Chuyên viên tổ chức sự kiện trường học

1. Thông tin cơ bản

• Tuổi: 36
• Giới tính: Nam
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 8 năm
• Trình độ học vấn và chuyên ngành: Cử nhân Quản trị Kinh doanh
• Các chứng chỉ chuyên môn: Internet Business
• Số giờ làm hằng tuần: 44 giờ
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): Giáo dục, Đầu tư – (Quy mô toàn hệ thống: khoảng 800 người)

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho tổ chức, cho các bên liên quan?

Trách nhiệm chính của tôi ở công việc hiện tại:

Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động sự kiện nội bộ diễn ra trong năm học, bao gồm các sự kiện trường học (lễ khai giảng, tổng kết, hội thi,..v..v) và các sự kiện công ty (lễ kỷ niệm, tọa đàm, tất niên, hội họp, hội thao,..v..v). 

Trong đó:

• Đảm bảo nội dung tổ chức, ý tưởng, chủ đề được thống nhất ở tất cả các cấp học, phòng/ban và các bên liên quan (đối tác, nhà tài trợ,..)
• Đảm bảo nguồn kinh phí được sử dụng hiệu quả, tiết kiệm, đạt hiệu quả cao
• Đảm bảo nhân sự vận hành nhịp nhàng, đúng tiến độ đề ra để đạt kết quả tốt nhất trong công tác tổ chức
• Đảm bảo thông tin được vận hành xuyên suốt, cập nhật liên tục và phối hợp chặt chẽ giữa các phòng/ban với nhau để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc
• Luôn có sự đổi mới, sáng tạo về nội dung tổ chức trong những lần tổ chức tiếp theo.

Những giá trị mà mảng tổ chức sự kiện đã mang lại cho công ty và các bên liên quan:

• Các chương trình sự kiện tại trường là kênh truyền thông mạnh mẽ và thực tế của công ty. Một số các chương trình sự kiện của trường học diễn ra định kỳ có sự tham dự của cha mẹ học sinh (CMHS) và lãnh đạo địa phương. Điều này giúp họ biết thêm nhiều thông tin mới, nắm bắt các hoạt động đang diễn ra tại trường, theo dõi hành trình phát triển của học sinh từ các hội thi, hoạt động văn thể mỹ,…v..v. Từ đó giúp cho CMHS vững niềm tin vào trường và công ty.
• Một số hoạt động sự kiện nội bộ là cơ hội để CBCNV-Giáo viên gắn kết với nhau như các hội thảo, trò chơi, giao lưu văn nghệ,… Các hoạt động sự kiện nội bộ cũng là dịp mang mọi người đến gần với nhau hơn, cùng chung sức phát triển văn hóa công ty.
• Góp phần xây dựng, lan tỏa và phát huy những giá trị cốt lõi, văn hóa, truyền thống  của công ty.

3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Năm 2011, với thói quen quan sát những thay đổi xung quanh mình và xã hội, tôi thấy hình ảnh những đứa trẻ ôm chiếc điện thoại nhiều giờ dần dần xuất hiện ở khắp nơi. Điều này khiến tôi có chút suy nghĩ trong một thời gian dài và tôi hi vọng về một phương pháp nào đó khắc phục.

Năm 2013, sau khi tốt nghiệp Trung cấp ngành Quản trị Kinh doanh (QTKD), tôi bắt đầu công tác tại trong một cơ quan nhà nước với vai trò là nhân viên Giáo vụ. Tại đó, tôi thấy một vài hoạt động được tổ chức hằng năm dành cho học sinh khắp mọi miền đất nước, từ cấp trường, cấp quận, cấp thành phố đến quy mô toàn quốc. Sau một khoảng thời gian phân tích, đánh giá, tôi nhận thấy những hoạt động này có thể góp phần giải quyết “vấn nạn” trên (phần lớn vẫn là ở gia đình). Bằng nhiều kinh nghiệm về tổ chức các hoạt động sự kiện, họp báo trong khoảng thời gian còn là sinh viên và thực tập sinh, tôi đến với ngành Sự kiện, và đối tượng đầu tiên tôi hướng đến là Học sinh.

Truyền thống gia đình tôi vốn cũng là kinh doanh nên không thấy lạ gì khi tôi chia sẻ công việc này. Thậm chí, họ còn tán thành và gợi ý một vài hoạt động cho các đứa trẻ trong gia đình.

Đến nay, tôi đã gắn bó với mảng Sự kiện này cũng được 10 năm (trừ những năm tôi tham gia công tác chống dịch COVID-19 với vai trò tình nguyện viên tuyến đầu của UBMTTQ Quận). Tôi đã nghỉ công việc ở cơ quan nhà nước và làm việc tại một trường song ngữ. Tại đây, đối tượng của tôi vẫn là học sinh, đôi chút thay đổi là có thêm đối tượng cán bộ, công nhân viên chức giáo viên. 

Với tôi, đây là một công việc tuyệt vời vì nó giúp tôi quan sát và học hỏi qua sự thay đổi và phát triển của mọi thứ xung quanh, và để trau dồi kiến thức không ngừng nghỉ.

4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

5. Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

Điều tôi cảm thấy yêu thích nhất trong công việc là được chứng kiến sự hài lòng và phản hồi tích cực từ khán giả/đối tượng thụ hưởng sau khi tham gia các chương trình, hoạt động mà tôi tổ chức. Bên cạnh đó, việc hoàn thành tốt các yêu cầu và chỉ đạo từ lãnh đạo cũng mang lại cho tôi nhiều động lực. Tôi đặc biệt trân trọng những thành quả có được từ quá trình phối hợp, làm việc nhóm hiệu quả, cũng như niềm vui khi chương trình/hoạt động được triển khai thành công và đạt đúng mục tiêu đề ra.

6. Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Điều tôi chưa hài lòng nhất trong công việc là khi gặp phải sự thụ động và rập khuôn, vì điều đó dễ dẫn đến chậm tiến độ và gây lãng phí thời gian của cả tập thể. Bên cạnh đó, việc thiếu sự sáng tạo có thể khiến nội dung chương trình trở nên đơn điệu, thiếu điểm nhấn và khó thu hút. Ngoài ra, sự thiếu linh hoạt trong xử lý tình huống cũng làm giảm tính chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hình ảnh chung của hoạt động

7. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Sự kiện là ngành đang phát triển mạnh mẽ hiện nay, nên việc trau dồi kiến thức, kinh nghiệm là cực kỳ quan trọng, đòi hỏi nhân sự phải trang bị sẵn nhiều kỹ năng cho bản thân trong quá trình quan sát và học hỏi để nâng cấp công việc. Sau đây là một vài gợi ý mà tôi đang áp dụng để không ngừng cải thiện bản thân mình: 

• Đọc sách: giúp bản thân tăng vốn từ, dễ thuyết minh hay diễn đạt trong các buổi họp, triển khai kế hoạch.
• Đọc báo, cập nhật tình hình xã hội trong và ngoài nước: học hỏi kiến thức ngành, tham khảo những ý tưởng, thiết bị, mô hình, vật dụng,..v…v
• Trò chuyện với bậc tiền bối: người đi trước sẽ cho mình nhiều kinh nghiệm quý giá.
• Lắng nghe và phân tích những định hướng của lãnh đạo để có phương hướng tổ chức, sáng tạo phụ hợp, đạt hiệu quả.

8. Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Ngành Tổ chức sự kiện hiện nay đang rất được quan tâm và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Đặc biệt, phần vận hành và dàn dựng sự kiện là sự kết hợp của nhiều công việc nhỏ khác nhau như: hậu cần (logistics), thiết kế (design) , trang trí (decor), thi công, dàn dựng không gian, dẫn chương trình (MC) , quay phim – chụp ảnh, kỹ thuật, trưởng nhóm, quản lý dự án, đối ngoại,… Nhờ tính chất đa dạng và sôi động, đây luôn là mảnh đất màu mỡ dành cho các bạn sinh viên mới ra trường hoặc những ai yêu thích và muốn theo đuổi lĩnh vực đầy năng lượng này.

9. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

1. Quan sát, học hỏi, phân tích
2. Xác định cái mình thích – Mục tiêu bản thân – Cái xã hội đang cần
3. Dấn thân, tham gia các hoạt động, trải nghiệm tổ chức trên tinh thần học hỏi, tích lũy kiến thức.
4. Khi đã có nhiều kinh nghiệm, mối quan hệ, hãy biến công việc yêu thích của mình (ở trên) thành công việc kiếm tiền.

Ví dụ: nhiếp ảnh gia cung đường chạy bộ, thiết kế phối cảnh tổ chức, decor sự kiện, …