Chuyên viên tổ chức sự kiện

Thông tin căn bản

  • Tuổi: 29
  • Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 8 năm
  • Trình độ học vấn & chuyên ngành: Đại học Kinh tế – Luật, chuyên ngành Kinh tế học
  • Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): không
  • Số giờ làm hằng tuần: 40 giờ
  • Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): Công ty giáo dục, 500 – 1000 nhân viên

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

Trách nhiệm chính: 

  • Quản lý và thực thi các sự kiện chính của công ty ở chi nhánh Hà Nội 
  • Phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để tổ chức sự kiện của các phòng ban 
  • Tư vấn và hướng dẫn các phòng ban trong công ty về việc cấp phép tổ chức sự kiện 
  • Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các Sở, Ban, Ngành liên quan đến việc tổ chức sự kiện (vd: Sở Văn hóa và Thể thao, Sở Giáo dục, Sở Ngoại vụ…) 
  • Thiết lập và duy trì mạng lưới các nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn trong các lĩnh vực (vd: thực phẩm, âm thanh, ánh sáng, sản xuất, quay phim, chụp ảnh,…) 
  • Lên kế hoạch, phát triển nội dung và cung cấp các buổi huấn luyện về quản lý và tổ chức sự kiện, phân tích và xử lý rủi ro trong sự kiện, an toàn thi công… 
  • Tuyển chọn và quản lý nhân viên/ tình nguyện viên cho các sự kiện 

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Quá trình làm việc của tôi chia làm 2 giai đoạn ở 2 nơi khác nhau là TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội. Có lẽ nhờ điều đó giúp tôi có cái nhìn toàn diện hơn về con người, cách làm việc ở 2 miền. 

Công việc đầu tiên liên quan đến lĩnh vực Marketing của tôi là khi đang học đại học tại TP. HCM. Đó là khoảng thời gian tôi học môn Quan hệ công chúng của một cô giáo trẻ trong trường, cô rất hiện đại, giảng bài rất hay và tôi bị cuốn hút với môn học này. Qua các bài tập nhóm, cô giáo ngỏ lời mời nhóm tôi về làm cùng 1 dự án riêng của cô về handmade và craft (sản phẩm thủ công làm tay). Tôi đồng ý tham gia ngay và tôi được giao phụ trách tìm kiếm, viết bài liên quan đến sản phẩm, quản lý trang web. 

Sáu tháng trước khi tốt nghiệp, tôi thực tập tại một tổ chức phi chính phủ với vai trò về tổ chức sự kiện và truyền thông. Sau kỳ thực tập, tôi được mời ở lại làm, bắt đầu công việc là Assistant to Director (Trợ lý Giám đốc). Trong thời gian 2 năm làm việc, tôi đã trải nghiệm các công việc khác nhau trong mảng Marketing, bao gồm: Quan hệ báo chí (PR), tổ chức sự kiện và Digital Marketing. Đây cũng là lúc tôi bắt đầu gắn bó với các công việc liên quan đến Marketing nhiều hơn. Sau đó, tôi tiếp tục làm Marketing, chuyên sâu hơn về phần Digital Marketing và sự kiện tại một cơ sở giáo dục đào tạo tiếng Anh trong 2 năm. 

Sau công việc này, tôi chuyển ra Hà Nội để kết hôn và sinh sống. Ở Hà Nội, tôi có cơ hội làm việc tại tập đoàn đa quốc gia với vị trí là Chuyên viên Marketing và Chuyên viên tổ chức sự kiện. Có thể nói được làm việc trong một tập đoàn lớn là mơ ước từ hồi sinh viên của tôi. Khoảng thời gian đầu khi làm việc, tôi hơi gặp khó khăn trong việc hòa nhập với văn hóa và môi trường mới. Tuy nhiên, tôi cũng xoay sở được sau 6 tháng làm quen, và ở một tập đoàn lớn tôi học được nhiều điều mới về quy trình, hệ thống chuyên nghiệp mà ở các công ty nhỏ chưa có được.

Gần đây, tôi tham gia khóa học về Hướng nghiệp và ngẫm lại các trải nghiệm từ trước đến giờ của mình, tôi tìm thấy một niềm đam mê lớn của mình trong công việc Tư vấn và giáo dục hướng nghiệp. Tuy nhiên, tôi nghĩ những kinh nghiệm trước đó của mình về Marketing, tổ chức sự kiện, hay Quan hệ công chúng không hề lãng phí, vì nó giúp tôi có cái nhìn sâu hơn về một ngành nghề và giúp tôi có một mạng lưới quan hệ đến các ngành nghề khác. Từ đó hỗ trợ rất nhiều trong công việc hướng nghiệp của tôi.

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

08:00 – …Kiểm tra email và lên kế hoạch cho sự kiện sắp tới 
Liên hệ và họp với các phòng ban liên quan để lên ý tưởng cho sự kiện, thảo luận ngân sách, nhân lực, phương án triển khai,… 
Đi khảo sát địa điểm thực địa để tổ chức sự kiện
Liên hệ và họp với các nhà cung cấp để lấy báo giá, thảo luận phương án thi công
Làm các công việc giấy tờ, như xin ngân sách, soạn thảo hợp đồng, …
Chạy thử sự kiện tại địa điểm tổ chức
Chạy sự kiện chính thức
Ghi chúTôi làm việc 5 ngày/ tuần
Có thể làm cuối tuần hoặc làm thêm buổi tối/ sáng sớm, tùy thuộc vào yêu cầu của sự kiện.

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

  • Được rèn luyện để làm việc một cách tỉ mỉ, chi tiết nhất có thể vì chỉ cần 1 sai sót nhỏ là có thể hỏng cả một sự kiện
  • Được rèn luyện tư duy ứng biến linh hoạt trước các vấn đề vì sự kiện có hàng tỉ thứ nhỏ nhặt để theo dõi và khả năng thay đổi vào phút chót rất hay xảy ra 
  • Được học cách làm việc nhóm hiệu quả 
  • Không cần phải xuất hiện trước đám đông quá nhiều 
  • Thời gian linh động giữa việc ngồi văn phòng và ra ngoài làm việc

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

  • Áp lực lớn, phải quản lý khối lượng công việc nhiều và đa dạng khi càng gần đến ngày diễn ra sự kiện
  • Phải luôn luôn khéo léo, linh hoạt trong thương lượng với các nhà cung cấp để vừa có được chất lượng tốt với mức giá hợp lý và vẫn duy trì được mối quan hệ tốt 
  • Thường xuyên làm việc ngoài giờ, cuối tuần 

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Đối với nghề tổ chức sự kiện, muốn làm giỏi làm tốt chỉ có qua thực hành từ những việc nhỏ nhất, làm càng nhiều càng tốt. Cần làm qua tất cả các vị trí, từ công việc đơn giản nhất là đóng gói hàng, vận chuyển hàng, cho đến việc tìm kiếm, thương lượng với nhà cung cấp và cao hơn là quản lý cả một sự kiện. Không thể bỏ qua bất cứ công việc nào được. Do đó, trong nghề này rất cần sự kiên trì, óc quan sát kĩ, sự tỉ mỉ chi tiết trong từng việc nhỏ nhặt nhất. 

Hầu hết các bạn mới vào nghề khi được giao những việc đơn giản thì thường chán và không muốn làm, bạn mong muốn được làm những việc quan trọng hơn như lên kế hoạch ngân sách, quản lý con người,… nhưng nếu không bắt đầu từ những việc nhỏ nhất và rèn luyện mình tính kiên trì, tỉ mỉ, quan sát thì bạn sẽ không làm được việc lớn hơn. 

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Nhầm tưởng 1: Một số người hay nghĩ rằng nghề tổ chức sự kiện chỉ xoay quanh các nội dung/ công việc diễn ra tại ngày sự kiện. Nhưng thực tế, để chuẩn bị cho ngày sự kiện sẽ cần khoảng 1-2 tháng chuẩn bị cho sự kiện nhỏ hoặc có thể lên đến cả năm cho sự kiện lớn. Và khâu chuẩn bị bao gồm rất nhiều công việc liên quan đến ý tưởng, lên kế hoạch và giấy tờ (paperwork). 

Nhầm tưởng 2: Một số bạn trẻ thường chọn nghề tổ chức sự kiện vì nghĩ nghề này sẽ năng động, được đi đây đi đó nhiều, không phải ngồi văn phòng suốt. Quan điểm này chỉ đúng một phần. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, khâu chuẩn bị cho sự kiện bạn sẽ hầu như ngồi văn phòng làm việc lên kế hoạch và các khâu giấy tờ, thủ tục. 

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Có. Em có thể bắt đầu với vị trí khởi điểm trong nghề với mức lương khoảng 4-5 triệu/ tháng.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Trước khi có một công việc chính thức, có thể tham gia câu lạc bộ, thử sức ở các vai trò liên quan đến chuẩn bị, tổ chức một sự kiện 

Luôn luôn rèn luyện các kỹ năng: kiên trì, quan sát kỹ, tỉ mỉ, cẩn thận dù là việc nhỏ nhất, linh hoạt trước những thay đổi vào phút chót, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm. 

Trang web sau nên tham khảo, theo dõi để có kiến thức và có thể tìm việc:

https://www.facebook.com/groups/backstagezone