Tổ chức sự kiện

1. Thông tin cơ bản

• Tuổi: 36
• Giới tính: Nam
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 15 năm
• Trình độ học vấn và chuyên ngành: Cử nhân Công nghệ thông tin (chuyên ngành Kỹ sư phần mềm)
• Số giờ làm hằng tuần: hơn 40 giờ/tuần
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): Công ty tổ chức sự kiện với 7 thành viên

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho tổ chức, cho các bên liên quan?

Trách nhiệm chính: 

• Giám đốc công ty 
• Key account – thường được hiểu là một vai trò hoặc bộ phận phụ trách việc quản lý khách hàng (client management), đồng thời đảm bảo mối quan hệ giữa khách hàng và công ty được duy trì hiệu quả.

Cụ thể:

• Giám đốc công ty: Ngành tổ chức sự kiện được biết đến với đặc thù là có sự góp sức rất nhiệt huyết đến từ các bạn trẻ cá tính, muốn là chính mình và muốn được tự do làm điều mình muốn, v.v. Do đó, việc tạo dựng một môi trường công bằng, luôn được học hỏi và thỏa óc sáng tạo được xem là yếu tố then chốt và quyết định đến việc các bạn sẽ ra đi hay ở lại công ty. Chính vì vậy, ở vị trí này, mình luôn phải để ý, lưu giữ những hành động nhỏ, ghi nhận sự trưởng thành trong công việc và khuyến khích tư duy sáng tạo để giúp nhân viên phát triển, tạo động lực để các bạn vượt qua chính mình. Đặc biệt, không để “chính trị công sở” được nhen nhóm trong môi trường này.
• Key account: Tương tự với mảng sales ở các ngành hàng khác nhưng có chức năng đặc thù của riêng nó – đó là duy trì sự kết nối giữa các thành viên nội bộ và khách hàng, đảm bảo thông tin được truyền đi rõ ràng, dễ hiểu. Và trên hết, người làm account sẽ là người cần hiểu rõ về sản phẩm, hiểu được ý tưởng của khách hàng một cách chi tiết và cụ thể nhất. Đồng thời, đây cũng là người hiểu được chiều rộng của các chức năng công việc của nhiều phòng ban trong công ty để phối hợp và biến ý tưởng của khách hàng/nội bộ được thực thi hiệu quả.

3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Với câu hỏi này, mình xin được chia sẻ theo chiều dài cảm xúc để mọi người có cái nhìn rõ hơn về hành trình nghề nghiệp của mình.

Từ thời cấp 2 và cấp 3, mình đã tham gia vào ban cán sự lớp và Ban chấp hành Đoàn trường để tổ chức các dịp lễ, chương trình như cắm trại 26/3, gây quỹ cho đồng bào vùng lũ, v.v. Có lẽ, bắt đầu từ lúc đó, mình đã thích làm các hoạt động liên quan tới tổ chức sự kiện. Thế nhưng, khi chọn ngành để thi Đại học, mình lại nghĩ mình có tài chơi game nên phù hợp với ngành Công nghệ thông tin hơn. Song, trải qua hai năm ở trường, mình nhận ra rằng mình không có hứng thú với ngành, một phần cũng vì những năm đầu nặng về các môn chính trị, khiến mình không thích đi học. 

Thế là, mình tiếp tục đi làm thêm và có cơ duyên quen biết với các anh chị trong CLB của trường để hỗ trợ tổ chức các sự kiện gây quỹ, hội thảo, talkshow với chuyên gia, v.v. Và rồi, mình may mắn được làm vị trí soát vé cho chương trình “Rock Storm 2009” do Mobifone tổ chức. Sau khi soát vé xong, BTC mở cổng vào tự do, mình được đứng trong dòng người và quan sát các anh chị tổ chức show diễn. Cảm giác hạnh phúc nhất của mình không chỉ dừng lại ở một đêm nhạc đầy cảm xúc, mà còn là lúc ekip tổ chức ngồi lại với nhau để lắng nghe khó khăn và những vui buồn lẫn lộn sau thành công của chương trình. Khi ấy, mình nhận ra một điều, mình thực sự đam mê với các công việc tổ chức chương trình như vậy. Từ đó, mình bén duyên và tìm hiểu sâu hơn về công việc này.

