Trưởng Bộ Phận Điều Phối Hàng Hóa

 

Thông tin căn bản

  • Tuổi: 34
  • Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 10 năm
  • Trình độ học vấn & chuyên ngành: Đại học – Chuyên ngành Quan hệ Quốc tế
  • Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): không có
  • Số giờ làm hằng tuần: 56 giờ/ tuần
  • Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): 44 nhân viên

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

Trách nhiệm chính: điều phối hàng hóa xuất nhập khẩu. Công việc hàng ngày: sắp xếp, lên kế hoạch các lô hàng nhập và xuất. Kiểm tra hàng hóa với nhà máy, nhà cung cấp. Liên hệ các hãng tàu booking (đăng ký dịch vụ vận chuyển). Giải quyết các thanh toán hàng hóa mỗi ngày. 

Giá trị công việc này là tạo dữ liệu nguồn cho các bên liên quan kế thừa để hoàn thành quy trình một lô hàng xuất nhập khẩu. 

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Từ lúc tốt nghiệp, tôi làm nhân viên hành chánh văn phòng. Do có khả năng tính toán tốt, tôi được sếp cho cơ hội tìm hiểu về việc xuất nhập khẩu. Sau khi tìm hiểu thì thấy công việc có thể phát triển bản thân nên đã làm được 10 năm. Nếu được chọn lại, tôi vẫn chọn ngành này vì có các kiến thức vững chắc về ngoại thương, trao đổi mua bán, giúp cho đầu óc được tính toán linh hoạt hơn. 

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

08:30 – 12:00
  • Lên các file đã xuất nhập trong ngày để đưa bộ phận chứng từ làm chứng từ xuất nhập khẩu cho lô hàng
  • Kiểm tra email khách hàng, giải đáp mọi thắc mắc, thanh toán các công nợ tiền hàng
  • Phát hành hợp đồng mua bán
13:00 – 17:00
  • Liên hệ bên logistics/ hãng xe để sắp xếp hàng hóa cho ngày mai
  • Liên hệ với nhà máy để chốt hàng cho những ngày tiếp theo
  • Hoàn thiện các file đóng hàng
  • Nhập dữ liệu lên hệ thống
  • Nhập các hóa đơn chi phí
  • Kiểm file cho các nhân viên trong phòng 
Ghi chú: Tôi làm việc cố định 6 ngày trong tuần

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

  • Thích công việc mỗi ngày giải quyết những trường hợp khác nhau. 
  • Tiếp xúc nhiều khách hàng ở khắp nơi trên thế giới.
  • Cải thiện các kỹ năng và nghiệp vụ.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Có một vài nét văn hóa công ty chưa phù hợp với cá nhân. 

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

  • Nắm vững kiến thức căn bản về ngoại thương và phát triển kỹ năng, nghiệp vụ khi làm việc trực tiếp;
  • Thái độ: hòa đồng, có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp, chịu khó lắng nghe và hiểu khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách suôn sẻ;
  • Nghề dạy nghề;
  • Trau dồi: phải làm nhiều trường hợp thì mới có kinh nghiệm. Đơn giản là: Làm nhiều sai nhiều. Làm ít sai ít. Không làm không sai. 

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Công việc mang tính chất đặc thù nên không có gì hiểu lầm. Khi làm việc có vấn đề phát sinh nếu không hiểu thì hỏi liền. 

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Dư khả năng.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

  • Bạn phải yêu thích ngành xuất nhập khẩu thì mới làm được. Ví dụ: thích trao đổi với người khác, thích buôn bán, thích tìm hiểu những văn hóa khác. 
  • Bạn phải nhanh nhẹn, tính toán tốt, giao tiếp tốt.
  • Lời khuyên: Lúc đầu, tôi không có kiến thức nền trong lĩnh vực này như các bạn bên chuyên ngành, nhưng được sếp nhìn thấy khả năng tính toán và chịu học hỏi nên cho cơ hội để làm. Khi đó, tôi phải mua sách có liên quan và học các thuật ngữ chuyên ngành xuất nhập khẩu. Tôi tự học song song với quá trình đi làm và dần dần rút ra nhiều bài học và kinh nghiệm thông qua việc hỗ trợ/ chỉ bảo của sếp, đồng nghiệp.