Quản lý dây chuyền sản xuất

 

Thông tin căn bản

  • Tuổi: 33
  • Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 10.5 năm, với 2.5 năm ở vị trí hiện tại
  • Trình độ học vấn & chuyên ngành: Kỹ sư Điện 
  • Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): kỹ năng mềm như: giao tiếp hiệu quả, 7 thói quen hiệu quả, quản lý thời gian,… và chuyên ngành quản trị sản xuất do PACE cấp
  • Số giờ làm hằng tuần: 40 giờ
  • Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): công ty trách nhiệm hữu hạn có vốn đầu tư nước ngoài, quy mô trên 400 nhân viên

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

Trách nhiệm chính của một người quản lý trong môi trường sản xuất là dẫn dắt đội ngũ nhân viên đạt được mục tiêu của tổ chức – mục tiêu mà ban giám đốc đề ra hàng năm và các mục tiêu dài hạn.

  1. Về cơ bản khi bước vào môi trường sản xuất thì yếu tố con người là quan trọng nhất. Chúng ta phải duy trì môi trường làm việc an toàn để nhân viên thực hiện công việc tốt. Chia sẻ thật với các bạn trẻ thì văn hoá làm việc – cách thức tư duy, tác phong làm việc – của các bạn Việt Nam còn rất thiếu kiến thức, tư duy về an toàn lao động. Các bạn thường làm việc không tuân thủ yêu cầu an toàn lao động nên hầu như tai nạn lao động xảy ra hàng ngày trên cả nước. Do các bạn chưa nhận thức được mối nguy hiểm xảy ra và thiệt hại sau tai nạn sẽ ảnh hưởng tới bản thân và gia đình họ như thế nào. Ngoài ra, tính kỷ luật của chúng ta còn chưa tốt do chúng ta quen nền sản xuất nông nghiệp – thích làm gì thì làm, không quen gò bó giờ giấc công nghiệp và đem lối sống thiếu kỷ luật vô công nghiệp sẽ tạo ra nguy cơ làm việc không an toàn và thiếu hiệu quả công việc. 
  2. Thứ hai là, sản xuất các sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng mà khách hàng mong đợi. Thực tế trong môi trường công nghiệp ngày nay thì mỗi người vận hành sản xuất cũng sẽ là nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm tại khu vực mình làm việc, chịu trách nhiệm trên sản phẩm mình tạo ra. Do các bạn làm việc dựa vào năng suất, số lượng sản phẩm làm ra nên một số bạn sẽ không quan tâm tới chất lượng mà chấp nhận các sản phẩm lỗi tới tay khách hàng gây thiệt hại lâu dài. Do đó, vai trò trưởng bộ phận sản xuất cần nâng cao tư duy chịu trách nhiệm về sản phẩm do các bạn sản xuất. Tạo văn hoá chịu trách nhiệm là đề cao tư duy chất lượng trên sản phẩm và tinh thần dám nhận trách nhiệm, thoải mái chia sẻ khi có lỗi và cách học hỏi từ thất bại. Thực tế vấn đề này sẽ khó khăn do tâm lý con người luôn muốn trình bày thành công và che dấu thất bại, sai lầm và lỗi do mình gây ra. Cách thức bạn huấn luyện, xây dựng đội ngũ tạo ra văn hoá tại doanh nghiệp.
  3. Quản lý chi phí sản xuất, tạo ra sản phẩm với chi phí tối ưu hoá. Chi phí được gọi là tối ưu hoá sẽ khác chi phí rẻ, do tối ưu hoá phụ thuộc vào sản phẩm chúng ta là gì, khách hàng mục tiêu của sản phẩm là ai, cơ cấu giá thành một sản phẩm có rất nhiều yếu tố: tiền nghiên cứu phát triển, máy móc, nguyên vật liệu,… Để cho các bạn dễ hình dung, anh sẽ nói công thức đơn giản như sau:

Giá thành 1 sản phẩm = nguyên vật liệu + chi phí nhân công trực tiếp + chi phí máy móc + điện + nước + chi phí nhà thầu + các yếu tố khác như chi phí thuê chuyên gia, văn phòng phẩm, chi phí lương cho các bộ phận hỗ trợ như nhân sự, an toàn, kỹ thuật, logistic, chất lượng…

