Tác giả: Karen Chopra
Các chuyên viên hướng nghiệp độc lập kiếm tiền bằng cách bán thời gian của họ. Khi một chuyên viên độc lập gặp thân chủ hoặc cung cấp khóa đào tạo, họ sẽ được trả công. Do đó, một người hành nghề độc lập thành công cần tính lũy càng nhiều giờ làm việc với thân chủ càng tốt. Nhiều chuyên viên độc lập, dù mang lại giá trị lớn cho khách hàng, vẫn chưa được trả công xứng đáng. Việc thiết lập các chính sách cơ bản tại văn phòng sẽ giúp đảm bảo rằng họ được chi trả hợp lý cho công việc của mình.
Vậy phải chăng điều này có nghĩa là việc hành nghề độc lập phải yêu cầu quẹt thẻ tín dụng trước khi soạn email, hoặc phải tính phí thân chủ cho từng phút đồng hồ làm việc cùng họ? Không phải vậy. Tuy nhiên, việc xây dựng một bộ quy định chính sách chặt chẽ có thể giúp chuyên viên xác định ranh giới về thời gian của họ và duy trì nguồn thu ổn định. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người hành nghề độc lập, bởi các chính sách rõ ràng sẽ giúp họ đưa ra quyết định về cách sử dụng thời gian, đồng thời vẫn giữ cho việc hành nghề hoạt động có lãi.
Chính sách hủy hẹn hiệu quả
Những lần hủy hẹn vào phút chót có thể gây xáo trộn nghiêm trọng đến dòng tiền thu nhập. Một chính sách hủy hẹn rõ ràng, dễ thực thi có thể giúp ngăn ngừa tổn thất thu nhập. Yêu cầu thông báo hủy hẹn trước ít nhất 24 giờ là mức tối thiểu. Thời gian thông báo trước 48 hoặc thậm chí 72 giờ sẽ giúp chuyên viên có đủ thời gian để lấp đầy chỗ trống cho buổi hẹn đó. Nếu thân chủ hủy sau thời điểm cho phép, chuyên viên hướng nghiệp nên thu đủ phí cho buổi hẹn bị hủy trễ này.
Chính sách hủy hẹn nên được nêu rõ ràng trong bản cam kết đồng thuận và chuyên viên hướng nghiệp cũng cần giải thích trực tiếp chính sách này với thân chủ trong buổi gặp đầu tiên. Là những người làm trong ngành giúp đỡ, các chuyên viên có thể tạo ra những ngoại lệ giới hạn đối với chính sách hủy hẹn nhằm hỗ trợ thân chủ trong thời điểm khủng hoảng. Những trường hợp ngoại lệ có thể bao gồm việc miễn phí hủy hẹn trong các tình huống khẩn cấp, ví dụ như khi thân chủ hoặc thành viên trong gia đình cần gọi xe cấp cứu hoặc nhập viện. Khi có một chính sách rõ ràng được áp dụng, chuyên viên hướng nghiệp sẽ ít có nguy cơ bị mất thu nhập do những lần hủy hẹn vào phút cuối.
Công Việc Ngoài Giờ Hẹn Với Thân Chủ
Hỗ trợ miễn phí cho thân chủ sau buổi hẹn hoặc giữa các buổi làm việc có thể không được xem là vấn đề cho đến khi ta tính toán kỹ. Với mức phí 200 đô la mỗi giờ, chỉ cần dành 15 phút làm việc sau phiên cho 10 thân chủ mỗi tuần sẽ khiến bạn mất 500 đôla thu nhập, tương đương 2 tiếng rưỡi làm việc với thân chủ. Người hành nghề nên xây dựng một hệ thống để xử lý hầu hết các công việc theo dõi (follow-up) trong chính phiên làm việc đã được lên lịch với khách. Ghi chú về các việc cần theo dõi như tài liệu, tài nguyên hoặc các chủ đề đã trao đổi trong phiên nên được tổng hợp thành một tài liệu có thể photo và đưa cho thân chủ vào cuối buổi hoặc gửi qua email ngay sau khi kết thúc phiên. Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cần làm sau phiên. Các công cụ AI ghi âm và chép lời mới hiện nay cũng có thể giúp cung cấp cho khách một bản ghi lại buổi làm việc mà không cần người hành nghề phải tốn thêm thời gian để soạn thảo lại. Mục tiêu là không còn việc gì phải làm sau khi buổi làm việc kết thúc.
Thời gian gọi điện hoặc gửi email ngoài giờ tư vấn thường bị bỏ qua. Phần lớn các chuyên viên không thu phí cho những cuộc gọi hoặc email ngắn. Tuy nhiên, những cuộc gọi kéo dài hơn 10 đến 15 phút, hoặc những email đòi hỏi phản hồi dài hơn một hai câu, thì nên có mức phí tương ứng.
