1. Thông tin căn bản
- Tuổi: 33
- Giới tính: Nữ
- Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 10 năm trong nghề, 4 năm ở vị trí hiện tại
- Trình độ học vấn & chuyên ngành: Cử nhân Tâm lý học
- Số giờ làm hằng tuần: 40
- Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): Công ty cổ phần > 1000 nhân sự
2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?
Là một thành viên của team Lương thưởng và Phúc lợi của một doanh nghiệp, công việc của team và bản thân mình, tùy từng vị trí sẽ là thực hiện chính hoặc giám sát, sẽ tập trung vào những nội dung chính sau:
- Tính và chi trả lương/ thưởng cho toàn bộ nhân sự trong công ty, bao gồm: Chấm công, Ghi nhận thông tin lương/ phụ cấp/ thưởng trong tháng, Tính lương, Chi trả lương.
- Công tác Bảo hiểm Xã hội: Báo cáo tăng/ giảm nhân sự mới/ cũ/ nghỉ chế độ; Báo cáo thay đổi thông tin lương/ thông tin khác; Đề nghị giải quyết các chế độ BHXH (thai sản, đau ốm, tai nạn lao động,…); Xử lý/ hỗ trợ xử lý các thay đổi liên quan đến sổ BHXH (thay đổi thông tin, cấp lại sổ do hư hỏng/ mất, chốt quá trình tham gia…).
- Thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương/ tiền công: Kê khai thông tin thuế TNCN theo bảng lương hàng tháng; Quyết toán thuế TNCN hàng năm (Kê khai; Hoàn/ thu thêm thuế TNCN theo ủy quyền; Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN…); Đăng ký mã số thuế người nộp thuế; Đăng ký hồ sơ người phụ thuộc.
- Báo cáo và phân tích: Các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của Công ty (Báo cáo biến động nhân sự; Báo cáo lương/ chi phí lương…) hoặc Các báo cáo theo quy định Nhà nước (Báo cáo lao động; Báo cáo về công tác an toàn, vệ sinh lao động; Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động…).
- Quản lý hồ sơ/ thông tin nhân sự toàn Công ty: Nhận/ lưu trữ/ bảo quản hồ sơ nhân sự đầu vào (sơ yếu lý lịch, hồ sơ khám sức khỏe, bản sao chứng minh nhân/ căn cước công dân…) Cập nhật thông tin nhân sự lên hệ thống nội bộ; Kiểm tra/ in ấn/ trình ký các bên/ lưu trữ Hợp đồng lao động.
- Xây dựng/ ban hành/ thông tin đến toàn bộ nhân sự Công ty các thông tin/ văn bản liên quan đến Quy định/ Chính sách/ Quy trình như: Nội quy lao động; Thang bảng lương; các Quy định/ Chính sách/ Chế độ/ Quy trình liên quan đến lương/ thưởng/ phúc lợi/ xử lý kỷ luật lao động…
- Cùng các team khác trong Phòng Nhân sự phối hợp với các phòng ban khác trong Công ty Xây dựng/ quản lý kế hoạch sử dụng nhân sự hàng năm như: Định biên nhân sự; Ngân sách lương thưởng theo định biên…
- Phối hợp đánh giá/ ghi nhận/ tưởng thưởng cho nhân sự Công ty định kỳ, bao gồm: Đánh giá hiệu suất làm việc để lên phương án phát triển hoặc cải thiện với cá nhân/ đội nhóm; Đề xuất thưởng/ tính thưởng/ điều chỉnh lương theo chính sách Công ty/ kết quả hiệu suất làm việc…
- Quản lý/ phát triển/ đào tạo team.
Với những đầu công việc có vẻ rất “khuôn khổ”, “hành chính”, “luật lệ” này, theo góc nhìn của cá nhân mình, Phòng Nhân sự nói chung và Team Lương thưởng và Phúc lợi nói riêng sẽ là những cầu nối nhất định với các bên khi thực hiện đúng chức năng của mình, cụ thể:
- Mang lại sự yên tâm cho:
- Nhân sự của Công ty: khi lương thưởng hàng tháng được tính chính xác, chi trả đúng thời hạn, các chế độ được giải quyết kịp thời/ thỏa đáng; khi những cống hiến của cá nhân được đánh giá/ tưởng thưởng thỏa đáng.