Từ ngày đó, mình tham gia vào các diễn đàn để thảo luận về ngành tổ chức sự kiện và các câu lạc bộ đời đầu như F-Event, Cây guitar gỗ – Đại học Kiến trúc, Kiến xây – Đại học Văn Lang, v.v. Nhờ vậy, mình có cơ hội được làm hậu đài và hỗ trợ cho trợ lý của Đạo diễn Tất My Loan cho các chương trình “20 năm Tuổi Thần Tiên” và “Duyên Dáng Việt Nam 26 – Thương quá Việt Nam!”. Sau đó, mình theo chân các đàn anh đàn chị khác như: Đạo diễn Đinh Anh Dũng (Duyên Dáng Việt Nam 28 – Xuân), Đạo diễn Thái Huân (Khát vọng trẻ từ Quy Nhơn – Phú Quốc), v.v. Chính từ trải nghiệm được làm việc trực tiếp với các đạo diễn lớn, mình hiểu được việc xây dựng cảm xúc cho ngành sự kiện quan trọng như thế nào, và mình nhận ra niềm đam mê và khát khao được làm show do chính mình tạo ra.

Năm 2016, mình thành lập công ty tổ chức sự kiện của riêng mình. Ban đầu, công ty chỉ có một mình mình. Mình tự làm kế toán, tự làm account, tự làm sản xuất và tự tìm các anh em freelancer để làm các dự án mình nhận được từ khách hàng. Thời gian đầu rất khó khăn, công ty không giành được nhiều dự án khi việc trình bày ý tưởng (pitching) không mấy suôn sẻ. Một phần vì mình đi quá sâu vào chuyên môn như âm thanh, ánh sáng, sản xuất, mà lại không có nhiều kiến thức về marketing, truyền thông và quan hệ công chúng (public relations) để có thể giải quyết thỏa đáng các thông tin tóm tắt (brief) từ khách hàng. Bên cạnh đó, việc thiếu kiến thức chiều rộng từ các ngành nghề khác nhau để áp dụng cho ngành sự kiện cũng khiến công ty vận hành với nhiều khuyết điểm. Một lý do nữa, ngành tổ chức sự kiện tại thời điểm đó phần lớn là tự học, tự mày mò và không có kiến thức nền tảng, vậy nên người làm sự kiện phải rất để ý, phải đi học hỏi từ các chương trình khác để rút ra những kinh nghiệm riêng và cố gắng hoàn thiện cho các sự kiện sau này. 

Chắc hẳn, mỗi người làm tổ chức sự kiện sẽ có cho mình những “bucket list” (danh sách các mục tiêu cần đạt được). Mình cũng vậy, mình ôm ấp nhiều ước mơ như:

• Tổ chức show Rock như thời Rockstorm
• Mời Linkin Park về Việt Nam
• Làm chuỗi chương trình hòa nhạc giữa nhạc trẻ và cải lương
• Có cho mình một địa điểm phù hợp với thiết bị âm thanh, ánh sáng đạt chuẩn để hỗ trợ các ban nhạc trẻ Việt Nam tổ chức buổi biểu diễn, hoặc đủ điều kiện để mời các ban nhạc quốc tế về làm chương trình

Chính những ước mơ này đã giữ cho mình niềm đam mê với nghề cho tới hôm nay. Cứ mỗi lần mình mệt mỏi thì chính những động lực từ lúc bắt đầu đã giữ mình ở lại, đi tiếp và hoàn thiện bản thân, từ đó tiếp sức cho anh em đồng nghiệp để đồng hành cùng với mình.

