• Tuổi: 22
• Giới tính: Nữ
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 1 năm
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Cử nhân Đại học Kinh tế chuyên ngành Quản Trị Khách sạn. 
• Số giờ làm hằng tuần: 48h/1 tuần
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): 60 nhân viên

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho tổ chức, cho các bên liên quan?

• Trách nhiệm chính:

+ Làm các thủ tục nhận và trả phòng tại khách sạn 4* cho khách nội địa và khách nước ngoài. 

+ Làm các giấy tờ liên quan đến tiền phòng và các dịch vụ khác trong quá trình ở của khách. 

+ Phối hợp với các bạn đồng nghiệp khác, truyền đạt lại các thông tin từ ca làm việc trước cho ca làm việc sau. 

+ Tham gia các hoạt động ngoại khóa do công ty tổ chức. 

• Giá trị đem lại cho công ty và các bên liên quan:  Đảm bảo khách hàng luôn có trải nghiệm tốt trong quá trình ở tại khách sạn. Chính điều này sẽ ngày càng thúc đẩy sự phát triển, uy tín của doanh nghiệp.

3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

• Quyết định chọn ngành này khi học cấp ba, mình có xem qua một bộ phim tên là “Hotel King”, mình thấy anh chị diễn viên trong bộ trang phục ngành rất ngầu, bản thân mình cũng là người ngay từ nhỏ rất thích chăm sóc và quan tâm đến người khác, nên đó là lý do khiến mình có ý định chọn ngành này. Và cho đến nay mình vẫn chưa bao giờ hối hận về quyết định đó. 
• Việc lựa chọn nghề nghiệp là do mình quyết định. Đến hiện tại cũng không có gì thay đổi,mình muốn quyết định tất cả những việc trong cuộc sống của mình. Tuy nhiên, cũng phải suy nghĩ đến bố mẹ, và gia đình. May mắn là ba mẹ vẫn luôn ủng hộ quyết định của mình.

4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

5. Anh/chị thích và không thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Điểm thích nhất:

+ Công việc cho mình cơ hội được tiếp xúc với nhiều khách hàng họ đến từ rất nhiều nơi trên thế giới, nên chính điều đó giúp cải thiện được việc giao tiếp ngoại ngữ. Đồng thời cho mình động lực để học thêm ngoại ngữ mới. 

+ Công việc này tuy tính chất công việc lặp lại, nhưng tình huống thì không bao giờ lặp lại, mỗi ngày mình đi làm đều không biết sẽ có một sự cố nào sẽ xảy ra. Nhưng rất thích điều không được biết trước đó, nó giúp đầu óc tỉnh táo và luôn tập trung để giải quyết các sự việc phát sinh. 

• Điều chưa thích: Môi trường làm việc còn hơi cảm tính, nên mình chưa thấy nhiều sự chuyên nghiệp. Mong muốn phát triển trong một môi trường dịch vụ chuyên nghiệp và cao cấp.

6. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

 Các điều kiện cần để có thể hoàn thành tốt công việc này:

• Kiến thức: Học thêm 1 ngôn ngữ thứ 3 nữa. Càng có nhiều vốn ngoại ngữ, ứng viên đó sẽ có nhiều cơ hội để thăng tiến. 
• Kỹ năng: Ngoài vững kỹ năng chuyên môn, một nhân viên lễ tân phải bồi dưỡng cho mình rất nhiều kỹ năng khác ví dụ như:  kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý thời gian… 
• Thái độ: Nếu làm việc trong môi trường khách sạn, phải giữ cho mình một thái độ mẫu mực, chăm chỉ, cầu tiến, thành thật và luôn luôn học hỏi để có thể đi xa hơn trong ngành. 

7. Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

• Làm lễ tân đơn giản, chỉ cười thật tươi và nhận tiền tips của khách thôi. Thực tế theo mình thì không phải vậy, lễ tân ở một khách sạn kiêm ở nhiều vị trí hơn vậy, giải quyết tất cả những việc được coi là vô lý nhất của khách. 
• Lý do có hiểu sai như vậy: Có lẽ chúng ta dễ bị cuốn theo vẻ ngoài có vẻ hơi hào nhoáng của một nhân viên lễ tân, mình luôn được dặn là phải rạng rỡ cười thật tươi, nhưng có ai biết đâu đằng sau là những nỗi lo và áp lực vô hình. Nhưng vì vậy, có một điều mình luôn khâm phục bản thân là dù có chuyện gì đi chăng nữa, khi đã mang lên mình bộ đồng phục và bước vào ca làm, mình luôn là một con người luôn tươi cười và tích cực. 

8. Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Mức thu nhập từ công việc nó có thể nuôi sống bản thân mình khi mới ra trường. Nhưng để lo cho ba mẹ và người thân thì phải cố gắng nhiều hơn. 

9. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Đối với các bạn đã có ước mơ và mục tiêu để trở thành một nhân viên trong ngành điều mà các bạn cần đó là sự kiên trì và không bao giờ bỏ cuộc, vì con đường phía trước trong nghề còn rất dài và thú thật để đi đến đỉnh cao của ngành  không phải là điều đơn giản. Nhưng nếu các bạn thực sự biết mình thích gì,  có đủ sự hiểu biết với sự lựa chọn mà mình đã đưa ra, luôn giữ được tinh thần nhiệt huyết như ngày đầu tiên, luôn học hỏi và phấn đấu không ngừng, đến một ngày các bạn cũng sẽ thành công. Không chỉ là ngành của mình đang làm việc, mà đối với các ngành khác thì đó cũng sẽ là lời khuyên chân thành nhất.

Bài viết Nhân viên lễ tân đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Hướng nghiệp Sông An.

1. Thông tin cơ bản

• Năm sinh: 1983
• Giới tính: Nữ
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 15 năm
• Trình độ học vấn và chuyên ngành: 2 bằng Đại học
• Các chứng chỉ chuyên môn: IELTS 6.5
• Số giờ làm hằng tuần: 40 giờ/ tuần
• Loại hình & quy mô công ty: Trường Đại Học

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho tổ chức, cho các bên liên quan?

Hiện tại công việc của mình là hỗ trợ nghiên cứu cho các nhà nghiên cứu và nghiên cứu sinh bậc Tiến sĩ. 

3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

• Khi học những năm cuối ở trung học, mình không được định hướng về chọn ngành nghề trong tương lai. Vào những năm đó, việc hướng nghiệp cho học sinh chuẩn bị vào đại học là dường như không có, đặc biệt là ở những vùng quê.
• Lúc đó mình chỉ biết là mình rất yêu thích trường Đại học Văn Khoa, sau này gọi là trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Và mình rất thích chuyên ngành tiếng Anh. Tuy nhiên, mình đánh giá khả năng để đậu vào Khoa Tiếng Anh của trường này là rất thấp, nên đã chọn một ngành khác để có thể có một cơ hội đậu vào trường, mình đã chọn chuyên ngành Thư viện Thông tin học và thi đậu năm 2002.
• Những quyết định ngành nghề thường là lựa chọn của riêng mình từ trước đến nay. Bạn bè của mình cũng gợi ý cho mình, tuy nhiên mình luôn dựa vào những sở thích và ước muốn của bản thân. Cũng có một số đồng nghiệp gợi ý cho mình những công việc khác nhau, nhưng bản thân mình ở hiện tại vẫn cảm thấy rất yêu mến công việc đang làm, nên vẫn trung thành với nó.
• Trong gia đình mình, mọi người đều rất tôn trọng những quyết định của mình khi chọn lựa ngành nghề. Ba mình thì rất thích con gái học tốt tiếng Anh để có thể giao lưu với bạn bè thế giới và mình cũng đã làm được việc này, nên ba mẹ và gia đình cũng rất tự hào về mình.
• Nếu được làm lại chắc mình cũng sẽ vẫn làm vậy thôi vì mình thấy sự chọn lựa đó phù hợp với điều kiện và khả năng của bản thân.

4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

5. Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Mình có hàng ngày với khách hàng của mình, các thầy cô, động nghiệp và các bạn sinh viên.
• Môi trường làm việc rất an toàn và thân thiện
• Mình có những đồng nghiệp trong và ngoài bộ phận rất tốt và rất giỏi.
• Mình được tiếp cận mỗi ngày với các cơ sở dữ liệu tài liệu mỗi ngày làm mình rất thích
• Mình được trao đổi tiếng Anh hàng ngày với mọi người.
• Mình có một mức lương tốt.

Mình thực sự rất yêu quý và trân trọng công việc của mình. Mình rất hài lòng về tất cả và không có điều gì làm mình không thích ở đây cả.

6. Anh/chị không thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

Không có.

7. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Theo mình để hoàn thành tốt công việc, trước hết là :

• Phải luôn yêu công việc của mình, phải có sự đam mê thì sẽ giúp mình gắn bó lâu dài. Thể hiện một thái độ tốt đối với công việc và đối với những khách hàng và cộng sự của mình.
• Phải luôn khiêm tốn và học hỏi ở tất cả mọi người.
• Hãy thách thức bản thân mình một chút vào những việc mình nghĩ mình không thể.
• Phải học cách giao tiếp với mọi người, điều này thực sự rất quan trọng mà hầu hết mọi người không để ý, tuy nhiên sự thành công trong thăng tiến thường bắt đầu từ đây. 

8. Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Mọi người hay hiểu lầm công việc của mình đơn giản chỉ là cho mượn sách trả sách ở thư viện. Mình nghĩ đây cũng có thể dễ hiểu vì hầu hết các thư viện của Việt Nam chỉ dừng lại ở dịch vụ này. Mọi người cũng chưa có điều kiện tiếp xúc với những thư viện hiện đại, với những cơ sở vật chất hiện đại, và những nguồn tài nguyên kiến thức khổng lồ. Cho nên mình nghĩ kiến thức và tư duy của mọi người về ngành và công việc của mình cũng còn hạn chế.

9. Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Mình rất may mắn là từ khi ra trường đã được làm việc trong thư viện này với mức lương tốt. Mình có thể trang trải cuộc sống và tiết kiệm từ khoản lương của mình. 

10. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Hiện nay thế giới có rất nhiều thay đổi, nên việc chuẩn bị cho một ngành nghề hoặc công việc cũng nên thay đổi để có thể đáp ứng với yêu cầu và đòi hỏi hiện tại. Nếu có ai đó muốn theo nghề hiện tại của mình thì các bạn có thể đi theo hướng gợi ý của mình như sau:

• Học một chuyên ngành nào đó, không nhất thiết là chuyên ngành về thư viện.
• Sau đó học thêm một số kỹ năng mềm như: giao tiếp, quản lý thời gian, khả năng thích nghi…
• Và đừng quên Tiếng Anh vẫn là một công cụ rất hiệu quả và là điểm cộng đảm bảo cho một công việc tốt. 

Bài viết Thủ thư Nghiên cứu – Research Librarian đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Hướng nghiệp Sông An.

1. Thông tin căn bản

• Tuổi: 31
• Giới tính: Nữ
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 8 năm
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Cử nhân Quản trị Du lịch & Khách sạn tại Singapore
• Số giờ làm hằng tuần: 48 giờ
• Loại hình & quy mô công ty: Tập đoàn quốc tế

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

• Quản lý vận hành bộ phận Lễ tân, gồm các công việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, viết và duy trì bộ vận hành tiêu chuẩn, quản lý ngân sách, tài chính, hỗ trợ kinh doanh, kết nối các bộ phận trong khách sạn.
• Nhân viên Lễ tân thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định trải nghiệm của khách hàng, từ khi bước vào cửa khách sạn cho đến khi khách rời đi. Do đó, quá trình tuyển dụng và đào tạo cần phải được thực hiện một cách hiệu quả, đúng lúc. Trưởng bộ phận Lễ tân có trách nhiệm theo dõi, tìm hiểu nhu cầu đào tạo của bộ phận, cả về kỹ năng cứng như phần mềm, hệ thống, đến kỹ năng mềm như giải quyết tình huống, mâu thuẫn…, làm sao cho các bạn nhân viên, khi đối diện với khách hàng, được trang bị đầy đủ kiến thức, sự tự tin, bình tĩnh, để có thể thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất.
• Nhân viên Lễ tân là “tài sản” quan trọng nhất của bộ phận. Người Trưởng bộ phận cần quan tâm, lắng nghe và giải đáp các thắc mắc, nhu cầu, khó khăn của nhân viên một cách chân thành, chủ động. Khi nhân vui và thoải mái, họ mới có thể khiến khách vui và thoải mái.
• Bộ phận Lễ tân là cầu nối, nhận, truyền và theo dõi thông tin giữa khách hàng với các bộ phận khác và giữa các bộ phận với nhau. Ở nhiều khách sạn, Tổng đài là một phần của bộ phận Lễ tân. Ví dụ, khi bộ phận Kinh doanh cần lên kế hoạch cho kỳ nghỉ của một đoàn khách với những yêu cầu đặt biệt, họ sẽ ít khi chuyển thông tin trực tiếp đến các bộ phận Buồng phòng, Ẩm thực, Bảo vệ, Kỹ thuật, mà sẽ thông qua bộ phận Lễ tân. Trưởng Bộ phận, Quản lý trực ban hoặc Giám sát Lễ tân sẽ có nhiệm vụ tổng hợp thông tin, chuyển đến các bộ phận liên quan và theo dõi quá trình thực hiện.
• Một phần cực kì quan trọng trong công việc của bộ phận Lễ tân là chăm sóc khách hàng. Việc chăm sóc này bao gồm làm thủ tục nhận/ trả phòng, thu ngân, nhận và giải quyết các yêu cầu, than phiền từ khách hàng. Dù vậy, đó chỉ là những công việc hết sức căn bản. Dịch vụ khách hàng từ “tốt” trở thành “tuyệt vời” nhờ vào nỗ lực cung cấp những trải nghiệm vượt quá mức mong đợi của khách hàng, làm cho họ “WOW” và ấn tượng. Trong phần lớn khách sạn cao cấp, một bộ phận nhỏ, trực thuộc Lễ tân, là “Dịch vụ/Trải nghiệm khách hàng” (Guest Service/Experience), gồm những nhân viên được chọn lọc, đào tạo đặc biệt, sẽ nhận trách nhiệm chính. Khác với nhân viên Lễ tân, họ không liên quan nhiều đến việc nhận/ trả phòng, thu ngân, mà tập trung vào việc nói chuyện, kết nối với khách hàng, tìm ra những cơ hội để khách “WOW” và thực hiện điều đó một cách sáng tạo. Ví dụ, khi thấy một em bé ôm gấu bông, một nhân viên Dịch vụ khách hàng chưa đủ kinh nghiệm, nhiệt huyết có thể bỏ qua điều này, nhưng một nhân viên khác có thể ghi nhớ điều này, nhờ bộ phận Buồng phòng đo kích thước gấu bông một cách bí mật khi làm phòng, và dùng máy may của Bộ phận Giặt là may một chiếc áo nhỏ cho gấu bông từ những mảnh vải thừa, cùng với logo khách sạn. Khi nhận được món quà này, chắc hẳn em bé sẽ rất vui, và thông qua đó khách sạn thành công trong việc gây ấn tượng và xây dựng lòng trung thành với thương hiệu cho ba mẹ của bé. Vai trò của Trưởng bộ phận Lễ tân không phải là trực tiếp mang đến những trải nghiệm như vậy cho khách hàng, mà là: (1) Luôn luôn thúc đẩy, truyền cảm hứng cho nhân viên thông qua những ví dụ, kinh nghiệm có thực, (2) Luôn luôn tin tưởng, ủng hộ những ý tưởng, kế hoạch của nhân viên khi họ muốn “WOW” khách hàng và (3) Nắm rõ những chỉ số về sự hài lòng, phản hồi của khách hàng để lên kế hoạch đào tạo, thay đổi tiêu chuẩn vận hành nếu cần.
• Trưởng bộ phận Lễ tân cũng có trách nhiệm về mặt tài chính. Trong phạm vi công việc hàng ngày, trách nhiệm này liên quan đến việc giữ, giám hộ những quỹ của bộ phận, nhưng quỹ tiền thối, quỹ thu đổi ngoại tệ, quỹ dùng trong trường hợp khẩn cấp… Trưởng bộ phận Lễ tân cũng quan sát và xác nhận sự chính xác của việc thu ngân (tiền mặt và thẻ), quản lý doanh thu, hóa đơn, kết ca, chạy hệ thống cuối ngày và có nhiệm vụ trả lời cho Trưởng bộ phận Tài Chính, Tổng Quản lý nếu có bất kỳ sai sót nào. Trong việc lên kế hoạch dài hạn, dựa vào công suất phòng dự đoán, Trưởng bộ phận Lễ tân sẽ lập ngân sách thu/chi cho bộ phận trong một năm, và đảm bảo quản lý thu/chi. Những yêu cầu công việc hàng ngày đòi hỏi Trưởng bộ phận Lễ tân cần chắc chắn, nhạy cảm về công suất phòng, tổng doanh thu, giá phòng trung bình… để có thể báo cáo cho Tổng Quản lý và các bộ phận khác.
• Việc sắp xếp phòng trong khách sạn do Bộ phận Lễ tân phụ trách. Số phòng phải được gán một cách logic, chặt chẽ, hạn chế tối đa tình trạng khách chờ phòng, phòng dàn trải quá nhiều tầng, và cần lưu ý những yêu cầu của khách về đặc điểm phòng.
• Bộ phận Lễ tân có thể mang lại doanh thu thêm cho khách sạn bằng các gợi ý đặt nhà hàng, tour, xe hoặc bán nâng hạng phòng. Kỹ năng “upselling” này cần được đào tạo một cách bài bản để không tạo sự khó chịu cho khách.
• Trưởng Bộ phận Lễ tân và các Quản lý trực ban chịu trách nhiệm lớn trong các tình huống khẩn cấp, bao gồm hỏa hoạn, tai nạn, trợ giúp y tế. Là bộ phận trực tiếp giao tiếp với khách, họ được đào tạo những kỹ năng sơ cấp cứu và luôn biết rõ những điều cần làm trong tình huống như vậy. Ví dụ, trong tình huống có báo cháy, Trưởng Bộ phận Lễ tân và các Quản lý trực ban sẽ lập tức phân công nhân lực trực điện thoại từ khách, nhân lực hỗ trợ sơ tán trong trường hợp có cháy thật, nhân lực trấn an và điểm danh khách ở nơi tập kết… 

3. Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

• Mình quyết định chọn ngành này vì sở thích. Năm cấp 3, mình có đọc một quyển sách có câu đại ý: “Khách sạn là nơi tất cả mọi người đều tử tế với bạn. Khi cần gì, bạn có thể nhấc điện thoại lên và đầu giây bên kia luôn có người sẵn sàng giúp bạn, bất kể ngày đêm. Khi bạn về đến phòng sau một ngày dài, đã có sẵn socola trên gối cùng lời chúc ngủ ngon”. Mình muốn làm một người mang sự tử tể ấy đến người khác, dù họ có là những người xa lạ.
• Công việc đầu tiên sau khi tốt nghiệp của mình là Nhân viên Quản gia (Butler) ở một resort trên một hòn đảo. Mình đã học được rất nhiều kỹ năng kết nối, chăm sóc khách hàng từ công việc này. Sau đó, mình tiếp tục làm việc ở Ras al Khaimah, các tiểu Vương quốc Ả Rập thống nhất. Đây là nơi mình được tiếp xúc với các bạn đồng nghiệp đến từ nhiều nơi trên thế giới, trong một khách sạn lộng lẫy bậc nhất Trung Đông. Có thể nói, khác với nhiều Trưởng bộ phận Lễ tân khác, mình không bắt đầu như một nhân viên Lễ tân truyền thống, mà là từ một nhân viên Trải nghiệm khách hàng. Do đó, đây luôn luôn là mảng công việc yêu thích và ý nghĩa nhất với mình.
• Công việc này đã mang lại cho mình nhiều cơ hội, kỉ niệm và trải nghiệm. Nó giúp mình trưởng thành một cách trọn vẹn, tạo cho mình những tính cách và thói quen đáng quý. Nếu có cơ hội, mìình sẽ vẫn chọn nghề này lần nữa.

4. Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

5. Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Bộ phận Lễ tân cảm thấy hạnh phúc nhất khi được khách công nhận, gửi lời khen. Khác với những công việc khác, Lễ tân làm việc chủ yếu với những cảm xúc của khách hàng: vui, xúc động, buồn, giận dữ, khó chịu… Công việc này đòi hỏi mình phải biến những cảm xúc tiêu cực thành tích cực. Khi làm được như vậy, mình và bộ phận rất tự hào.
• Lễ tân là bộ phận có thể làm những điều không thể: đặt bàn ở một nhà hàng nổi tiếng, một kế hoạch cầu hôn bất ngờ, mua vé vào phút chót… Tất cả những điều này giống như những “phép màu” nhỏ bé mà khách sẽ cảm kích lâu dài. Thông thường, Lễ tân sẽ không bao giờ nói “không”, mà sẽ cố gắng làm cho bằng được. Nỗ lực vượt qua những giới hạn đó là điểm đặc biệt mà không phải nghề nào cũng có được.
• Một phần thưởng cho nghề làm khách sạn là bạn luôn có thể tận hưởng giá ưu đãi dành cho nhân viên trong các khách sạn, nhà hàng thành viên của tập đoàn. Điều này chắc chắn sẽ mang lại những cơ hội khám phá và những kỳ nghỉ đáng nhớ với mức chi phí vô cùng hợp lý.

6. Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Có nhiều bạn trẻ chưa được đào tạo bài bản, cũng như chưa thật sự nghiêm túc, nhiệt huyết với nghề. Họ xem Lễ tân là một nghề không mấy danh giá, thời vụ và chỉ cố gắng thực hiện yêu cầu của khách vì tiền tip hoặc lợi ích ngắn hạn. Đó là một sự thiếu trân trọng và trung thực với khách và với nghề. Thật ra, Lễ tân là bộ phận có thể cho bạn nhiều kỹ năng và cơ hội thăng tiến nhất, nếu bạn thật sự trau dồi. Những tập đoàn khách sạn lớn luôn có những chương trình đào tạo trong và ngoài nước, và bạn hoàn toàn có thể trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp, có thể đi bất cứ đâu mà bạn muốn, miễn là bạn dốc lòng.

7. Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

• Nghề Lễ tân đòi hỏi sự kiên nhẫn và khả năng giữ bình tĩnh cao. Thử tưởng tượng bạn đối mặt với một vị khách cáu kỉnh đang to tiếng với bạn. Nếu không kiên nhẫn, bạn không thể lắng nghe và giải quyết vấn đề. Nếu không bình tĩnh, bạn có thể bật khóc hoặc tranh cãi lại, những điều tối kỵ của người làm dịch vụ và không hề có lợi cho bạn.
• Bạn sẽ gặp rất nhiều người khác nhau, bao gồm cả khách và đồng nghiệp, và không phải ai cũng nhẹ nhàng, lịch sự với bạn. Do vậy, bạn cần một chút vị tha, để tử tế với tất cả mọi người.
• Sự tinh ý làm nên khác biệt giữa một người Lễ tân bình thường và một người có tiềm năng phát triển thành quản lý. Điều này thể hiện trong sự khéo léo của bạn với mọi người, bạn không nhất thiết phải thân thiết với tất cả, nhưng cần nhạy cảm để không đặt ai vào thế khó xử. Đó còn là “con mắt cho chi tiết” (“an eye for details”), khi bạn nhận ra một mảnh rác, một góc phòng chưa ngăn nắp, hay thấy một cơ hội “WOW” khách mà người khác bỏ qua. Điều này sẽ giúp bạn luôn năng động, đi trước một bước, luôn hoàn thành các yêu cầu ngay cả trước khi người khác hỏi bạn.
• Việc quản lý tiền, các con số, đòi hỏi bạn cần chính xác và chắc chắn trong các thao tác của mình. Một lỗi nhỏ có thể làm mất rất nhiều thời gian và công sức để sửa.
• Tuy nhiên, không có lỗi nào là không sửa được. Điều quan trọng nhất cần có đó là niềm tin. Đầu tiên, hãy tự tin vào bản thân. Bạn có thể xử lý một vấn đề chưa trọn vẹn, nói tiếng Anh chưa tốt, hay có vài ba vị khách không vui, và điều này không sao cả. Miễn là bạn có nhiệt huyết và quyết tâm không mắc lại sai lầm, tất cả đều có thể cải thiện. Thêm nữa, hãy chọn tin vào những điều tốt đẹp, để những vị khách hay đồng nghiệp khó tính không làm bạn nản lòng.

8. Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

• Nhiều người cho rằng Lễ tân chỉ cần trang điểm thật đẹp, cười và trò chuyện với khách, không làm những công việc nặng nhọc như Buồng phòng, Ẩm thực. Thật ra công việc của bộ phận Lễ tân có khá nhiều áp lực và đòi hỏi sự phản ứng liên tục, tức thời, đôi khi phải làm nhiều việc một lúc. Lúc bạn vừa làm thủ tục nhận phòng, vừa nghe điện thoại từ phòng khách, vừa cố gắng tìm phòng sạch cho khách, giày cao gót, gel tóc hay lớp trang điểm không giúp bạn hoàn thành công việc. Bạn cần suy nghĩ nhanh và logic, đó là một dạng lao động trí óc.
• Chúng ta thường nghĩ rằng khách sạn càng cao cấp, giá phòng càng cao thì dịch vụ càng đẳng cấp. Sự thật không phải như vậy. Chìa khóa quyết định chất lượng dịch vụ bạn nhận được nằm ở tầm nhìn, văn hóa, chất lượng đào tạo của bộ phận. Tưởng tượng, dịch vụ xa xỉ (luxury) không còn nằm ở giá tiền, mà ở những trải nghiệm cá nhân, độc nhất mà người Lễ tân sẵn sàng xây dựng cho khách. Đối với một doanh nhân, bữa ăn ở nhà hàng sang trọng có lẽ không ý nghĩa bằng việc bạn tìm hiểu món ăn quê nhà mà vị khách ấy thích, không có trong thực đơn, và trình bày với bộ phận Ẩm thực để nấu riêng cho khách như một bất ngờ.

9. Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Lương của nhân viên Lễ tân bao gồm lương cơ bản (6 – 7 triệu tùy khách sạn), phí phục vụ (service charge, tùy vào tình hình kinh doanh của khách sạn, có thể từ 1 – 3 triệu), các phụ cấp khác như làm đêm, làm ngoài giờ. Nếu bạn làm việc ở đảo, một số tỉnh, nước ngoài, bạn có thể được sắp xếp nhà nhân viên, bữa ăn theo chế độ công ty, hoặc nhận phụ cấp thuê nhà. Ngoài ra, bạn cần chắc chắn việc công ty đóng bảo hiểm xã hội và sức khỏe cho bạn. Tóm lại, khi mới ra trường, bạn hoàn toàn có thể tự nuôi bản thân với công việc này.

10. Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

• Nếu yêu thích nghề này, bạn hãy vạch ra con đường và mục đích cho mình để tránh tình trạng nản lòng. Ví dụ, bạn có thể đặt mục tiêu trở thành giám sát sau hai năm, và chia sẻ điều này thẳng thắn với cấp trên một cách thường xuyên, chân thành. Công việc ở khách sạn luôn luôn bận rộn, đừng ngại nhắc quản lý của bạn về mục tiêu nghề nghiệp, họ chắc chắn sẽ ủng hộ và chỉ bảo bạn.
• Bạn cần có một bộ tiêu chuẩn của riêng mình. Trong quá trình làm việc, đôi lúc bạn bị đặt vào tình huống phải thỏa hiệp, hoặc làm điều gì đó chưa đúng với đạo đức, như báo giá tour cao hơn để hưởng chênh lệch chẳng hạn, hoặc cần phải báo cáo một việc làm sai trái của đồng nghiệp. Hãy luôn chính trực và thành thật trong công việc.
• Bạn sẽ có những ngày rất vui, như được khách khen, tặng quà. Bạn cũng sẽ có những ngày rất buồn, khi bạn phạm lỗi và bị khiển trách. Đừng để những cảm xúc tiêu cực ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bạn. Một điều bạn có thể hay nghe đó là Lễ tân thì luôn phải cười, mặc dù đang rất buồn trong lòng. Có thể việc đó thể hiện sự chuyên nghiệp cần có. Trên thực tế, quản lý tốt sẽ không ép buộc bạn “giả vờ” như vậy. Nếu cần thời gian để vượt qua những cảm xúc ấy, đừng ngại hỏi. Khách có thể cảm nhận sự chân thành từ bạn.
• Một số cuốn sách về dịch vụ khách hàng và mục tiêu, các mối quan hệ nghề nghiệp bạn có thể tìm đọc: Dốc hết trái tim, Nếu tôi biết được khi còn 20, Đừng bao giờ đi ăn một mình và những câu chuyện tình huống (case study) của các tập đoàn Hilton, Marriott bạn có thể tìm trên mạng.

Bài viết Trưởng Bộ phận Lễ Tân đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Hướng nghiệp Sông An.

• Tuổi: 55
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 11 năm
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Đại học chuyên ngành Tiếng Anh
• Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): Sư phạm cấp 2, Sư phạm dạy nghề
• Số giờ làm hằng tuần: 48 giờ
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): trường Cao Đẳng, Đại Học, khoảng 90 nhân viên

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

• Các công việc giáo vụ: liên lạc giảng viên để mời giảng, xếp thời khóa biểu, theo dõi tiến độ giảng dạy, xếp lớp, xếp lịch dạy bù, tăng tiết,…;
• Các công việc học vụ: liên lạc sinh viên để thông báo lịch học chính khóa, lịch tăng tiết, lịch học trả nợ môn, điểm kết thúc môn, các vấn đề phát sinh hàng ngày;
• Các công việc hành chính: tập hợp hồ sơ giảng viên, lưu trữ hồ sơ, chấm công, tính thù lao giảng viên, lập dự toán chi phí đào tạo cho từng học kỳ/ niên khóa; ghi chép sổ lên lớp, cập nhật phổ biến các thông tin cần thiết cho giảng viên, sinh viên.

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Khi còn học phổ thông, tôi rất ngưỡng mộ tài và đức của cô giáo dạy tôi môn Tiếng Anh, từ đó tôi mong muốn và theo đuổi ước mơ làm cô giáo Tiếng Anh.

Tôi đã giảng dạy được 7 năm, tôi yêu thích công việc giảng dạy, yêu học trò, yêu môi trường giáo dục nhưng do thay đổi nơi sinh sống nên tạm hoãn việc dạy và đi tìm công việc khác nhưng vẫn phải trong môi trường giáo dục.

Nếu được chọn lại, tôi vẫn chọn nghề giáo, vẫn chọn Trường học để làm việc.

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

Được chủ động, tự sắp xếp công việc của mình.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Khó có thời gian cho bản thân, cho những việc đột xuất, có những lúc quá tải, bị động do Khoa chỉ có một thư ký Khoa. 

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

• Kiến thức quản trị văn phòng: sắp xếp, lưu trữ hồ sơ (file mềm và file cứng) khoa học, dễ tìm khi cần, soạn thảo văn bản, viết và trả lời email;
• Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh, kịp thời hạn;
• Kiến thức cơ bản về tin học văn phòng;
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý công việc khoa học, mềm mỏng, linh động.

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Mọi người thường nghỉ công việc thư ký không nhiều, thực chất mỗi ngày bạn phải giải quyết vô số việc không tên, không có trong bản miêu tả công việc.

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Lương không tốt, không đủ trang trải chi phí cho gia đình, tôi phải dạy thêm vào cuối tuần.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Chọn công việc đúng sở thích, theo đuổi và cố gắng để đạt mục tiêu cuối cùng.

Không nản lòng khi gặp khó khăn, dám làm và dám nhận trách nhiệm.

Bài viết Thư ký khoa Quản trị đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Hướng nghiệp Sông An.

• Tuổi: 35
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 15
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Đại học, khoa sư phạm và quản trị kinh doanh
• Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): quản lý thời gian, dịch vụ khách hàng, v.v
• Số giờ làm hằng tuần:  40
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): công ty vốn đầu tư nước ngoài (FDI), nhỏ hơn 20 nhân viên

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

• Trách nhiệm chính
  • Hành chính tổng hợp: hành chính nhân sự, quản trị văn phòng, quy chế và quy trình làm việc, soạn thảo hợp đồng lao động và hợp đồng dịch vụ, quản lý và kiểm tra các loại báo cáo, v.v 
  • Thư ký điều hành: quản lý lịch làm việc, soạn thảo văn bản, hỗ trợ tiếp khách, v.v 
  • Hỗ trợ kinh doanh: chuyên viên tư vấn về tiền lương
  • Kiểm soát giấy tờ, thủ tục kế toán và tài chính cho nhân viên và khách hàng
  • Dịch thuật tài liệu và hợp đồng
  • Đào tạo và tư vấn quản lý nhân lực nội bộ 
• Giá trị mang lại:
  • Đảm bảo sự vận hành của công ty trơn tru giữa các bộ phận, quản lý và gắn kết công việc của lãnh đạo và nhân viên ở các bộ phận.

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Hồi nhỏ chị rất thích làm cô giáo, và thi đại học cũng chọn khoa sư phạm ngoại ngữ vì ước mơ này. Đến khi học xong thì chị luôn cảm thấy mình không đủ tự tin về trình độ chuyên môn để trở thành một giáo viên tốt. Chị cũng có quan niệm “nghề” khác “nghiệp”. Nghề là công việc mình làm để có thu nhập; còn nghiệp thì mình phải yêu thích và gắn bó vượt ngoài giá trị vật chất. Khi đó, chị không thấy cái nghiệp của mình sẽ là giáo viên. Sau đó nhận ra mình thích môi trường giáo dục thì có thể làm những vị trí khác ngoài giảng dạy.

Khi tốt nghiệp chị được giới thiệu cho hai công việc: một là thủ thư ở trung tâm văn hóa Pháp, sau đó là làm hành chính ở một trung tâm ngoại ngữ. Lúc đầu đi làm, chị nghĩ đơn giản là mình sẽ làm công việc có khả năng nuôi sống bản thân và gia đình. Sau này chị thấy bước đi đầu tiên rất mang tính định hướng, vì những công việc sau này của chị cũng đều liên quan đến mảng hỗ trợ vận hành, giáo dục, đào tạo. Ở những công việc đầu tiên này chị học được không chỉ về tổ chức, sắp xếp công việc mà còn đối nhân xử thế. Chị làm mỗi vị trí khoảng hơn một năm thì chuyển sang công việc khác có thu nhập tốt hơn ở một trường đại học.

Chị làm tới 9 năm ở trường đại học đó và đã có ý định gắn bó lâu dài. Chị cũng trải nghiệm nhiều vị trí khác nhau, qua nhiều phòng ban, nhiều khoa và tới vị trí cuối cùng có thêm mảng cố vấn học tập bên cạnh công việc hành chính. Chị học được rất nhiều và rất yêu thích mảng tư vấn này. Tuy nhiên môi trường thay đổi liên tục khiến chị giảm động lực. Chị quyết định nghỉ khi thấy môi trường này không còn phù hợp nữa.

Sau 7 tháng thất nghiệp ở nhà, chị suy nghĩ được những đặc điểm môi trường mình cảm thấy phù hợp như môi trường nhỏ, ít nhân viên và cấp bậc, môi trường kỹ thuật và công nghệ. Chị bắt đầu làm công ty hiện tại 4 năm trước từ vị trí bán thời gian, tới nay là trưởng phòng. Công việc hiện giờ khá phù hợp với năng lực của chị. Chị được học tập và sử dụng kiến thức ở nhiều mảng mới, sử dụng khả năng ngôn ngữ, kinh nghiệm làm việc, kiến thức chuyên môn. 

Nếu để chọn lại chị sẽ vẫn đi con đường đã qua. Tới cuối cùng mình vẫn tìm được con đường phù hợp. Trong quá trình đi vẫn có những bước tiến về kiến thức, khả năng, kinh nghiệm và thu nhập.

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Được gặp gỡ nhiều đối tượng: mặc dù chị không giỏi ngoại giao nhưng luôn thích làm quen, trao đổi với người mới để cảm thấy cuộc sống mình không bị giới hạn, bó buộc.
• Được học nhiều điều mới mỗi ngày từ kiến thức, các kỹ năng, làm giàu kinh nghiệm làm việc.
• Nhận thấy giới hạn mới của mình
  • Trước đó có nhiều việc chị nghĩ mình không có khả năng, như hiểu và áp dụng luật lao động, mảng tiền lương, thuế và bảo hiểm, mảng kế toán quản trị và trực tiếp đào tạo. Những việc này giờ chị lại biết là mình hoàn toàn có thể làm tốt.
  • Ngược lại, có những việc chị từng tự tin mình hiểu rõ, như cách tính tiền lương, tiền ngoài giờ, các loại bảo hiểm, v.v nhưng sau đó nhận thấy có rất nhiều trường hợp mình chưa biết và cần học thêm mỗi ngày.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

• Bị quá tải trong công việc khi phải làm quá nhiều việc gấp trong một thời gian ngắn.
  Khi đó chị phải phân loại theo tính quan trọng và khẩn cấp, rồi kêu gọi hỗ trợ từ đồng nghiệp và giám đốc cho những mảng họ cũng có kiến thức và khả năng làm.
• Không chủ động được thời gian làm việc vì có nhiều mảng công việc phải quản lý, mỗi công việc lại phụ thuộc vào những đối tượng khác nhau. Sếp thì sẽ không bao giờ chờ mà sẽ luôn yêu cầu làm gấp.
  Lúc này thì chị chấp nhận làm thêm giờ và học cách nói “không” ở những trường hợp phù hợp.
• Khi phải giao tiếp với khối cơ quan nhà nước thì công việc khá chán.
  Khi đó, chị phải cố giải quyết nhanh chóng và nghĩ tới kết quả cuối cùng là công việc vẫn trôi.
• Sếp không coi trọng công việc hành chính vì nghĩ công việc này không làm ra tiền. Anh giám đốc cũng khá kỹ tính, chi li và cầu toàn nếu không muốn nói là đôi khi cũng tạo nhiều áp lực không đáng có.
  Để duy trì thì chị luôn cần giữ thái độ tích cực, cố gắng không ảnh hưởng hiệu quả và chất lượng công việc.

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

• Điều kiện cần:
  • Kiến thức quản trị nhân sự, các bộ luật liên quan
  • Kỹ năng tổ chức công việc, sắp xếp thời gian
  • Kỹ năng đàm phán, giao tiếp, tư vấn
  • Kỹ năng ngôn ngữ (nói, viết) và ngoại ngữ (Việt, Anh)
  • Kỹ năng tin học văn phòng, sử dụng công nghệ và máy móc, thiết bị điện tử
  • Thái độ tích cực, luôn vui vẻ, khả năng tự tạo động lực
  • Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ, nghiêm túc trong từng công việc, nhưng cần bao quát quá trình vận hành
• Để thăng tiến:
  • Liên tục học tập kiến thức chuyên môn
  • Mở rộng mạng lưới quan hệ
  • Nâng cao hoạt động nghiệp vụ, khả năng thuyết trình, v.v

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

• Hiểu lầm từ nội bộ công ty: “công việc hành chính đơn giản, nhẹ nhàng, không quan trọng”.
  Thực tế là nếu không quan trọng thì có lẽ không ai cần làm công việc này. Sở dĩ công việc hành chính bị coi là không quan trọng do không trực tiếp đem tới doanh thu như bộ phận kinh doanh. Tuy nhiên, công việc này cần rất nhiều kiến thức về luật, quy định thương mại, thuế, bảo hiểm,.. chưa kể tới các kỹ năng phải học mới mỗi ngày. Việc này dùng nhiều chất xám chứ không “nhẹ nhàng” như tưởng tượng.

• Hiểu lầm từ bên ngoài – những người chưa/ không làm công việc hành chính: “công việc nhàm chán, nhiều giấy tờ, giờ giấc đóng khung”.
  Đây có thể do hình ảnh của các cơ quan nhà nước thời gian trước. Thực tế là công việc hành chính luôn phải kiêm nhiệm nhiều mảng nên luôn có sự thay đổi mình cần cập nhật, làm ngoài giờ. Bên cạnh khối lượng lớn giấy tờ đi với từng công việc có tên là các công việc không tên, “nhỏ nhặt”, hành chính cũng phải làm với nhiều nhóm đối tượng cả trong và ngoài công ty, nên cần kỹ năng giao tiếp, kết nối tốt.

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

• Mức lương khởi điểm cho công việc hành chính theo chị biết là từ 4-5 triệu/ tháng cho các công việc đơn giản ở các công ty có quy mô không quá lớn.
• Tuy nhiên, nếu em có các kỹ năng, kinh nghiệm mà công việc cần thì có thể lên tầm 8-9 triệu/ tháng.
• Đa số các bạn mới ra trường có thể kiêm nhiệm thêm công việc kinh doanh bên cạnh làm hành chính để có thu nhập tốt hơn.
• Như chị thì sau hơn 10 năm kinh nghiệm, hiểu rõ khả năng, kỹ năng mình có. Tới vị trí quản lý, chiến lược thì thu nhập sẽ tốt hơn rất nhiều.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

• Điều cơ bản em cần có:
  • Ngoại ngữ: học tốt tiếng Anh hoặc một ngôn ngữ phổ biến khác
  • Khả năng nhận biết và tự học kiến thức mới theo nhu cầu của công việc
  • Kỹ năng làm việc máy tính
  • Kỹ năng giao tiếp 
• Sau đó, trong quá trình làm việc có thể xem xét lại sở thích, khả năng, và nhu cầu thị trường để chọn lọc cho mình các lựa chọn phù hợp.
• Trong quá trình làm hãy chấp nhận mình phải kiêm nhiệm: hành chính thường gắn với nhân sự, thư ký gắn với kinh doanh và pháp lý, v.v

“Progress is more important than perfection.” Simon Sinek

Bài viết Trưởng phòng hành chính tổng hợp đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Hướng nghiệp Sông An.