- Ban lãnh đạo Công ty: khi các báo cáo/ công việc cơ bản theo luật định được thực hiện chặt chẽ, chính xác; khi các phúc lợi được cập nhật theo tình hình thị trường/ thế giới để có thể sử dụng như 1 trong những yếu tố giữ chân nhân tài; khi tài chính của Công ty được sử dụng hợp lý và hiệu quả.
- Luôn là “chỗ dựa” vững chắc (cho Ban lãnh đạo, nhân sự Công ty, đồng nghiệp trong Phòng Nhân sự, các Phòng ban khác…) về số liệu, luật định (theo Nhà nước và nội bộ Công ty) khi tất cả các bên có những thắc mắc cần giải đáp hoặc vấn đề cần được hỗ trợ bằng những thông tin của team.
- Đối với bản thân mình hoặc 1 cá nhân thực hiện các công việc của team, giá trị của việc nắm vững những “nguyên tắc”, “quy định” có vẻ khô cứng trong các đầu mục việc ấy ở đâu đó lại đem đến những linh hoạt, mềm dẻo nhất định khi chúng mình biết cách phối hợp những điểm có liên quan để nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và xử lý chúng uyển chuyển, nhân văn hơn, thể hiện đúng vị thế của những “người hỗ trợ – supporter”, “nhà chuyên môn/ tư vấn – consultant”.
3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?
Mình bén duyên, quyết tâm chọn và đi theo con đường làm chuyên môn Lương thưởng và Phúc lợi này (chỉ là 1 trong những mảng trong công việc Nhân sự – Human Resources) bởi ảnh hưởng của 2 người: 1 người là bạn học/ bạn thân/ tri kỷ/ bạn đời của mình, 1 người là người chị Giám sát trực tiếp đầu tiên của mình ở công việc này.
Mình tốt nghiệp đại học với một sự mông lung nhất định khi thấy rằng mình không phù hợp với ngành học được đào tạo. Lúc đó, người bạn tri kỷ của mình đã thấy được một vài sở thích/ sở trường của mình và động viên mình đăng ký một khóa học nghiệp vụ Nhân sự để tìm hiểu thêm cũng như làm “vốn” để thử thực tập ở một công ty nào đó. Ngày ấy mình cũng không nghĩ gì nhiều, mình chỉ thấy rằng ừ thì mình cũng thích những phép tính, mình cũng muốn cuộc đời mình phải đi theo một số nguyên tắc nhất định, mình cũng thích ngăn nắp gọn gàng…và đơn giản là đắn đo mình phải làm gì để nuôi mình đây?! Và rồi mình đi học khóa nghiệp vụ 3 tháng ấy, mình bắt đầu biết cơ bản rằng nghề Nhân sự có: Tuyển dụng, Đào tạo, Lương thưởng và Phúc lợi… và những mảng ấy có những hoạt động chú trọng nào.
Thế rồi mình cũng được nhận vào làm thực tập ở một Công ty non trẻ ở thời điểm đó, và gặp người chị Giám sát ở đó. Chị dạy mình từ việc quản lý thông tin nhân sự trên excel như thế nào, công thức lương có gì, một bảng lương cần những thông tin gì để tính ra được lương chuyển khoản cho nhân sự Công ty, cần làm gì/ đi đâu để thay đổi thông tin cho nhân sự trên thẻ Bảo hiểm Y tế (thời điểm ấy việc thay đổi thông tin, mình phải có giấy giới thiệu đến trực tiếp cơ quan Bảo hiểm Xã hội để chờ đợi làm chứ không điện tử hóa như bây giờ)… và cả việc viết email thế nào để trả lời thắc mắc cho nhân viên thật rõ ràng, đầy đủ (thậm chí họ hỏi 1 mình phải trả lời và tư vấn cho họ thêm 2,3).
Và các hành trình phát triển sau đó của mình, mình đều lấy tất cả những gì mình có được ở 2 bước đi đầu tiên ấy làm gốc. Dần dần mình hiểu được công việc, vị trí, tầm quan trọng khi những công việc của team Lương thưởng và Phúc lợi được đặt để, thực hiện đúng chức năng của nó. Và với góc nhìn của một người lao động, mình hiểu rằng khi đi làm: được nhận lương đủ đúng hạn, được giải đáp thắc mắc/ hỗ trợ giải quyết vấn đề liên quan lao động tường tận… là một vài điểm trong những sự yên tâm nhất định khi tìm kiếm và gắn bó với một Doanh nghiệp.