Việc xây dựng chính sách cho các cuộc gọi và email, và nêu rõ điều này trong bản đồng thuận thông tin sẽ giúp các chuyên viên hướng nghiệp không mất hàng giờ làm việc không lương cho những cuộc gọi hay email lẽ ra nên được thực hiện trong phiên làm việc chính thức. Bên cạnh chính sách rõ ràng, chuyên viên hướng nghiệp còn có thể tận dụng công cụ công nghệ như phần mềm đặt lịch hẹn, giúp thân chủ biết rõ chi phí cho thời gian mà họ yêu cầu. Việc tự động hóa khâu thanh toán cho các buổi hẹn và cuộc gọi cũng giúp giảm thiểu thời gian phát sinh cho các công việc ngoài giờ tư vấn.
Các cuộc gọi tiếp nhận kéo dài không hồi kết cũng là nguyên nhân gây thất thoát thu nhập. Thân chủ nên được tạo điều kiện để trao đổi ngắn gọn với chuyên viên hướng nghiệp trước khi quyết định tham gia phiên tư vấn có phí. Các cuộc gọi giới thiệu miễn phí nên giới hạn trong khoảng 15–20 phút. Việc lên lịch các cuộc gọi này theo từng cụm thời gian hoặc ngay trước một cam kết khác sẽ giúp người hành nghề tuân thủ đúng giới hạn thời gian đã đề ra.
Chính sách hỗ trợ miễn phí
Các chuyên viên hướng nghiệp thường được yêu cầu cung cấp dịch vụ miễn phí, ví dụ như gặp thân chủ mà không thu phí, tham gia đánh giá hồ sơ xin việc miễn phí, hoặc dẫn dắt các buổi hội thảo và webinar miễn phí. Việc xây dựng chính sách rõ ràng về các loại dịch vụ sẽ được cung cấp theo hình thức miễn phí giúp quá trình này trở nên minh bạch và có chọn lọc hơn. Chẳng hạn, một trường khai phóng nhỏ có thể đủ điều kiện để nhận được hội thảo đàm phán lương miễn phí, nhưng một chương trình MBA được tài trợ tốt thì nên chi trả cho hoạt động đào tạo sinh viên của họ. Hãy đặt ra giới hạn rõ ràng về số buổi miễn phí được cung cấp khi hành nghề. Khi đã đạt giới hạn, bạn có thể thông báo cho khách rằng tất cả các suất tư vấn miễn phí hiện đã kín lịch.
Chỉ Làm Việc Trong Giờ Hành Chính
Cuối cùng, nhiều chuyên viên hướng nghiệp đã làm giảm thu nhập theo giờ của mình bằng cách làm việc vào ban đêm, cuối tuần và ngày lễ. Ngay cả khi làm việc độc lập, thời gian làm việc hàng ngày và hàng tuần vẫn cần được xác định rõ ràng. Khi ngày/tuần làm việc kết thúc, công việc nên dừng lại cho đến ngày làm việc tiếp theo. Việc để công việc kéo dài để lấp đầy khoảng thời gian trống sẽ khiến mức thu nhập theo giờ bị giảm xuống. Việc tự động hóa email có thể giúp thiết lập ranh giới cho thời gian cuối tuần và nghỉ phép.
Bằng cách thiết lập các chính sách rõ ràng, dễ truyền đạt về việc hủy hẹn muộn, làm việc ngoài phiên và công việc miễn phí, các chuyên viên hướng nghiệp có thể thu hồi lại phần thu nhập bị mất. Với mức phí 200 đô la mỗi giờ, nếu tiết kiệm lại được 30 phút mỗi tuần thì sẽ mang lại thêm 5.200 đô la thu nhập mỗi năm. Việc giảm thiểu thời gian làm việc không được trả công không chỉ giúp tăng thu nhập mà còn nâng cao mức độ hài lòng trong công việc và giảm nguy cơ kiệt sức nghề nghiệp.
Thông tin tác giả
Karen James Chopra, LPC, CCC, NCC, đã hành nghề tư vấn độc lập hơn 25 năm. Các lĩnh vực chuyên môn của bà bao gồm: định hướng nghề nghiệp rõ ràng, đàm phán lương và tư vấn vận hành phòng khám tư nhân. Bà là người sáng lập chứng chỉ Chuyên gia Đàm phán Lương Chuyên nghiệp (Certified Salary Negotiation Specialist – CSNS), đồng thời là tác giả của cuốn sách “Coaching Career Clients Through Salary and Other Workplace Negotiations” (tạm dịch: Khai vấn nghề nghiệp cho thân chủ qua đàm phán lương và các vấn đề tại nơi làm việc). Bạn có thể liên hệ với bà qua email Karen@ChopraCareers.com hoặc truy cập trang web: https://chopracareers.com/
Người dịch: Cẩm Thanh
Biên tập: Hồ Lan
Nguồn bài viết: Link
Photo by Jakub Zerdzicki
Bài viết liên quan: