư ứng tuyển và danh sách người tham chiếu được xem là ba thành tố quan trọng trong bộ hồ sơ ứng tuyển tìm việc. Ngày nay, portfolio (hồ sơ năng lực) trực tuyến chuyên nghiệp được bổ sung vào danh sách này đối với nhiều ứng viên, đặc biệt là những ai đang ứng tuyển cho các vị trí trong lĩnh vực sáng tạo và/hoặc đảm nhận các công việc sáng tạo. Chuyên viên hướng nghiệp có thể không thành thạo trong việc giúp thân chủ phát triển hồ sơ năng lực chiến lược như với sơ yếu lý lịch và thư ứng tuyển. Bài viết này sẽ đưa ra một cái nhìn tổng quan về hồ sơ năng lực chuyên nghiệp và bảy bước giúp thân chủ của bạn xây dựng hồ sơ này.
Hồ sơ năng lực trực tuyến chuyên nghiệp là gì?
Hồ sơ năng lực là một bộ tài liệu tổng hợp được phát triển liên tục, phản ánh kinh nghiệm và trình độ kỹ năng của một cá nhân qua các sản phẩm, dự án tốt nhất của họ. Hồ sơ này là một phần trong bộ công cụ xây dựng thương hiệu và truyền thông chuyên nghiệp của thân chủ, nhằm cung cấp bằng chứng trực quan về kỹ năng, năng khiếu thẩm mỹ và hành trình nghề nghiệp. Nói tóm lại, hồ sơ năng lực cho thấy giá trị ứng viên có thể mang lại cho nhà tuyển dụng. Ví dụ: Hồ sơ năng lực của một nhà báo là có thể làm nổi bật các đoạn video, âm thanh và các bài viết đã được xuất bản, thậm chí có thể là blog hoặc những nét nổi bật từ tài khoản mạng xã hội của họ.
Hồ sơ năng lực cũng là một cơ hội cho thân chủ thể hiện sự sáng tạo và giao tiếp một cách chân thực. Đây là hai phẩm chất thường không được thể hiện trong nhiều hồ sơ ứng tuyển. Cùng với sự phổ biến ngày càng tăng của Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên (Applicant Tracking Systems) (Hu, 2019), ứng viên biết rằng họ cần phải “qua ải con BOT” (nghĩa là: vượt qua kỹ thuật xóa bỏ của Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên ATS) trước khi hồ sơ của họ đến tay nhà tuyển dụng. Với nỗ lực để máy móc không nhầm lẫn, tự động phân loại hồ sơ tìm việc của họ vào nhóm bị từ chối trước khi hồ sơ đến tay nhà tuyển dụng, hầu hết các ứng viên buộc phải trình bày sơ yếu lý lịch và thư ứng tuyển với định dạng đơn giản, ít hoặc không có màu sắc, và có nhiều từ và cụm từ khóa nhất có thể. Hồ sơ năng lực trực tuyến giúp ứng viên đưa việc thể hiện bản thân vào bộ hồ sơ ứng tuyển theo một cách thức khác.
Hiện nay, hỗ trợ thân chủ xây dựng Hồ sơ năng lực trực tuyến hiệu quả, trực quan làm nổi bật được các kỹ năng của họ là một dịch vụ cần thiết mà các chuyên viên hướng nghiệp cần cung cấp. Dưới đây là 7 bước bạn có thể sử dụng khi giới thiệu về việc xây dựng Hồ sơ năng lực để giúp thân chủ của bạn định hướng được quy trình một cách chiến lược.
Bước 1: Tham khảo các hồ sơ năng lực mẫu
Trước khi bắt tay vào phát triển Hồ sơ năng lực trực tuyến, thân chủ nên dành thời gian xem xét hồ sơ của những cá nhân khác. Hãy hướng dẫn thân chủ của bạn qua quá trình tìm kiếm hồ sơ tương ứng trong ngành nghề cụ thể. Có thể thấy những hồ sơ này rất đơn giản bằng cách tìm kiếm trên Google tên lĩnh vực hoặc chức vụ công việc và cụm từ “Hồ sơ năng lực trực tuyến” (“online portfolio”). Nếu vẫn chưa có đủ ví dụ tham khảo thì hãy thử truy cập trang web của nhà tuyển dụng và tìm tên của các chuyên gia đảm nhận vai trò liên quan. Đường liên kết đến Hồ sơ năng lực của họ thường có thể được tìm thấy trên trang tiểu sử hoặc hồ sơ LinkedIn của họ.