Các chi phí máy móc, điện, nước tùy thuộc vào sự đóng góp bao nhiêu phần trăm của yếu tố đó tới giá thành sản phẩm thì sẽ quyết định quản lý chi phí đó. Nguyên tắc 80/20 sẽ quyết định chọn 20% các chi phí mà tạo ra 80% giá thành sản phẩm

Là một nhà quản lý sản xuất, các bạn sẽ được giao quản lý các chỉ tiêu này và nhiệm vụ sẽ phải giảm các chỉ tiêu này bằng các hành động cải tiến, quản lý sự hao hụt, các yêu cầu để đạt mục tiêu của tổ chức mà ban giám đốc nhà máy đề ra. Thực tế, các mục tiêu này rất khó hoàn thành nhưng không phải không thể. Với vai trò quản lý này, bạn cần phải họp với đội ngũ nhân viên thường xuyên – cùng ngồi lại xem xét và đề ra các chiến lược và các hành động để có thể đạt mục tiêu – các chiến lược phải làm liền ngay sau khi nhận mục tiêu – thông thường là tháng một hàng năm. Vai trò quản lý phải đo lường, theo dõi các mục tiêu, kiểm soát điều chỉnh định kỳ – hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý tuỳ thuộc từng mục tiêu.

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Mình xuất thân từ một kỹ sư điện công nghiệp, nhưng lại đi làm kỹ sư điện tự động tại nhà máy do lúc đó mục tiêu của mình là kiếm được công việc sau khi ra trường. Vì mình không nằm trong “những tinh tú” nên phải tự “bơi” nhiều hơn. Mình học được từ một người anh: “giai đoạn này em cần kinh nghiệm, lương thì cần nhưng muốn cao thì không có, nên đi làm chỗ tốt lương thấp cũng được nhưng học được kinh nghiêm, cách làm việc, văn hóa công ty…”. Theo đó, lương kỹ sư mới ra trường sẽ thấp hơn các cử nhân kinh tế. Và mình bắt đầu đi làm với mục tiêu là tìm được một công việc phù hợp ngành mình học và học hỏi kinh nghiệm để phát triển hơn. Với vai trò kỹ sư điện tự động nhà máy, mình thấy máy móc thì cũng hay nhưng mình thích làm việc với con người hơn do con người có rất nhiều “thứ hay và không hay” còn máy móc đã lập trình sao thì làm như thế.

Mình có thể chia sẻ mục tiêu nghề nghiệp của mình một chút:

  • 5 năm đầu tiên mới ra trường, mục tiêu lương 1000$ / tháng
  • 5 năm kế tiếp lương là 2000$ / tháng

Mục tiêu 5 năm đầu mình đạt được trong 3,5 năm và mình tiếp tục mục tiêu 5 năm kế tiếp. Trong quá trình xác định các hành động để chạm đến mục tiêu thứ hai (2000$/tháng), mình nhận thấy phải từ cấp bậc “team leader” trở lên. Do đó, mình tiếp tục xác định mục tiêu kế tiếp là lên làm quản lý. Mình may mắn từng làm việc một sếp tốt, anh đã tư vấn giúp mình “làm sao một kỹ sư điện lên làm quản lý”.

Để chứng minh mình có năng lực quản lý trong khi chưa là quản lý, mình nghĩ nó cũng giống câu hỏi mà thời sinh viên mình từng hỏi: “Làm sao chưa đi làm mà các công ty tuyển dụng yêu cầu có ít nhất 1 năm kinh nghiệm”. Và mình khám phá câu trả lời kinh điển đó là “kinh nghiệm do em đã làm những công việc tương tự khi thời sinh viên”. Do đó, để có kinh nghiệm làm quản lý mà chưa từng làm quản lý ai đó là gây ảnh hưởng người khác/ tổ chức và quản lý công việc. 

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

08:00 – …Liệt kê công việc và các cuộc họp sẽ diễn ra trong ngày.
Họp hàng ngày với team máy và các bộ phận liên quan: Đề ra các hành động để xử lý các sự cố tồn đọng
Đi kiểm tra thực tế máy móc: safety (an toàn), quy trình 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng), kiểm tra máy và trao đổi với các thành viên trong nhóm để nắm thông tin chính xác
Kiểm tra lại tiến độ công việc đề ra sau buổi họp hàng ngày và cập nhật
Triển khai các công việc mà buổi sáng chúng ta đề ra
Tham gia các cuộc họp khẩn cấp, các cuộc họp ít quan trọng sẽ từ chối
Ghi chúƯu tiên: Yếu tố khẩn cấp, kế hoạch đề ra.