Bởi những cá nhân có ảnh hưởng trên, những sở thích/ sở trường, nhận định cá nhân mình và những thu thập khác mình có được trong quá trình làm nghề, hiện tại mình nghĩ rằng mình sẽ không chọn lại nghề ở cả quá khứ lẫn hiện tại. Đơn giản mình hiểu được rằng, tất cả các vị trí trong 1 Doanh nghiệp nói chung, và Phòng Nhân sự nói riêng (bao gồm team Lương thưởng và Phúc lợi) nếu được đặt để đúng chỗ, phát triển đúng chức năng, tất cả chúng ta đều là những bánh răng không thể thiếu để 1 Doanh nghiệp hoạt động và phát triển.
4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?
Công việc của team Lương thưởng và Phúc lợi thường cố định một số mốc thời gian cho những công việc nhất định (ví dụ: tính và chi trả lương sẽ thường vào cuối tháng, kê khai thuế TNCN hàng tháng vào khoảng giữa tháng, báo cáo lao động vào tháng 6 và tháng 12 hàng năm…) và từ đó sẽ có những ưu tiên nhất định hàng ngày/ hàng tuần theo sắp xếp và thống nhất của team. Theo đó, thông thường team sẽ có “lịch trình” xử lý công việc trong tuần như sau:
- Họp team hàng tuần/ tháng hoặc thống nhất mục tiêu/ công việc ưu tiên trong khoảng thời gian tuần/ tháng, triển khai những dự án mới, hoặc cùng bàn bạc để giải quyết những vấn đề cần ý kiến chung…;
- Xử lý những thắc mắc qua email/ tin nhắn: mỗi cá nhân sẽ xử lý từ những thông tin cá nhân nhận được hoặc được phân công bởi quản lý để xử lý tiếp những thắc mắc;
- Tập trung công việc đã được phân công/ xác định ưu tiên: tùy mỗi ngày/ tuần hoặc khung thời gian nhất định, các công việc được thống nhất sẽ được thực hiện để đảm bảo tiến độ (ví dụ: ngày 30 hàng tháng là ngày chi lương, team sẽ sắp xếp khối lượng công việc để tiến hành chấm công từ ngày 25-26, tổng hợp thông tin lương vào ngày 27, tính toán/điều chỉnh/phê duyệt vào ngày 28-29…)
5. Anh/chị thích và không thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?
Vì đây là công việc phần lớn mục tiêu sẽ liên quan đến giấy tờ (hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động…) và đảm bảo việc chính xác/ đúng thời gian nên sự lặp đi lặp lại 1 công việc nào đó là rất thường xuyên. Từ đó, việc nhàm chán những việc giấy tờ/ lặp lại đó là dễ xảy ra.
Đặt trường hợp đặc thù ngành nghề kinh doanh của Công ty mà nhân sự ra vào (nhân sự mới/ nghỉ việc) thường xuyên thì công việc in ấn hợp đồng lao động, thu thập/lưu trữ hồ sơ nhân viên là việc hàng ngày/ hàng giờ. Đôi khi quy trình Công ty chưa kịp điều chỉnh cho phù hợp, hồ sơ nhân viên mới chưa kịp lưu trữ thì nhân sự ấy đã nghỉ mất rồi. Thế là quy trình nhận thông tin/ yêu cầu bổ sung hồ sơ/ ký hợp đồng lao động… cho 1 nhân sự mới lại bắt đầu lại.
6. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?
Đối với mình, một người làm công việc Lương thưởng và Phúc lợi, có một số điểm mình rất chú trọng:
- Kỹ năng sử dụng Microsoft (đặc biệt là Excel) được trau chuốt sẽ là một điểm cộng và cũng là lợi thế rất lớn. Vì đây là một công việc rất cần sự ngăn nắp, logic, nên khi bạn sử dụng Excel một cách hiệu quả, những công việc cụ thể theo đó sẽ được thể hiện rõ ràng, dễ tìm kiếm.
- Tinh thần cầu thị, luôn lắng nghe để phát triển sẽ giúp bạn thu thập (lắm khi là “học lỏm”) được những kiến thức, kinh nghiệm từ đồng nghiệp dù là người có kinh nghiệm hơn hay là 1 bạn thực tập sinh mà đôi khi không một quản lý/trường lớp nào chia sẻ cụ thể với bạn được.
- Bình tĩnh và Tư duy phản biện với mình rất nên đi cùng nhau. Bạn sẽ gặp rất nhiều nhân sự trong Công ty với nhiều độ tuổi/ tính cách/ vị trí công việc nên góc nhìn về 1 vấn đề của họ khác nhau sẽ không có gì là lạ, đó là chưa kể đến khi họ đang thắc mắc về quyền lợi của cá nhân họ. Vậy nên, bình tĩnh để không “đốp chát” với họ khi họ có những câu hỏi kỳ lạ/ vô lý, có tư duy phản biện để có thể thu thập được nhiều thông tin và đưa ra hướng xử lý vấn đề tốt hơn/ phù hợp hơn.
7. Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?
Thường thì mọi người sẽ nghĩ công việc này các bạn sẽ ít phải giao tiếp với người khác (ban đầu mình cũng nghĩ thế), ngồi một chỗ làm việc giấy tờ, quây quần với các file tính toán, tính lương chấm công hết ngày rồi đi về. Tuy nhiên, khi nhìn vào những công việc của team Lương thưởng và Phúc lợi, bạn sẽ thấy việc giao tiếp là rất cần thiết và diễn ra thường xuyên, thậm chí là đối tượng rất khác nhau. Đơn cử, khi hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho các nhân sự trong Công ty, bạn sẽ cần sử dụng kỹ năng giao tiếp một cách hiệu quả (cả nói chuyện trực tiếp hoặc qua email/ chat…). Ngoài ra, bạn cần phải thuyết phục/ trao đổi với cán bộ cơ quan nhà nước mỗi khi cần được hỗ trợ hoặc giải quyết các vấn đề liên quan… Tuy nhiên, với mình, bạn sẽ không gặp khó khăn gì về vấn đề giao tiếp nếu bạn nắm vững và tự tin với những gì mình đang làm, tất cả sẽ trôi chảy thôi!
8. Công việc này có thể nuôi sống em khi mới ra trường không?
Thực tế, nếu bạn có đủ khả năng để thể hiện và may mắn có được một vị trí nhân viên chính thức dù chưa có kinh nghiệm (với hợp đồng lao động từ 6 tháng trở lên hoặc được cam kết ở vị trí thực tập sinh sau đó là nhân viên chính thức) thì bạn vẫn sẽ đủ khả năng để trang trải 1 cuộc sống cơ bản.
Tuy nhiên, nếu bắt đầu với một vị trí thực tập sinh mà không có cam kết lâu dài thì bạn nên tiết kiệm 1 chút nhé!
9. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?
Đừng ngại bước từng bước nhỏ nhé! Nếu bạn đang rất khó khăn tìm một công việc phải đúng chuyên môn, phải đủ hết những đầu việc mình hình dung về công việc đó thì đừng ngại dấn thân vào những vị trí có liên quan hoặc chỉ làm 1 phần những đầu việc phải có. Mình cũng đã bắt đầu từ 1 bạn thực tập sinh Nhân sự, làm hết các việc từ sắp xếp phỏng vấn, sắp xếp phòng họp… trước khi được làm 1 bạn nhân viên Lương thưởng và Phúc lợi. Khi đã được làm nhân viên Lương thưởng và Phúc lợi rồi thì mình cũng phải làm 1 thời gian sắp xếp, in ấn hợp đồng lao động rồi mới được làm Bảo hiểm xã hội, chấm công, tính lương…
Hiện tại có rất nhiều nhóm trên Facebook được lập ra (ví dụ: Diễn đàn C&B ( Tiền Lương & Phúc Lợi) Tại TPHCM) để người làm Nhân sự tuyển dụng, chia sẻ những case study (dưới dạng những câu hỏi và các bạn khác vào chia sẻ kinh nghiệm cá nhân), tham gia vào những nhóm đó cũng học được rất nhiều cách giải quyết vấn đề đó.
Ngoài ra, LinkedIn cũng là một nền tảng mạng xã hội cho những người đang làm việc ở rất nhiều vị trí khác nhau chia sẻ thông tin chuyên môn, chia sẻ các khóa học/ diễn đàn mà bạn có thể tìm kiếm và tham khảo.
Bài viết liên quan: