Phó phòng – Phòng Tuân thủ

1. Thông tin cơ bản

• Tuổi: 33
• Giới tính: Nữ
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 7 năm (Tuân thủ), trước đó có 3 năm trong lĩnh vực Pháp chế
• Trình độ học vấn và chuyên ngành: Cử nhân Luật – Chuyên ngành Luật Thương mại Quốc tế, Trường Đại học Kinh tế – Luật, Đại học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh
• Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): Hoàn thành lớp đào tạo nghề Luật sư, đang trong thời gian tập sự
• Số giờ làm hằng tuần: 49 tiếng/ tuần
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): Tổ chức tài chính, quy mô khoảng 500 người

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho tổ chức, cho các bên liên quan?

Trách nhiệm của tôi thuộc tuyến phòng thủ thứ 2 của công ty và bảo đảm việc tuân thủ của các phòng ban trong công ty. Các tổ chức tài chính và các tập đoàn đa quốc gia có hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình 3 tuyến phòng thủ. Theo đó:

• Tuyến phòng thủ thứ nhất: là tất cả các phòng ban thực hiện nghiệp vụ phục vụ hoạt động kinh doanh. Ví dụ: phòng Vận hành, phòng Nhân sự, phòng Tài chính – Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Kỹ thuật, phòng Pháp chế, v.v. Trong quá trình thực hiện chức năng phục vụ việc kinh doanh, các phòng ban này cần có các quy trình, cơ chế kiểm tra kết quả công việc, bảo đảm việc quản trị rủi ro. 
• Tuyến phòng thủ thứ hai: là các phòng ban có chức năng kiểm tra – kiểm soát tuyến phòng thủ thứ nhất, thường bao gồm: phòng Tuân thủ và phòng Quản trị rủi ro. Các phòng ban này có nhiệm vụ chính trong việc kiểm tra – kiểm soát các hoạt động của tuyến phòng thủ thứ nhất. Tùy vào việc tổ chức và phân công, việc kiểm tra – kiểm soát này có thể thực hiện trước/ trong/ sau dự án hoặc hoạt động vận hành. Ngoài ra, khi các cơ quan Nhà nước có cập nhật/ ban hành quy định mới có liên quan đến hoạt động công ty, phòng Tuân thủ còn có nhiệm vụ phổ biến các quy định pháp luật đến các phòng ban liên quan và đánh giá mức độ tuân thủ của công ty để đề xuất các biện pháp khắc phục phù hợp.
• Tuyến phòng thủ thứ ba: là phòng Kiểm toán nội bộ – nơi có chức năng kiểm tra tất cả hoạt động của tuyến thứ nhất và tuyến thứ hai. 

Cụ thể, phòng Tuân thủ có các nhiệm vụ chính:

• Đánh giá rủi ro tuân thủ ở giai đoạn bắt đầu để bảo đảm các dự án được thực hiện.
• Giá trị đóng góp của các Chuyên viên Tuân thủ không nằm ở việc trực tiếp gia tăng doanh số kinh doanh, mà nằm ở việc quản trị các rủi ro có thể xảy đến cho công ty. Những rủi ro này có thể ảnh hưởng đến danh tiếng cũng như khả năng hoạt động kinh doanh bình thường. Ví dụ, việc doanh nghiệp vi phạm một số quy định pháp luật liên quan mà không được phát hiện kịp thời có thể dẫn đến các khủng hoảng truyền thông, cũng như các chế tài từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Nghề tuân thủ không quá phổ biến tại môi trường Đại học cũng như THPT. Việt Nam không có chuyên ngành đào tạo thiên về tuân thủ, mà các cá nhân theo nghề tuân thủ thường chuyển từ công việc Pháp chế, Kiểm toán nội bộ, Tài chính, hoặc Quản trị rủi ro.

Tôi bắt đầu công việc Chuyên viên Tuân thủ sau 03 năm làm việc về Pháp chế. Tại thời điểm tìm kiếm một công việc liên quan đến Pháp chế, tôi đã tìm được một vị trí liên quan đến Kiểm soát tuân thủ tại một công ty tài chính có tiếng tại thị trường Việt Nam. Để thử sức mình, tôi đã tham gia phỏng vấn và nhận thấy đây là một công việc khá thách thức và thú vị. Vì vậy, đây trở thành nơi tôi đặt nền móng đầu tiên cho nghề tuân thủ.

4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Công việc tuân thủ xoay quanh hai hoạt động chính: Nghiên cứu và đàm phán.

Công việc nghiên cứu chủ yếu xoay quanh việc phân tích các dữ liệu, phân tích văn bản pháp luật, tìm ra những điểm có thể xảy ra rủi ro tuân thủ hoặc đã có vi phạm tuân thủ. Từ đó, thực hiện trao đổi đàm phán với các phòng ban liên quan để có những hành động sửa chữa và khắc phục kịp thời. Việc nghiên cứu được thực hiện độc lập bởi chuyên viên phụ trách cho từng dự án. 

Công việc đàm phán thường được thực hiện qua email hoặc các cuộc họp trực tiếp. Ngoài ra, trong một số trường hợp khi bộ phận Tuân thủ và phòng ban liên quan không đạt được thỏa thuận chung về các công việc khắc phục, bộ phận Tuân thủ sẽ cần thực hiện việc báo cáo lên cấp cao hơn..

5. Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

Công việc này rèn luyện cho tôi khả năng tư duy phản biện và khả năng xử lý, phân tích dữ liệu. Đồng thời, công việc này cũng cho tôi những góc nhìn khác nhau giữa bộ phận Pháp chế Tuân thủ và góc nhìn của bộ phận Kinh doanh. Từ đó, bộ phận Pháp chế Tuân thủ cần đưa ra những phương án, giải pháp nhằm bảo đảm tính tuân thủ của công ty, đồng thời không quá hạn chế việc kinh doanh bình thường của công ty.

Ngoài ra, hiện tại công việc tuân thủ trên thị trường lao động không quá phổ biến. Tình trạng khan hiếm này đến từ các lý do sau:

• Một là khan hiếm về nguồn cung nhân lực, do công việc này vẫn chưa được nhiều người biết đến.
• Hai là không phải công ty nào cũng thiết kế bộ phận Tuân thủ. Bộ phận Tuân thủ thường được xây dựng trong các tập đoàn đa quốc gia hoặc các tổ chức tài chính.

Vì thế, một trong những điểm tôi yêu thích ở công việc này là thu nhập ổn và môi trường làm việc thử thách.

6. Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Công việc tuân thủ sẽ không dành cho những cá nhân có tính cách dĩ hòa vi quý, hay muốn tạo mối quan hệ luôn luôn vui vẻ với các đồng nghiệp tại công ty. Bộ phận Tuân thủ luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình là cần bảo đảm việc tuân thủ của công ty, trong đó sẽ luôn bao gồm việc phát hiện sai phạm từ các phòng ban liên quan. Vì vậy, ở rất nhiều trường hợp, bộ phận Tuân thủ cần phải chấp nhận việc các phòng ban liên quan bảo thủ, không chia sẻ hoặc cung cấp thông tin. 

Bộ phận Tuân thủ cần có kỹ năng giao tiếp để làm việc cùng các phòng ban liên quan, giúp họ hiểu được rằng những việc mà bộ phận Tuân thủ đang làm là để giúp đỡ cho công việc hằng ngày của họ bảo đảm tuân thủ với quy định pháp luật và quy định nội bộ công ty.

7. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v.)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Về kiến thức:

• Công việc tuân thủ cần kiến thức về pháp luật. Vì vậy, đa số những chuyên viên làm việc ở bộ phận Tuân thủ thường có bằng Cử nhân ngành Luật. 
• Công việc tuân thủ vẫn cần các kỹ năng về xử lý dữ liệu. 

Vì vậy, những chuyên viên có bằng Cử nhân ngành Luật cần phải trau dồi thêm về kỹ năng phân tích và xử lý dữ liệu, đặc biệt là Excel. Ngược lại, với những chuyên viên tốt nghiệp từ các ngành liên quan đến Tài chính hoặc Kiểm toán thì sẽ cần trau dồi thêm tư duy pháp lý và kiến thức về pháp luật. 

Về kỹ năng: 

• Thứ nhất, công việc tuân thủ thường có ở các tập đoàn đa quốc gia, vì vậy kỹ năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh là một kỹ năng cần có.
• Thứ hai, công việc tuân thủ bao gồm nghiên cứu và phân tích dữ liệu, vì vậy kỹ năng Tin học văn phòng, nhất là phân tích dữ liệu cần được đáp ứng.
• Thứ ba, kỹ năng giao tiếp và thuyết phục đối phương cần được trau dồi.

Về thái độ: 

• Công việc yêu cầu thái độ cầu thị, tư duy rõ ràng, thống nhất và cách làm việc minh bạch. 
• Để thăng tiến, mỗi người cần trau dồi thêm về tư duy phân tích để tìm ra những rủi ro về tuân thủ, hoặc đề xuất những phương án có giá trị, vừa bảo đảm tuân thủ, vừa không gây ảnh hưởng đến việc kinh doanh. Những kỹ năng này cần được học, tiếp thu và cải thiện qua quá trình làm việc.

8. Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Công việc tuân thủ còn khá mới lạ nên đa số mọi người sẽ không rõ giữa Tuân thủ – Pháp chế – Kiểm toán. Lý do như tôi đã giải thích ở câu 2 về môi trường và đặc điểm của công việc này.

9. Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Đa số các tin tuyển dụng công việc tuân thủ thường sẽ yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm tối thiểu từ một năm trở lên. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những doanh nghiệp tạo điều kiện cho các bạn mới ra trường được làm công việc tuân thủ qua các hình thức như: thực tập hoặc nhân viên chưa có kinh nghiệm. 

Vì vậy, tùy vào kinh nghiệm của các bạn, công việc tuân thủ vẫn có thể giúp các bạn tự nuôi bản thân khi mới ra trường. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, các bạn cần làm công việc này tại mỗi công ty tối thiểu hai năm, vì công việc tuân thủ là công việc đòi hỏi kinh nghiệm nhiều năm tại một tổ chức. Việc các bạn nghỉ việc sau mỗi một năm sẽ được xem là dấu hiệu không ổn đối với các đơn vị tuyển dụng công việc về tuân thủ sau này.

10. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này??

• Hãy không ngừng học hỏi và thử thách bản thân ở các ngành nghề lĩnh vực khác nhau.
• Trau dồi ngoại ngữ (tiếng Anh), nếu có thể nên thêm ngoại ngữ 2 (tiếng Trung/ Hàn).
• Trau dồi thêm kỹ năng phân tích dữ liệu bên cạnh kỹ năng về nghề nghiệp.