GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ

Thông tin căn bản

  • Tuổi: 35 
  • Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 3 năm 
  • Trình độ học vấn & chuyên ngành: Cử nhân ngành Tín dụng/ thẩm định tài chính
  • Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): Kế toán hiện đại; Môi giới Bất động sản (BĐS); Thẩm định BĐS; Giám đốc sàn BĐS; Quản lý nhà chung cư; Phòng cháy chữa cháy
  • Số giờ làm hằng tuần: 44 giờ / tuần
  • Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): Quản lý tòa nhà bao gồm căn hộ và văn phòng. 
  • Số lượng nhân viên phòng quản lý tòa nhà: cao điểm trên 100 nhân sự, thấp điểm/ tinh giảm: 24 nhân sự
  • Số lượng nhân viên của tập đoàn: hơn 1000 nhân viên 

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

  • Trách nhiệm chính: hướng dẫn nhân sự trong phòng giải quyết tất cả khiếu nại của khách hàng liên quan đến căn hộ và văn phòng. 
  • Khi nhận khiếu nại của khách hàng (căn hộ và khu văn phòng thương mại) sẽ liệt kê các khiếu nại nào thuộc dạng gấp cần phải khắc phục ngay (theo thứ tự ưu tiên có sẵn của công ty quy định), liên hệ các phòng ban để xử lý, khắc phục sự cố ngay. Đảm bảo việc xử lý các khiếu nại đúng theo quy định của tập đoàn (đặc thù của tòa nhà nơi tôi làm là phải giải quyết trong vòng 24 giờ và lúc cấp bách là 4 giờ, nếu không đúng quy định sẽ bị phạt).

Ví dụ: Điện nước, phí quản lý, sự cố kỹ thuật, vệ sinh chưa sạch, ….  Khi nhận được phản ánh của khách hàng, liên hệ ngay với bộ phận điện, kỹ thuật, vệ sinh xử lý ngay các vấn đề của khách hàng.  

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

  • Sau khi tốt nghiệp, tôi làm về phân tích đầu tư tại một công ty thép, sau đó chuyển sang các quỹ đầu tư, rồi chuyển sang các tập đoàn tài chính và Bất động sản tại TP.HCM và đến tập đoàn mà tôi đang làm hiện nay. Công việc chính của tôi là phân tích đầu tư và lập chính sách bán hàng cho các dự án, nhất là dự án BĐS.
  • Tôi được chọn vào đội phản ứng nhanh của tập đoàn đi xử lý công tác bàn giao căn hộ sau khi hoàn thành công tác bàn giao lại thuyên chuyển sang tòa nhà khác, cũng là nơi đang làm hiện nay. 
  • Đội phản ứng nhanh là đội nhân sự chuyên đi giải quyết các sự cố hoặc các khu vực “hot”, khó giải quyết của tập đoàn. 
  • Nếu được chọn lại, tôi vẫn làm công việc này, vì cảm giác thích công việc có tính thử thách, khi giải quyết được công việc khó và phải xử lý nhanh thì sau khi làm được cảm thấy rất vui, tăng đam mê trong công việc. Và một lý do nữa là đội nhân sự này lương rất cao. 

 Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

08:00 – 8:30 Kiểm tra email đầu giờ, nếu có các khiếu nại thì kiểm tra xem khiếu nại nào gấp phải xử lý ngay thì phải chuyển ngay công tác sang các phòng ban liên quan giải quyết ngay.
8:30 -12:00 Kiểm tra trong và ngoài của tất cả các khu vực văn phòng, trung tâm thương mại, sau đó lên checklist công việc phát sinh để xử lý ngay. 
13:00 – 13:30 Kiểm tra email đầu giờ, nếu có các khiếu nại thì kiểm tra xem khiếu nại nào gấp phải xử lý ngay thì phải chuyển ngay công tác sang các phòng ban liên quan giải quyết ngay.
 

13:30-4:30

Kiểm tra trong và ngoài của tất cả các khu vực văn phòng, trung tâm thương mại, sau đó lên checklist công việc phát sinh để xử lý ngay. 
4:30 – 5:00  Báo cáo công việc trong ngày.
Ghi chú: Từ thứ 2 đến thứ 6 (9h sáng – 6h chiều), thứ 7 (9h sáng – 12h30 trưa)

Thời gian làm việc thay đổi dựa trên yếu tố công việc phát sinh phải hoàn thành

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

Vì bản thân rất thích tính thử thách trong công việc nên công việc rất hứng thú, mỗi ngày sẽ gặp các vấn đề không giống nhau.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Do công việc cần giải quyết các vấn đề nhanh chóng theo đúng quy định của tập đoàn nên rất áp lực.

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

  • Tâm lý lắng nghe
  • Nắm rõ và hiểu các quy định của công ty
  • Hiểu được tâm lý của khách hàng
  • Nhạy bén
  • Quán xuyến mọi công việc 
  • Khả năng đa nhiệm, đa năng
  • Dẻo dai
  • Tâm lý làm việc không phân biệt, việc phát sinh phải xử lý, không phải việc của mình vẫn phải xử lý bằng cách tiếp nhận thông tin sau đó sẽ chuyển đến các phòng ban khác xử lý
  • Tôn trọng khách hàng 

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Người lao động cấp trung, cấp nhân viên nghĩ công việc này giống như “osin”. Tuy nhiên phải làm rõ đây là công việc của bộ phận quản lý và vận hành tòa nhà phải thực hiện.

Đối với khách hàng: một số khách hàng nghĩ bộ phận này giải quyết được tất cả mọi thắc mắc và khiếu nại của họ nên khi gặp một số vấn đề không thuộc trách nhiệm của phòng, phòng không trả lời được thì họ sẽ không vui, không hài lòng nên đôi khi làm cho nhân viên phòng dễ buồn và tổn thương. 

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Nhân viên mới vẫn có mức lương tốt ở công việc này. 

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Công việc nào cũng cần phải làm hết sức, hết tâm và không nên nghĩ đó không phải công việc của mình. Mọi việc đều hoàn thành tốt nếu chúng ta hiểu rõ quy trình công ty, phối hợp nhịp nhàng cùng các phòng ban khác và quan trọng nhất là chịu lắng nghe.