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

Thực tế, hãy xem công việc là cuộc sống. Mỗi ngày trôi qua có nhiều điều chúng ta thấy mới mẻ và có những khó khăn. Điều mình yêu thích nhất là văn hóa làm việc chia sẻ và luôn có nhiều điều để học. Đó là thấy ai cũng vui vẻ làm việc và cùng nhau đạt mục tiêu đề ra, giúp tổ chức ngày càng tốt hơn và niềm vui khi thấy mọi nhân viên đều vui vẻ làm việc và tiến bộ hơn mỗi ngày.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Thích nhất là làm việc với mọi người, nhưng khi làm với một số người có quan điểm cũng như cách làm việc không phù hợp thì thỉnh thoảng cũng có những xung đột, mâu thuẫn trong công việc. Đối với mình, hành vi không trung thực, nói xấu sau lưng người khác… khiến mình không thích chút nào.

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Công việc hiện tại của mình có vai trò kỹ thuật chiếm khá cao, 50/50 những kiến thức quản lý về sản xuất là phải biết nhiều; hiểu về quản trị, quản lý chất lượng, chuỗi cung ứng, nhân sự, tài chính… cũng cần nắm cơ bản. Ngoài ra, cần biết về các phương pháp giải quyết vấn đề: “5 why”, “fishbone”, “80/20”… (để hiểu rõ hơn các phương pháp này, các bạn có thể tự tìm hiểu trên google, hoặc đọc sách) cũng như các biểu đồ chất lượng, quản lý chi phí …

  • Quản lý công việc hiệu quả: lên kế hoạch, xây dựng chiến lược, cập nhật kế hoạch,
  • Quản lý nhân sự: các kỹ năng quản lý đội ngũ
  • Thái độ: quản trị bản thân, liên tục cải tiến, hòa đồng… 
  • Các kỹ năng mềm thì rất nhiều … 

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Câu thường nghe nhất là mấy anh sản xuất “rối – tào lao – ẩu”. Nói chung cái gì không tốt cũng đều do bên sản xuất. Thực tế, công việc sản xuất là “đầu ra” của nhà máy nên nó liên quan tất cả các bộ phận khác, và thường xuyên tương tác các phòng ban khác nơi mà mục tiêu khác nhau. 

Đơn giản mỗi bộ phận có mục tiêu khác nhau và ngôn ngữ khác nhau nên khi tương tác đôi khi không hiểu đúng về nhau. Để làm quản lý sản xuất bạn cần có nhiều kiến thức cơ bản của các ngành đó để có thể giao tiếp được. 

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Trước khi trả lời câu hỏi này chúng ta cần xác định nhu cầu ăn uống, giá trị tinh thần chúng ta mong đợi là gì? Nếu chỉ là mức cơ bản của “thể lý” (physiological) – thức ăn, nước uống, nơi trú ngụ, tình dục, bài tiết, thở, nghỉ ngơi với mức sống trung bình của xã hội thì công việc này có thể nuôi sống các bạn.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Hãy xác định mục tiêu của các em càng sớm càng tốt. Người thành công sớm hay muộn là tự nhận thức vai trò của mình càng sớm càng tốt.

Nếu đã xác định mục tiêu của mình hãy đề ra các hành động cụ thể để đạt mục tiêu đó. Học từ nhà trường các kỹ năng cho cuộc sống và đừng nghĩ sau này ra trường sẽ học. Hãy tạo lợi thế cạnh tranh của chúng ta trước hàng ngàn bạn kỹ sư, cử nhân mới ra trường. 

Sách là nguồn tài liệu tốt để chúng ta có thể nhận thức sớm hơn. Hãy tìm kiếm cho mình một người thầy – khi học trò sẵn sàng thì người thầy sẽ đến; Và người bạn của chúng ta, những người có cùng quan điểm sẽ giúp chúng ta tốt hơn.

Các bạn có thể tham khảo một số sách:

  • “Đúng việc” của thầy Giản Tử Trung – mức độ khó hơi cao
  • “7 Thói quen hiệu quả” – Stephen R. Covey
  • “Thiết kế cuộc đời thịnh vượng” – Thái Phạm