Năm 2022, mình đã thực hiện được một trong số các mục tiêu lớn của mình – đó là tổ chức show Rock – RockFest mùa 1 – Sự trở lại. Tính đến năm 2024, này mình đã làm được 4 mùa RockFest. Tuy chưa có được thành công quá lớn, nhưng được làm show do chính mình tự tổ chức và đi qua 4 mùa là một niềm hạnh phúc đối với mình. Mình mong, những việc mình làm sẽ truyền động lực đến các bạn trẻ có cùng ước mơ với mình.

Bây giờ ngồi đây, mình nghĩ rằng, mình chọn nghề này vì mình biết nuông chiều cảm xúc của bản thân, mình hiểu được mình muốn gì và mình không tìm được cảm xúc nào đặc biệt như khi kết thúc một chương trình do chính mình tổ chức, dù cho chương trình có nhiều sai sót, hay thành công vượt ngoài mong đợi. Và biết đâu, “nghề chọn mình” từ khi mình còn chưa bao giờ nghĩ tới sẽ có ngành nghề “tổ chức sự kiện”.

4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Với đặc thù công việc, người làm tổ chức sự kiện đa phần sẽ làm việc vào khung giờ thứ Bảy hoặc Chủ nhật. Thời gian làm việc chính của các thành viên trong công ty sẽ là 7 giờ/ngày và 5 ngày/tuần, thời gian 1 giờ còn lại của mỗi ngày sẽ được sử dụng cho các chương trình, sự kiện diễn ra vào cuối tuần. Nếu thời gian làm dài hơn, thành viên sẽ được nghỉ bù vào một ngày trong tuần tiếp theo.

5. Anh/chị thích/không thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Thích nhất

Mình thích nhất những cung bậc cảm xúc đặc biệt mà ngành sáng tạo nói chung, và ngành tổ chức sự kiện nói riêng đem lại cho bản thân. Theo mình, phần lớn cuộc sống của mỗi người sẽ là chuỗi hoạt động lặp đi lặp lại. Vì vậy, công việc của tụi mình là giúp mỗi người khi tham dự sự kiện sẽ có những ký ức đẹp, những khoảnh khắc đáng giá để lưu giữ.

• Không thích nhất

Nghề nào cũng sẽ gặp những lúc khó khăn, những điều mình không thích. Với mình của hiện tại, mình đã học cách chấp nhận và đồng cảm với nghề của mình rồi. Vậy nên, tự dưng mình lại không biết mình không thích điều gì nữa, chắc là không có điều không thích đâu (cười).

Nếu buộc phải có, thì chắc mình không thích nhất việc ngành của mình vẫn chưa có sự đầu tư kỹ lưỡng về giáo dục để giúp cho các bạn sinh viên có được kiến thức nền tảng tốt nhất khi ra trường, từ đó học cách trải nghiệm và đối diện với những thử thách của ngành.

6. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Lúc mình mới bắt đầu theo nghề, kiến thức cơ bản cần có vẫn là tư duy logic, đọc và hiểu rõ yêu cầu đề ra; cùng với đó là kỹ năng truyền đạt đúng và đủ thông tin, thái độ ham học hỏi và hoà nhã với mọi người xung quanh.

Cho tới thời điểm hiện tại, yêu cầu của nghề sẽ cao hơn rất nhiều. Để thăng tiến trong công việc tổ chức sự kiện, các bạn nên trau dồi kiến thức xã hội. Chẳng hạn như, nghề mình của mình sẽ có phần sản xuất – đây không chỉ là những công trình di động như làm sân khấu với giàn giáo, khung truss nhôm, v.v. mà còn cần tới kiến thức về kết cấu tải trọng, cơ khí, v.v. Một ví dụ khác, phần vận hành (operation) sẽ cần kiến thức về logistics, sắp xếp khoa học, v.v. để ứng dụng vào công việc. Hoặc khi lên ý tưởng cho một đề bài nào đó, bạn sẽ cần nắm được kiến thức của những ngành nghề khác nhau để lấy nó làm concept (ý tưởng chính) cho chương trình.

