Quản lý Văn phòng

1. Thông tin cơ bản

• Tuổi: 40
• Giới tính: Nữ
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 05 năm
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
• Số giờ làm hằng tuần: 40 giờ/tuần
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh với quy mô 20 nhân viên

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho tổ chức, cho các bên liên quan?

Trách nhiệm công việc mà mình đang đảm nhiệm bao gồm toàn bộ khối vận hành văn phòng. Cụ thể:

• Quản lý và xử lý toàn bộ các công việc về hành chính, làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ.
• Lưu trữ, bảo quản, bảo mật thông tin về các dự án của công ty. 
• Tổng hợp các hoạt động và vấn đề phát sinh của công ty, chuyển sang bộ phận kế toán để xử lý.
• Công tác nhân sự: tuyển dụng, lương thưởng, BHXH.
• Xây dựng các nội quy, quy chế, biểu mẫu của công ty. Xây dựng văn hóa công ty đảm bảo sự đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, giảm thiểu những xung đột cá nhân hay giữa các bộ phận.
• Tham gia các cuộc họp với khách hàng, đảm bảo tiến độ công việc và thanh toán giữa các bên liên quan.
• Phân tích tài chính, báo cáo quản trị và tình hình hoạt động của công ty cho Ban lãnh đạo.

3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

• Khi Nam tiến và di chuyển vào TP. Hồ Chí Minh, mình muốn tìm hiểu về sự khác biệt giữa hành chính công của miền Nam và miền Bắc. Vậy nên, mình đã chuyển từ ngành kế toán sang ngành Hành chính nhân sự.
• Những người thân xung quanh không có ảnh hưởng gì tới lựa chọn công việc của mình. Họ luôn ủng hộ mọi lựa chọn của mình và sẵn sàng hỗ trợ mình khi cần thiết. Cho đến thời điểm này vẫn luôn như vậy.
• Nếu được chọn lại, mình vẫn sẽ chọn công việc này và theo học chuyên ngành Hành chính nhân sự ngay từ đầu. Khi còn học phổ thông, mình muốn theo học ngành Luật để sau này có thể làm về chuyên ngành luật hoặc đi theo khối hành chính nhân sự. Tuy nhiên, gia đình lại muốn mình theo học kế toán và định hướng từ sớm để mình thi vào khối ngành tài chính – kế toán. Mặc dù mình không hối tiếc khi học kế toán, nhưng lẽ ra mình nên học thêm mảng mình thích khi còn trẻ – lúc có nhiều thời gian để học hành.

4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Mình bắt đầu làm việc từ 9 giờ sáng và kết thúc vào lúc 18 giờ tối, nghỉ trưa khoảng 1 tiếng từ 12:30 đến 13:30. Mình làm từ thứ Hai đến thứ Sáu, nghỉ thứ Bảy và Chủ nhật. Vì vậy, công việc không có biến động quá nhiều về thời gian. Phía công ty thường không khuyến khích việc tăng ca và rất tôn trọng thời gian nghỉ ngơi của nhân viên.

5. Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

So với công việc kế toán trước đây, công việc hiện tại của mình khá thoải mái. Không còn phải quá đau đầu về những con số, nghị định, nghị quyết của Chính phủ hay những thay đổi về thuế. Vị trí mình đang đảm nhiệm cũng tự chủ về thời gian và linh hoạt trong công việc. Nhờ vậy, công suất làm việc được gia tăng, mình thường có những đề xuất với cấp trên để công ty ngày càng hoàn thiện và tối ưu hơn về hệ thống vận hành, quản lý tài chính.

6. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

• Cập nhật kiến thức thường xuyên, dù ở độ tuổi  nào hay bất kỳ vị trí nào của công việc.
• Cập nhật kịp thời các thông báo điều chỉnh, thay đổi của các bộ luật, nghị định, nghị quyết của Chính phủ liên quan đến những phần việc mình đang đảm nhiệm. Nguồn tư liệu cơ bản nhất về luật, nghị định, v.v. là Thư viện Pháp luật.
• Rèn luyện tốt kỹ năng về tin học văn phòng, sử dụng thành thạo các phần mềm cần thiết cho mảng hệ thống mình đang phụ trách.
• Cẩn trọng, tỉ mỉ.
• Giao tiếp tốt, ứng xử linh hoạt, quản lý, tổ chức khoa học.
• Các chương trình học có thể tham khảo: chương trình SHRM của US, PACE hoặc Talentnet.

7. Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Những gì em đang có sẽ quyết định “giá” của em ở thị trường lao động. Em sẽ là người hiểu rõ nhất kiến thức, kinh nghiệm, giá trị mà bản thân mình đang có có thể nuôi sống em hay không. Khi em mới ra trường, còn trẻ và nhiều nhiệt huyết, thì nên chịu khó học hỏi, tích lũy thêm những kiến thức, kinh nghiệm, trải nghiệm thực tế. Dần dần, khi tích lũy đủ thì em sẽ tìm thấy được câu trả lời cho mình. “Thiên lý chi hành, thủy vu túc hạ” – Ai cũng bắt đầu từ những bước chân đầu tiên để theo đuổi những ước mơ và thành công mà mình mong muốn đạt được.

8. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

• Chịu khó học hỏi, tiếp nhận kiến thức, không ngại khó, không ngại vất vả. 
• Thái độ tiếp thu điềm đạm, cầu thị.

9. [Dành cho anh/chị đã làm 2 công việc khác nhau trở lên] Vì sao anh/chị chuyển việc? 

Trước khi bén duyên với ngành này, mình có một khoảng thời gian làm Kế toán, khởi điểm từ Kế toán tổng hợp lên Kế toán trưởng. Sau những ngày tháng “số má” cùng bao mùa báo cáo tài chính, mình muốn bứt ra và rẽ sang ngành khác. Như “tín hiệu vũ trụ đáp lời”, lúc mình muốn thay đổi là lúc có đơn vị mở tuyển cho vị trí mà mình đang tìm kiếm. Ngay lập tức, mình nộp hồ sơ và đậu phỏng vấn để tham gia vào công ty với công việc mới.

Có thể miêu tả sơ bộ rằng, nếu trước kia công việc chỉ là hóa đơn, hợp đồng, số liệu và báo cáo số liệu thì nay mở rộng hơn. Về số liệu, báo cáo thuần về mảng kế toán được rút bớt lại vì đã có bộ phận Kế toán phụ trách. Công việc mới với các phần việc khác rộng hơn, tập trung vào phần số liệu tài chính của công ty, đi sâu vào phân tích, định hướng hơn là làm chi tiết hạch toán kế toán.

Sự thay đổi công việc cũng giúp cho thu nhập của mình tốt hơn, kiến thức cho các lĩnh vực khác cũng phong phú hơn, thời gian làm việc ổn định, không bị ảnh hưởng quá nhiều với thời gian cá nhân.

10. [Dành cho anh/chị đã làm 2 công việc khác nhau trở lên] Anh/chị đã chuẩn bị như thế nào cho bước chuyển đổi công việc của mình (kiến thức, kỹ năng, quan hệ xã hội, tài chính,..)?

Thực ra, khi còn làm mảng thuần kế toán thì mình cũng vẫn gặp một số nghiệp vụ của các bộ phận khác như hành chính, nhân sự (vẫn cần xem lại các hợp đồng, báo giá, v.v.) nên khi chuyển đổi công việc, mình không thấy có khó khăn hay trở ngại gì nhiều. Việc chuyển đổi này khiến mình thấy tốt hơn, cả về thu nhập và thời gian làm việc cùng thời gian nghỉ ngơi được sắp xếp hợp lý, không quá căng thẳng. Tất nhiên, công việc nào cũng sẽ có thử thách, tuy nhiên, mình biết cách đối mặt và xử lý các thách thức công việc trong lĩnh vực mới này với tâm lý không quá căng thẳng như trước kia.