Customer Onboarding Master

1. Thông tin cơ bản

• Tuổi: 31
• Giới tính: Nữ
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 5 năm
• Trình độ học vấn và chuyên ngành: Cử nhân Quản trị kinh doanh
• Số giờ làm hằng tuần: 30 giờ/ tuần
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): Công ty công nghệ, quy mô toàn cầu với hơn 1000 người

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho tổ chức, cho các bên liên quan?

Nhiệm vụ: 

• Quản trị dự án, tư vấn chiến lược, đào tạo khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty (công ty công nghệ).
• Quản lý mối quan hệ với khách hàng (relationship management) nhằm đảm bảo mức độ hài lòng của khách hàng trong 3 tháng đầu tiên, đồng thời giảm thiểu nguy cơ khách hàng huỷ hợp đồng.
• Quản lý đội nhóm (team): Hướng dẫn và đào tạo nhân viên để đảm bảo họ hỗ trợ khách hàng thành công và hiểu rõ vai trò của mình, đồng thời đồng hành cùng các thành viên khác trong vai trò quản lý dự án.

Giá trị đem lại cho tổ chức, các bên liên quan:

• Liên quan đến công ty: Đóng vai trò đầu mối kết nối, đảm bảo các chiến lược của tổ chức được truyền đạt hiệu quả đến đội ngũ, giúp nhân sự hiểu rõ nhiệm vụ của mình và phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong nội bộ.
• Liên quan đến các bên liên quan: Đảm bảo sản phẩm được đưa đến khách hàng đúng và đủ để khách hàng có thể sử dụng sản phẩm.

3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Xuất phát điểm của tôi là từ Marketing Agency. Tuy nhiên, sau một thời gian làm việc, tôi nhận ra mình không còn hứng thú với các công việc liên quan đến Marketing nữa. Từ đó, tôi bắt đầu tìm hiểu thêm các vị trí tương tự (Agency nhưng  thuộc lĩnh vực công nghệ) trên Linkedin.

Những yêu cầu của công việc phù hợp với kinh nghiệm của tôi được học từ trường Đại học như: kiến thức về quản trị dự án, quản trị con người. Đồng thời, kinh nghiệm làm việc tại Marketing Agency trước đây cũng giúp tôi có nền tảng vững chắc về kỹ năng quản trị dự án.

Trong quá trình tìm việc, tôi có cơ hội phỏng vấn tại công ty hiện tại. Dù ban đầu chưa từng nghe đến tên công ty hay tìm hiểu trước trên Google, nhưng khi phỏng vấn, tôi thực sự ấn tượng với đội ngũ nhân sự – điểm “chạm” ban đầu khiến tôi cảm thấy có sự kết nối. Đây cũng là một trong những lý do lớn khiến tôi quyết định gia nhập. Bên cạnh đó, mức đãi ngộ hấp dẫn (gấp đôi so với công việc cũ) càng củng cố thêm quyết định này.

Mức độ hài lòng với ngành và công việc khá tốt, mức thu nhập đảm bảo được lộ trình thăng tiến đường dài. Ngoài ra, tôi còn có thêm những cơ hội mới để phát triển bản thân. Vì vậy, nếu được chọn lại, tôi sẽ vẫn chọn công việc này.

4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Phân bổ thời gian làm việc hằng ngày như sau:

• 50% dành cho các buổi họp với đối tác/ khách hàng: Giải quyết các khúc mắc phát sinh trong quá trình triển khai dự án, đào tạo khách hàng để đảm bảo họ hiểu rõ và vận hành được sản phẩm.
• 30% dành cho các cuộc họp nội bộ: Làm việc trực tiếp với từng thành viên trong nhóm để đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ giải quyết các vấn đề chuyên môn.
• 20% còn lại: Tập trung xử lý các đầu việc nội bộ cá nhân như lên kế hoạch, theo dõi tiến độ, cập nhật báo cáo và cải tiến quy trình.

Trung bình thời gian làm việc: 30 giờ/ tuần.

5. Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Cơ hội tạo ra ảnh hưởng tích cực cho khách hàng trong quá trình đồng hành cùng họ.
• Sự phát triển con người: Những kiến thức tôi tích lũy được từ quá trình học tập và làm việc đều được chia sẻ lại cho các thành viên trong nhóm, góp phần giúp cả đội cùng tiến bộ.
• Môi trường làm việc linh hoạt, không gian an toàn cho phép tôi có thể thử nghiệm những điều mới.
• Thời gian linh hoạt.
• Chính sách đãi ngộ tương xứng với nỗ lực tôi đã bỏ ra.

6. Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Là một phần của công ty toàn cầu với quy mô lớn, dù đang giữ vai trò Quản lý (Manager), tôi hiểu rằng vẫn có những định hướng chiến lược mà mình không thể tác động hay điều chỉnh – đặc biệt khi liên quan đến quyết định toàn tổ chức. 

Quy mô lớn cũng đồng nghĩa với việc việc phối hợp liên phòng ban, xử lý thông tin và ra quyết định có thể diễn ra chậm hơn.

Bên cạnh đó, tôi không có quyền lựa chọn khách hàng. Tất cả khách hàng sau khi được đội ngũ Kinh doanh (Sale) ký kết đều sẽ được chuyển về để tiếp nhận và triển khai quá trình hướng dẫn (onboard).

7. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v.)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Dù yêu cầu tuyển dụng khá cao nhưng yêu cầu về kiến thức không khó. Yếu tố quan trọng nhất là thái độ tập trung và nghiêm túc làm việc, cùng khả năng học hỏi. Với trường hợp của tôi, khi chuyển từ một Marketing Agency sang, tôi mất tầm 3 tháng để học toàn bộ kiến thức và có thể bắt đầu làm việc.

Nếu muốn thăng tiến trong công việc, điều quan trọng nhất là sự tò mò, luôn đặt câu hỏi, để thử thách chính bản thân mình.

Ngoài ra, thay vì làm nhiều thì hãy làm việc thông minh. Cá nhân tôi đang cố gắng giảm thời gian làm việc xuống còn 4 tiếng/ngày.

8. Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Khi tôi giới thiệu mình làm trong lĩnh vực IT hoặc Tech Consulting, nhiều người thường nghĩ rằng công việc này đòi hỏi phải biết lập trình phức tạp (coding). Tuy nhiên, thực tế vai trò của tôi chủ yếu tập trung vào quản lý dự án. Kỹ năng quan trọng nhất là khả năng giao tiếp. 

Công việc này có tính linh hoạt cao về mặt xuất phát điểm: Tôi đã từng làm trong môi trường Marketing Agency và hiện tại trong đội cũng có nhiều bạn xuất thân từ các lĩnh vực khác như Nhân sự, Hành chính, v.v.

9. Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Công việc này có thể giúp bạn tự nuôi mình khi mới ra trường. Cá nhân tôi hiện đang có một mức lương khá cao so với mặt bằng chung tại Việt Nam.

10. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

• Điều quan trọng là bạn có thực sự nghiêm túc thử hay không. Bởi lẽ, đa phần các công ty công nghệ ở Việt Nam hay toàn cầu, khó nhất không nằm ở việc học về sản phẩm, mà là khâu tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng của công ty tôi sẽ cần 3 – 6 tháng và trải qua 6 vòng.
• Nên hỏi trực tiếp người đang làm ở công ty để hiểu cách họ vượt qua vòng tuyển, cũng như có cái nhìn thực tế hơn về công việc.
• Có thể dùng ChatGPT để tìm hiểu về các quy trình tuyển dụng, giúp bản thân biết cách tiếp cận để có sự luyện tập từ trước.
• Cần sự kiên nhẫn. Bắt đầu có thể khó, vì mình sẽ phải học về công nghệ, về giao tiếp giữa con người. 
• Thay đổi tư duy (mindset) của mình trong cách làm việc. Ai cũng có những cái khó khăn, vấn đề riêng. Họ cũng đang cố gắng làm tốt công việc của họ và mình cũng vậy. Như vậy, mình sẽ dễ làm việc, trao đổi và quản trị dự án hơn.