→ Nói tóm lại, kỹ năng tự học và chú ý các sự vật, sự việc xung quanh để biến nó thành kỹ năng của riêng mình là một điều cần có ở một người làm tổ chức sự kiện. Có như vậy, bạn mới là bản thể của chính mình với tính cách và thế mạnh riêng, mà không một ai có thể thay thế được. Đó là điều mà ngành này đang rất cần.

7. Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Hiểu lầm thường thấy nhất, chính là làm sự kiện chỉ là công việc vui chơi và giải trí. Bởi lẽ, nhiều người nghĩ rằng, làm sự kiện chỉ xoay quanh việc tổ chức các buổi tiệc, hòa nhạc, hay các hoạt động vui vẻ, hào nhoáng. Ngành sự kiện sẽ luôn được tiếp xúc với người nổi tiếng, hay những người trong ngành này thì hơi “quậy” và không đáng tin.

Họ thường hiểu sai như vậy vì bề nổi của ngành sự kiện thường là những khoảnh khắc rực rỡ, thành công và sôi động. Khán giả ít thấy được những áp lực, chi tiết kỹ thuật, hay công việc đầy thử thách phía sau cánh gà. Nhưng thực tế thì, người làm tổ chức sự kiện lại là người có sự tháo vát, linh động và kỹ năng ứng phó với vấn đề một cách nhanh chóng. Vì vậy, người làm trong ngành sự kiện cũng là một người yêu/người bạn đời đáng tin cậy đó :)))

8. Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Nếu hỏi câu này vào khoảng 10 năm trước, mình sẽ không tự tin để nói rằng ngành này đủ để tự nuôi sống bản thân các bạn khi vừa ra trường. Tuy nhiên, theo mình thấy, các bạn trẻ ngày nay rất năng động, và tổ chức sự kiện cũng là một ngành không quá quan trọng về bằng cấp. Do đó, ngay cả khi các bạn còn đang là sinh viên Đại học, hãy cố gắng sắp xếp thời gian để thực tập tại các công ty tổ chức sự kiện. Sau khi ra trường, với kinh nghiệm làm nhiều sự kiện tại công ty, các bạn sẽ có nhiều tiềm năng để ứng tuyển vào các công ty lớn hơn, hoặc tiếp tục ký hợp đồng với công ty sự kiện mà bạn đã thực tập. Hiện tại, mức lương của ngành sự kiện cũng đã tăng lên khá nhiều và ổn hơn so với trước đây.

9. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Nếu các bạn muốn theo đuổi ngành tổ chức sự kiện, mình có vài lời khuyên như sau:

1. Hãy nuôi dưỡng cá tính và cảm xúc của bản thân. Hãy ghi lại tất cả cảm xúc mà bạn trải qua khi tham gia một sự kiện nào đó, hay đơn giản chỉ là một cuộc vui chơi với gia đình, bạn bè, v.v. Ngành sự kiện là ngành ưu tiên tính sáng tạo, sự tự do trong lối sống, cách suy nghĩ của các bạn.
2. Đi nhiều hơn và học nhiều hơn để tích lũy cho mình vốn sống, kinh nghiệm và trải nghiệm. Chính những kiến thức này sẽ giúp các bạn rất nhiều khi bắt đầu với nghề. Chẳng hạn như, hãy tham gia concert của các nghệ sĩ, hay tự lên kế hoạch cho mình để tham gia một sự kiện đặc biệt nào đó như Lễ hội té nước ở Thái Lan chẳng hạn.
3. Tổ chức sự kiện là một hành trình, nơi mỗi thành viên trong ekip đều góp phần tạo nên thành công chung. Dù kết quả cuối cùng ra sao, chính quá trình cùng nhau vượt qua thử thách để hiện thực hóa chương trình mới là điều đáng trân trọng nhất.