Trưởng phòng Dịch vụ sinh viên

1. Thông tin cơ bản

• Tuổi: 32 tuổi
• Giới tính: Nữ
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 7 năm
• Trình độ học vấn và chuyên ngành: Đại học Quốc gia Hà Nội – Chuyên ngành Quản trị kinh doanh
• Số giờ làm hằng tuần: 44 giờ
• Loại hình & quy mô công ty: Một chương trình liên kết quốc tế có cơ sở (campus) tại 4 tỉnh thành lớn ở Việt Nam

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho tổ chức, cho các bên liên quan?

Trách nhiệm chính đối với công việc hiện tại:

• • Thực hiện các công việc hỗ trợ sinh viên: hỗ trợ về học phí, giấy xác nhận sinh viên, các thủ tục liên quan tới chuyển tiếp, bảo hiểm y tế
  • Tổ chức các sự kiện sinh viên: tổ chức khai giảng, cuối kỳ, vinh danh, các buổi Ngày hội việc làm (Career fair), sự kiện CLB sinh viên
  • Thực hiện công tác hỗ trợ học vụ: hỗ trợ đăng ký môn, xử lý hồ sơ nhập học, hướng dẫn sinh viên xét miễn môn khi chuyển ngang
  • Hỗ trợ giải đáp, tư vấn cho phụ huynh

3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Đồng hành cùng nhà trường ngay từ những ngày đầu triển khai dự án tại Việt Nam, tôi bắt đầu với vai trò cán bộ tuyển sinh. Sau một thời gian làm việc, nhận thấy phong cách làm việc của tôi phù hợp hơn với việc hỗ trợ và đồng hành cùng sinh viên, Ban Giám hiệu đã điều chuyển tôi sang vị trí Dịch vụ sinh viên ngay trong năm đầu tiên trường đi vào hoạt động.

Đây không phải là lần đầu tiên tôi làm công việc trong lĩnh vực dịch vụ sinh viên, vì vậy tôi nhanh chóng thích nghi và nắm bắt yêu cầu của vị trí. Nhờ phong cách làm việc cẩn trọng, tỉ mỉ và tinh thần trách nhiệm, tôi là một trong những nhân sự đầu tiên được giao nhiệm vụ xây dựng và phát triển bộ phận này. Thách thức lớn nhất khi đó là bộ phận còn rất mới, chưa có quy trình vận hành hay quy định cụ thể. Tôi chủ động nghiên cứu, học hỏi từ các cơ sở khác trong cùng hệ thống, đồng thời phối hợp với các phòng ban liên quan để từng bước xây dựng quy trình làm việc, hoàn thiện các quy chế.

Sau bảy năm gắn bó với nhà trường, cùng với những kinh nghiệm tích lũy và sự nỗ lực không ngừng trong công việc, tôi đã được tin tưởng giao đảm nhiệm vị trí Trưởng phòng Dịch vụ sinh viên.

4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

5. Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

Điều tôi yêu thích nhất ở công việc hiện tại là được chủ động trong phạm vi trách nhiệm của mình và có cơ hội vận hành, cải tiến những quy trình mà tôi đã cùng xây dựng từ những ngày đầu. Vì bộ phận Dịch vụ sinh viên đóng vai trò là một mắt xích quan trọng trong hoạt động chung của nhà trường, công việc của tôi có sự kết nối và phối hợp thường xuyên với lãnh đạo cũng như nhiều phòng ban khác.

Bên cạnh đó, vị trí hiện tại mang lại sự ổn định và phù hợp với định hướng phát triển nghề nghiệp của tôi. Công việc giúp tôi tiếp tục phát huy kinh nghiệm, nâng cao chuyên môn và có cơ hội đóng góp vào sự phát triển chung của nhà trường.

6. Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Điều tôi chưa thích nhất ở công việc hiện tại là công việc yêu cầu sử dụng nhiều kỹ năng xã hội và thường xuyên làm việc với nhiều người. Với tính cách cá nhân, việc duy trì các hoạt động giao tiếp thường xuyên đôi khi khiến tôi cảm thấy tiêu hao nhiều năng lượng.

7. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Công việc này cần sử dụng rất nhiều kỹ năng xã hội như:

• Kỹ năng giao tiếp vì phải làm việc chính với con người như sinh viên, phụ huynh, đồng nghiệp trong phòng và các phòng ban khác
• Làm việc nhóm từ nhóm nhỏ là trong phòng ban và các nhóm lớn hơn khi tôi là người chịu trách nhiệm chính trong các quyết định nhập học của sinh viên
• Kỹ năng điều phối công việc cho các nhân sự khác trong team, quản lý thời gian, tiến độ 
• Xử lý các thủ tục hành chính, giấy tờ, thanh toán

Nếu muốn phát triển thêm hay thăng tiến trong công việc này, điều cần làm là:

• Phát triển kênh kết nối với doanh nghiệp để hợp tác thêm cho Ban dịch vụ sinh viên, nhắm đến mục tiêu phát triển nghề nghiệp cho sinh viên

8. Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Mọi người sẽ nghĩ phòng dịch vụ sinh viên sẽ chỉ hỗ trợ các vấn đề giải đáp thắc mắc của sinh viên. Nhưng vị trí này còn cần làm nhiều các công việc giấy tờ, quản lý hồ sơ, quy trình, nên cần các bạn có tính cẩn thận và tỉ mỉ.

9. Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Công việc này tạo nguồn tài chính ổn định cho tôi, vì thuộc khối văn phòng nên sẽ có thưởng cuối năm không dựa vào kết quả tuyển sinh.

10. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Công việc này không yêu cầu một chuyên môn quá sâu ở một lĩnh vực cụ thể, nhưng đòi hỏi người làm phải có sự cẩn thận, khả năng làm việc theo quy trình, đặc biệt là kỹ năng làm việc với con người và tư duy dịch vụ.

Tuy nhiên, để phát triển lên các vị trí cao hơn như giám đốc, các vị trí điều hành trong trường hoặc chuyển sang các bộ phận chuyên môn khác như đào tạo, kết nối doanh nghiệp, sẽ có những giới hạn nhất định vì các vị trí này thường yêu cầu kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu trong từng lĩnh vực riêng.

Bên cạnh đó, nếu không có sự kiên nhẫn trong quá trình làm việc với sinh viên và phụ huynh, sẽ rất khó để có thể thực hiện tốt vai trò của vị trí này.