Khi xem Hồ sơ năng lực, hãy khuyến khích thân chủ của bạn chú ý đến cách sắp xếp nội dung, loại hình và phạm vi công việc được chọn, cũng như tính thẩm mỹ tổng thể của Hồ sơ năng lực mà họ ngưỡng mộ. Dành thời gian nghiên cứu và xem xét các Hồ sơ năng lực khác sẽ giúp thân chủ của bạn lập chiến lược cho hồ sơ của họ, giúp họ tiết kiệm thời gian và hạn chế nản lòng khi bắt đầu xây dựng Hồ sơ năng lực của riêng mình.
Bước 2: Sắp xếp (biên soạn) và lựa chọn các phần nội dung
Theo thời gian, các sản phẩm trong công việc của một cá nhân được tích lũy và có thể được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau. Chúng có thể đến từ các công việc trước đây hoặc trong quá trình thực tập, các nhiệm vụ (các bài tập) trong khóa học, công việc tự do, công việc tình nguyện hoặc thậm chí là qua các mô hình mô phỏng các thiết kế, sản phẩm chuẩn bị ra mắt. Hãy hướng dẫn khách hàng của bạn dành thời gian sắp xếp thành phẩm trong công việc của họ về một nơi. Điều này sẽ giúp họ đánh giá toàn diện và lựa chọn những sản phẩm tốt nhất của họ. Khi xác định phần nào cần làm nổi bật trong Hồ sơ năng lực, hãy khuyến khích khách hàng xem xét hai điều – chất lượng và kỹ năng đã được thể hiện. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng danh sách các sản phẩm được lựa chọn có chất lượng cao và thể hiện tất cả các kỹ năng mà nhà tuyển dụng có thể đánh giá cao.
Bước 3: Chọn chiến lược sắp xếp nội dung
Khi thân chủ đã xác định phần nào cần làm nổi bật, họ nên quyết định chiến lược tổ chức, sắp xếp các nội dung đã chọn sao cho phù hợp nhất. Hãy dành thời gian với thân chủ của bạn để thảo luận về những phần được chọn và hỏi lý do tại sao. Hơn nữa, trong quá trình nghiên cứu, hãy thảo luận về các chiến lược sắp xếp nội dung mà họ nghĩ là tốt nhất. Điều này sẽ giúp thân chủ xử lý công việc của họ và đưa ra quyết định về chiến lược sắp xếp nội dung mà họ muốn sử dụng. Các chiến lược sắp xếp nội dung phổ biến bao gồm sắp xếp theo dự án, theo kỹ năng, theo loại hình công việc hoặc theo trình tự thời gian.
Bước 4: Chọn nền tảng lưu trữ
Khi thân chủ của bạn đã tổng hợp, lựa chọn và sắp xếp các sản phẩm của họ thì đây là lúc họ quyết định nền tảng để lưu lại chúng. Hãy đề nghị thân chủ tìm hiểu một số nền tảng trước khi đưa ra quyết định. Một số lựa chọn phổ biến bao gồm Wix, Adobe Portfolio, Squarespace, Weebly, CarbonMade và WordPress và còn nhiều lựa chọn khác. Khi cân nhắc nên chọn cái nào để lưu trữ, hãy khuyến khích thân chủ xem xét các yếu tố như chi phí, tính dễ sử dụng, tiêu chuẩn ngành, sở thích cá nhân, tính thẩm mỹ tổng thể và các mẫu đã có sẵn.
Bước 5: Bắt đầu xây dựng Hồ sơ năng lực
Sau khi hoàn thành các bước từ 1 đến 4, thân chủ của bạn có thể bắt đầu tạo Hồ sơ năng lực. Việc nghiên cứu, đưa ra chuẩn đối chiếu, và lập chiến lược đã được hoàn thành giúp bước này trở nên đơn giản hơn. Thân chủ sẽ bắt đầu thực hiện chiến lược sắp xếp nội dung và thêm các sản phẩm của mình vào nền tảng lưu trữ đã chọn. Khi họ thêm vào, hãy khuyến khích họ chú thích cho các sản phẩm của mình để cung cấp bối cảnh cần thiết cho người xem.
Bước 6: Phát triển phần “Giới thiệu về tôi” một cách chiến lược
Tuy hồ sơ năng lực là nơi thể hiện tất cả các kỹ năng và khả năng qua các sản phẩm, nhưng trang được xem nhiều nhất trên một hồ sơ năng lực là trang “Giới thiệu về tôi”.
Trang này chính là cơ hội để thân chủ giới thiệu bản thân và thương hiệu cá nhân của họ tới nhà tuyển dụng. Trong phần này, nhiều thân chủ chia sẻ câu chuyện của họ bằng cách mô tả hành trình nghề nghiệp họ đã đi qua và đích đến trong nghề nghiệp mà họ hướng tới. Đây cũng là một nơi tuyệt vời để trình bày chi tiết các thành tích mà họ đạt được và liên kết đến sơ yếu lý lịch cũng như hồ sơ LinkedIn của họ. Hãy khuyến khích thân chủ sử dụng giọng văn riêng của họ trong phần này, cân nhắc thêm các chi tiết cá nhân để thể hiện cá tính của mình và kết nối với những người xem Hồ sơ năng lực của họ.
Bước 7: Hiệu đính, biên tập, xóa
Bước cuối cùng trong việc phát triển hồ sơ năng lực có lẽ là bước quan trọng nhất. Hãy khuyến khích thân chủ dành thời gian hiệu đính và biên tập trang web của họ. Hãy đề nghị thân chủ tìm bạn bè hoặc đồng nghiệp để nhờ họ xem, chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc khi đọc hồ sơ năng lực của họ. Hãy hỏi họ những câu hỏi như:
Có đường dẫn nào bạn không vào được hay không?
Các sản phẩm được nhúng vào trang web có hoạt động ổn không?
Có phần nào không rõ ràng hoặc cần thêm bối cảnh không?
Có phần nào nên lược bỏ không?
Bước cuối này sẽ giúp đảm bảo hồ sơ năng lực hoàn chỉnh, rõ ràng, có chiến lược và không có lỗi.
Xem lại tài liệu trực tuyến
Thực hiện theo 7 bước được nêu ở trên sẽ giúp thân chủ của bạn thiết kế một hồ sơ năng lực trực tuyến thể hiện được giá trị của họ đối với nhà tuyển dụng, đồng thời đưa sự sáng tạo vào hồ sơ ứng tuyển. Khi thân chủ hoàn thành hồ sơ năng lực, hãy nhắc nhở đây là một tài liệu động nên họ cần xem lại, cập nhật thường xuyên để đảm bảo hồ sơ năng lực liên tục làm nổi bật các sản phẩm tốt nhất của họ và thể hiện được các kỹ năng cần thiết để phát triển sự nghiệp.
Tham khảo
Hu, J. (2019). 99% of fortune 500 companies use applicant tracking systems. Jobscan. https://www.jobscan.co/blog/99-percent-fortune-500-ats/
— Thông tin tác giả
Jill Boatright được chứng nhận là Chuyên gia Phát triển Nghề nghiệp Toàn cầu và hiện đang là Giám đốc Phát triển Nghề nghiệp và Việc Làm cho Sinh viên tại Đại học Loyola New Orleans. Trước đây cô đã làm việc trong các trung tâm nghề tại Đại học Virginia và Đại học Mercer. Là người gốc Virginia, Jill có 2 bằng Cử nhân chuyên ngành Xã hội học và Ngoại giao và bằng Thạc sĩ Giáo Dục đi sâu vào Công tác sinh viên tại Đại học Virginia. Trong vai trò hiện tại, Jill giám sát một đội gồm các thành viên của trung tâm nghề, quản lý việc thu thập và báo cáo dữ liệu về nghề nghiệp của sinh viên trong vòng 6 tháng sau khi tốt nghiệp, giám sát các chương trình thực tập lấy tín chỉ trong trường và nằm trong Ủy ban QEP của Loyola. Cô có các chứng chỉ Strong Interest Inventory và Trắc nghiệm MBTI (Cấp độ 1 và 2). Hiện tại, cô đang là thành viên Hội đồng quản trị của Hiệp hội các trường đại học và nhà tuyển dụng phía Nam Hoa Kỳ (SoACE) và là Chủ tịch nhóm Lãnh đạo nghề nghiệp của Hiệp hội các trường Đại học và Cao đẳng Jesuit (AJCU). Có thể liên lạc với cô qua địa chỉ email: jillkboatright@gmail.com.
Người dịch: Trang Anh
Biên tập: Tram Nguyen
Nguồn bài viết: https://www.ncda.org/aws/NCDA/pt/sd/news_article/453085/_PARENT/CC_layout_details/false
Photo by Anete Lūsiņa on Unplash
Bài viết liên quan: